Vademecum... - 2. Biznesmen za biurkiem - Peggy Post (gdzie czytać książki online za darmo .TXT) 📖
- Autor: Peggy Post
Czytasz książkę online - «Vademecum... - 2. Biznesmen za biurkiem - Peggy Post (gdzie czytać książki online za darmo .TXT) 📖». Wszystkie książki tego autora 👉 Peggy Post
NARODZINY DZIECKA. O ile nie jesteś w bliskich stosunkach z rodzicem(ami), grupowy prezent to najlepszy pomysł. Standardowe upominki to ubranka, pluszowe maskotki, zabawki, ramki do zdjęć, kocyki dla niemowląt. Postaraj się być oryginalny. Prezentem o ponadczasowej wartości będzie klasyczna książka dla dzieci w twardej oprawie; napisz dedykację, że będzie odpowiednia dla dziecka, gdy nauczy się już czytać.
ŚMIERĆ. Typowym prezentem kondolencyjnym, gdy partner biznesowy traci kogoś bliskiego, są (1) kwiaty i kartka, (2) datek dla ulubionej organizacji charytatywnej zmarłego lub jakiejś organizacji medycznej i (3) artykuły spożywcze, których przygotowaniem nie będzie musiała zajmować się pogrążona w żalu rodzina. Sprawdź w nekrologu, czy zamieszczono tam wzmiankę, gdzie przesłać kwiaty lub datek. Pamiętaj, że gdy ktoś opłakuje śmierć członka rodziny, najbardziej potrzeba mu pocieszenia i wsparcia. Najprościej wysłać kartkę lub złożyć ustne wyrazy współczucia; wyraź je i zgłoś chęć pomocy, gdy tylko dowiesz się o nieszczęściu tej osoby.
Nawet najtrafniej wybrany, przekazany punktualnie i cudowny upominek może wiele stracić ze swej wartości na skutek nieudolnego wręczenia go. Opakuj prezent starannie; jeżeli nie potrafisz, każ go zapakować w sklepie lub poproś o pomoc kolegę, który umie to zrobić. Dwie inne rzeczy, o których trzeba pamiętać, to:
Skromność może być atrakcyjną cechą w innych sytuacjach, lecz nigdy nie traktuj lekceważąco upominku, który wręczasz i podkreślaj, że myślałeś o odbiorcy, gdy go wybierałeś. Prezenty znaczą więcej, gdy dajesz je z szacunkiem.
Bez względu na to, czy upominek zostaje wysłany, czy wręczony osobiście, dołącz kartkę, zwłaszcza, gdy jest on jednym z wielu, które dana osoba otrzymuje. Kartki służą nie tylko do wyrażenia życzeń, ale także do przypominania, kiedy piszemy podziękowania za coś. Kartka korespondencyjna jest do tego idealna, choć można posłużyć się także wizytówką. Na tej ostatniej przekreśl swoje wydrukowane nazwisko i napisz krótką, osobistą notatkę. Wystarczy zwykłe zdanie: „Wszystkiego najlepszego, Beth Landau”.
Jeżeli dostajesz prezent w biurze, możesz go natychmiast otworzyć; zazwyczaj osoba wręczająca jest ciekawa twojej reakcji i chce, by jej od razu podziękować. Na przyjęciu z okazji zaręczyn, narodzin dziecka lub przejścia na emeryturę otwieranie prezentów stanowi często jego istotę. Jeśli okazja ma charakter oficjalny – na przykład ślub czy oficjalna ceremonia – prezenty są zazwyczaj odkładane i otwierane później.
Postaraj się wyglądać na zadowolonego, gdy otrzymujesz prezent, bez względu na to, co o nim w rzeczywistości sądzisz. Łatwo o naturalną wylewność, jeśli prezent jest wspaniały, lecz znacznie trudniej, kiedy nie jest. Nawet jeżeli upominek to ostatnia rzecz, jaką pragnąłbyś posiadać, podziękuj ofiarodawcy za życzliwość, nie okazując cienia rozczarowania. Zachowuj się grzecznie i dyplomatycznie: „Jak miło, że o mnie pomyślałeś!” lub „Niezwykle pomysłowe!”. Zrób to samo, pisząc list z podziękowaniami, którego wysłanie jest obowiązkowe.
