Vademecum... - 2. Biznesmen za biurkiem - Peggy Post (gdzie czytać książki online za darmo .TXT) 📖
- Autor: Peggy Post
Czytasz książkę online - «Vademecum... - 2. Biznesmen za biurkiem - Peggy Post (gdzie czytać książki online za darmo .TXT) 📖». Wszystkie książki tego autora 👉 Peggy Post
W przypadku firm, e-mail może stanowić skuteczną oszczędność czasu i papieru. Rozważ następujące korzyści:
E-mail eliminuje konieczność drukowania rozmaitych notatek.
Ułatwia wymianę plików komputerowych.
Pozwala pracownikom spoza firmy i pracownikom kontraktowym na współpracę nad projektami równie łatwo, jakby siedzieli w sąsiednich boksach.
Umożliwia szybki przekaz danych między firmami i znacznie przyspiesza zatwierdzenia i upoważnienia.
Ponieważ e-mail jest wszechobecny, zaczęło dochodzić do różnych nadużyć, co może potwierdzić każdy, kto boryka się na co dzień z usuwaniem wielu bezsensownych, bezużytecznych i nieistotnych wiadomości ze skrzynki odbiorczej.
Popełnianie błędów lub niewłaściwe wykorzystanie e-maila może mieć konsekwencje, o jakich się nawet nie śniło autorowi listu. Należy zawsze pamiętać o poniższych kwestiach:
PUBLICZNY CZY POUFNY? Nigdy nie wysyłaj poufnych materiałów – kontraktów, biznesplanów, informacji o płacach czy obrotach – elektronicznie. E-mail nie ma charakteru prywatnego, a wiadomości mogą zostać łatwo przechwycone (przypadkowo lub celowo) albo przekazane do niewłaściwego odbiorcy bez twojej wiedzy czy zgody.
Dostępne są programy, które kodują twoją wiadomość, tak aby nie można jej było przeczytać, dopóki nie zostanie odkodowana przez odbiorcę. Jednak, rozsądniej jest wysłać ją pocztą, pocztą ekspresową czy skorzystać z innych tradycyjnych form przekazu materiałów prywatnych.
PRYWATNOŚĆ. Prywatność e-maila jest tylko teoretyczna. Każdy, który piszesz, wysyłasz lub przychodzi do twojego biura, czy to poprzez intranet czy internet, należy do twojego pracodawcy, a on ma prawo go przeczytać. W końcu jest właścicielem komputera, twojego czasu i pracy, którą dla niego wykonujesz. Krótko mówiąc, traktuj swoje e-maile jak kartki pocztowe, które każdy w firmie może przeczytać.
WIEDZ, KIEDY JEST NIEWŁAŚCIWY. Im poważniejsza wiadomość, tym mniej odpowiednim medium staje się e-mail. Nie nadaje się on do formalnej komunikacji, takiej jak zaproszenia lub powiadomienia o narodzinach. Ponadto, niebezpiecznie jest zdawać się na e-mail w przypadku naprawdę ważnej wiadomości, ponieważ może zostać z łatwością skopiowana, zmieniona lub podrobiona. Pamiętaj, gdy wyślesz e-mail, tracisz nad nim kontrolę.
Nie jest on także odpowiednim medium do wysyłania złych wiadomości. Nigdy nie wysyłaj w ten sposób rezygnacji, nie wnoś poważnych zażaleń ani nie krytykuj. Postaraj się spotkać z daną osobą, aby przedyskutować problem, lub napisz służbowe pismo z zażaleniem czy poufną notatkę, jeżeli bezpośrednia rozmowa jest niemożliwa.
NAPRAWIANIE BŁĘDU. Co zatem zrobić, gdy zdarzy się wypadek? Jeżeli wysłałeś przez pomyłkę prywatną wiadomość do jednej osoby (nie grupy), natychmiast do niej zadzwoń i przeproś. Prośba, by nie czytała wiadomości sprawi, że natychmiast to zrobi. Jeśli twój e-mail dotarł do wszystkich, jedyne co możesz uczynić, to wystosować ogólne przeprosiny i wyrazić nadzieję, iż nikt nie obraził się, ani nie pogniewał. Jeżeli e-mail dotyczył menedżera i przez pomyłkę wylądował na jego biurku, ruszaj prosto do jego biura i NATYCHMIAST przeproś. Będzie dużo lepiej dla ciebie, jeśli weźmiesz odpowiedzialność za swój postępek, niż gdybyś czekał, aż on cię znajdzie, by podyskutować o twoim wykroczeniu.
ZWROTY GRZECZNOŚCIOWE, ZAKOŃCZENIA I KORESPONDENCJA MASOWA
Nie można zaprzeczyć, że e-mail jest z natury mniej formalny niż list wysłany tradycyjną pocztą – nie oznacza to jednak, iż możesz zapomnieć o odpowiednich zwrotach grzecznościowych. Zaczynaj wszystkie wiadomości adresowane do szefa, klienta czy kogokolwiek z wyższego kierownictwa od eleganckich pozdrowień – „Drogi Bobie” lub czasami po prostu „Bobie” – lecz nigdy od „Cześć!”. Nawet w przypadku kolegów, z którymi często korespondujesz, warto zacząć przynajmniej pierwszy e-mail w nowym dniu od jakiejś formułki grzecznościowej.
W kolejnych, kieruj się zdrowym rozsądkiem – jeżeli wymieniacie się pomysłami co kilka minut (odpowiednik błyskawicznego przesyłania komunikatów) możesz zapomnieć o wszelkich zwrotach grzecznościowych.
To samo dotyczy kończenia wiadomości. W przypadku zwierzchników, klientów i wyższego kierownictwa, konieczne jest formalne zakończenie: „Serdeczne pozdrowienia”, „Najlepsze życzenia” lub „Z poważaniem”, które skończy twoją wiadomość w duchu szacunku i życzliwości. E-maile do bliższych kolegów możesz kończyć w bardziej lapidarny sposób, poza sytuacją, gdy przechodzą jeden za drugim, wtedy dobrze jest umieścić na końcu swoje imię lub inicjały.
Co robić, gdy wysyłasz grupowy e-mail do stu najbliższych współpracowników? Pozdrowienie może mieć charakter ogólny – „Drodzy Koledzy” albo „Witam wszystkich” – podczas gdy zakończenie powinno być takie samo, jak w indywidualnych e-mailach. Gdy wysyłasz grupowy e-mail, sprawdź, czy twój program nie umieszcza automatycznie adresów mailowych odbiorców w polu adresowym. Niektórzy ludzie uważają ten rodzaj ujawniania adresów za równoważny z podaniem prywatnego numeru telefonu telemarketerowi