ODPOWIEDNI CZY NIE?
Oprócz dobrego gustu, dwie rzeczy określają czy upominek jest odpowiedni: cena i to, jak bardzo jest osobisty. Cena odgrywa największą rolę, gdy wręcza się go klientom, ponieważ podejrzenie o przekupstwo lub schlebianie rośnie wprost proporcjonalnie do kosztów. Podarki zbyt osobiste są również nie na miejscu w biznesie, łącznie z tymi wymienianymi między bliskimi kolegami z pracy. Rozważ starannie swoje relacje z osobą, której dajesz prezent i zastanów się, czy uzna go za odpowiedni. Jeśli nie masz pewności, najrozsądniej będzie, aby upominek nie miał zbyt osobistego charakteru.
Ostentacyjne upominki, takie jak biżuteria i ubrania, są mniej odpowiednie niż artykuły konsumpcyjne czy łatwo psujące się, na przykład kwiaty lub żywność. Istnieją dwie szkoły, jeżeli chodzi o biżuterię. Spinki dla mężczyzny czy broszka dla kobiety mogą się wydać niektórym osobom świetnym prezentem, podczas gdy inne uważają, że nawet taka biżuteria jest niedozwolona.
Bilety na imprezę są odpowiednie, natomiast bilety na samolot już nie.
Perfumy, róże czy bielizna mają romantyczny podtekst i nigdy nie powinny być dawane w świecie biznesu.
ODMOWA PRZYJĘCIA UPOMINKÓW
Przymus udawania jest niczym w porównaniu z dyskomfortem odmowy przyjęcia upominku, która może okazać się konieczna z następujących powodów: (1) jego koszt przekracza limit wyznaczony przez twoją firmę, (2) jest zbyt osobisty lub ma seksualny podtekst.
W przypadku zbyt drogich prezentów, nie ma powodu do zakłopotania, w rzeczywistości to nie ty odmawiasz, tylko twoja firma. Wysłanie odręcznej notatki z wyjaśnieniem to wszystko, co trzeba zrobić w takiej sytuacji, bez względu na motywy osoby dającej prezent. Następująca notatka nie urazi uczuć tego, kto miał dobre intencje i jednocześnie zniechęci każdego, kto chciał się przypochlebić.
Szanowny Panie Sharpley,
Dziękuję za wspaniałą, rzeźbioną misę, ale niestety przepisy naszej firmy nie pozwalają mi jej zatrzymać (30 dolarów lub więcej w Kettle & Black oznacza automatyczny „zwrot do nadawcy”). Jestem pewna, że zrozumie Pan, iż nie mogłam inaczej postąpić. Niezwykle cenię sobie Pana życzliwość i spodziewam się, że nasze kontakty służbowe będą nadal owocne.
Z poważaniem
Diana Dickson
Podarunek o wyraźnie romantycznym podtekście jest bardziej kłopotliwy. Nie musisz zwracać tuzina czerwonych róż na długich łodyżkach, lecz możesz poinformować nadawcę (ustnie lub notatką), iż wiesz, że miał dobre intencje, ale wysyłanie takich upominków jest niewłaściwe w świetle waszych stosunków zawodowych.
Bardziej poważne są upominki prowokujące seksualnie, takie jak bielizna. Jeżeli osoba płci przeciwnej wręcza ci taki prezent osobiście, zwróć go natychmiast i daj wyraźnie do zrozumienia, że upominek jest niewłaściwy: „Doprawdy nie wiem, co miałeś na myśli. Nie mogę tego przyjąć, chyba wiesz dlaczego”. Następnie napisz oświadczenie tej samej treści i wyślij je. Zrób kopię i zachowaj w aktach na wypadek ewentualnych reperkusji tego zdarzenia; w epoce, w której zawsze trzeba liczyć się z konsekwencjami natury prawnej, możesz potrzebować dowodu na to, jak zareagowałeś.
W różnych krajach, poza USA, istnieje wiele zasad dotyczących dawania upominków, a niezastosowanie się do nich stanowi poważne naruszenie etykiety. Jedna reguła, która obowiązuje prawie we wszystkich krajach to taka, by opakowanie było ładne.
Oto kilka przykładów różnych obyczajów. Japończycy dają i oczekują upominków przy licznych okazjach, a opakowanie jest prawdopodobnie równie ważne jak sam prezent. W niektórych krajach azjatyckich zegary i chusteczki symbolizują żałobę i nie są dawane jako prezenty. W innych krajach, jeżeli przyniesiesz wino na przyjęcie, oznacza to, że uważasz, iż twój gospodarz nie będzie miał dostatecznej jego ilości lub że będzie ono nieodpowiedniej jakości. O Francuzach mówi się, iż cenią muzykę lub książki, a im grubsza, tym lepiej; amerykańskie bestsellery to dobry wybór. W każdym kraju można ofiarować dobre pióro, komplet składający się z długopisu i ołówka lub album o Ameryce.
Czy w kraju, czy za granicą, nigdy nie dawaj alkoholu muzułmanom czy niekoszernej żywności ortodoksyjnym Żydom. Nie powinieneś też dawać ubrań, perfum czy kosmetyków, to prawie wszędzie świadczy o złym guście, podobnie jak korporacyjne upominki z mało subtelnym logo (patrz także: „Upominki”, s. 298; „Zalecane podręczniki dla podróżujących biznesmenów”, s. 310).
„DZIĘKUJĘ!”
Jeżeli dziękujesz komuś za upominek słownie, podkreślaj raczej życzliwość tej osoby, a nie swój zysk. Poza zwyczajowym: „Bardzo mi się podoba”, pochwal ofiarodawcę słowami: „Byłeś niezwykle troskliwy” lub „Zawsze wybierasz doskonałe prezenty”.
Tak jak podziękowania wyrażone słowami, te na piśmie powinny być szczere i entuzjastyczne i najlepiej wysłać je w ciągu dnia lub dwóch od otrzymania prezentu. Nie pozwól, aby list z podziękowaniami poniewierał się „na półce z dobrymi chęciami”. Spóźnione podziękowania nie tylko trudniej napisać, lecz mogą brzmieć mniej entuzjastycznie. Napisz list ręcznie; niech będzie krótki, osobisty i na tyle serdeczny, by brzmiał tak, jakbyś wypowiadał podziękowania na głos. Aby wyrazić wdzięczność za upominek wręczony przez cały dział, dobrze jest podziękować grupie, wywieszając list z podziękowaniami na tablicy ogłoszeń lub wysyłając e-mail. Bez względu na formę, upewnij się, że wszyscy, którzy składali się na prezent, otrzymali twoją wiadomość.
Imprezy służbowe
Imprezy służbowe mogą być różnorodne, poczynając od oficjalnych kolacji służbowych, na luźnych przyjęciach biurowych kończąc. Bez względu na formę, główny cel imprezy pozostaje ten sam – spotkać się i spędzić czas ze swoimi kolegami i partnerami biznesowymi. Aby go osiągnąć, musisz skoncentrować się na otaczających cię ludziach. Znajomość protokołu rozmaitych okazji biznesowych – czy odbywają się w restauracji, klubie, prywatnym domu, czy w twoim biurze – pozwala ci na swobodne uczestnictwo i czerpanie przyjemności, bo wiesz, jak rozwiązywać rozmaite dylematy związane z właściwym zachowaniem.
Posiłki (w zasadzie spotkania, na których podaje się jedzenie) mogą przybierać różne formy, od zwykłych po bardziej oficjalne. To, co je łączy, to większa doza towarzyskości niż na biurowych spotkaniach. Twoje zachowanie podczas posiłków służbowych jest równie ważne jak rozwijanie przyjaźni w ich trakcie. Pamiętaj, że właśnie wtedy wyraźnie widać twoje opanowanie, umiejętność prowadzenia rozmowy i zachowania się przy stole, a twoje maniery świadczą o firmie, którą reprezentujesz. Wywieranie dobrego wrażenie nie sprowadza się jedynie do opowiadania dowcipów lub znajomości win. Oznacza, że wiesz, jak posługiwać się sztućcami, jeść w cywilizowany sposób i czuć się swobodnie w kontaktach z innymi osobami.
Oczywiście decyzja, czy spotkać się na lunchu, śniadaniu czy kolacji zależy głównie od tego, który z tych posiłków najlepiej dopasowuje się do ograniczeń uczestników. Weź także pod uwagę, co chcesz osiągnąć. Śniadanie to doskonały pomysł, jeżeli celem jest krótkie, rzeczowe zebranie, natomiast wieczór jest bez wątpienia najlepszą porą na spokojniejszy posiłek służbowy.
SŁUŻBOWY LUNCH
Lunch to tradycyjny posiłek służbowy. Ponieważ uczestnicy muszą wrócić do biura, spotkanie jest stosunkowo krótkie i rzeczowe. W przeciwieństwie do kolacji służbowej, lunch ma szybsze tempo, nie zabiera czasu prywatnego, nie pojawia się też kwestia zapraszania współmałżonka czy partnera.
Typowy lunch służbowy trwa od godziny do dwóch, ale uczestnik, który ma napięty harmonogram, nie musi uważać tego za rzecz oczywistą. Przeciwnie, powinien określić swoje ograniczenia czasowe na początku spotkania: „Zanim weźmiemy się do pracy, chciałem powiedzieć, że mam zebranie w biurze o 13.30. Przykro mi, ale zostało zwołane w ostatniej chwili”. Usprawiedliwienie musi być prawdziwe, a nie zmyślone, dzięki czemu osoba ta będzie czuła się swobodnie i nie zaskoczy kolegów, gdy będzie musiała wyjść.
SŁUŻBOWE ŚNIADANIE
Spotkanie podczas zwyczajnego nawet śniadania daje prawdziwe korzyści – rano wiele osób jest w najlepszej formie; tak jak w czasie lunchu, termin porannego zebrania sprawia, że jest ono krótkie i rzeczowe, a, w przeciwieństwie do lunchu, prawie nie koliduje, o ile w ogóle, z dniem pracy. Poza tym śniadanie jest mniej kosztowne niż lunch czy kolacja.
Śniadanie służbowe można zorganizować w każdym dogodnym dla gospodarza i gościa miejscu: restauracji, kawiarni, jadalni hotelowej lub prywatnym klubie. Jeżeli odpowiada to wszystkim zainteresowanym, gości można zaprosić na śniadanie nawet do biura gospodarza. Ciastka lub mufinki, kawa czy herbata wymagają niewielkich przygotowań, a nadają zebraniu przyjazną atmosferę spotkania organizowanego poza biurem.
SŁUŻBOWA KOLACJA
Czy odbywa się przy dwuosobowym stoliku, czy dużym grupowym, ten najbardziej wyjątkowy z posiłków służbowych zorientowany jest w zasadzie na stosunki koleżeńskie. Ponieważ nikt nie musi wracać do biura, kolacja przebiega w wolniejszym tempie. To, że trwa dłużej, staje się zaletą, gdy celem jest załatwienie poważnego interesu.
Kolacja jest najważniejszym posiłkiem, podczas którego obchodzi się specjalne okazje, na przykład przejście na emeryturę długoletniego pracownika lub powitanie nowego klienta. To także dobry wybór, gdy podejmujemy partnera biznesowego z innego miasta, podróżującego ze współmałżonkiem/ką. Na takich spotkaniach interesy staną się
Uwagi (0)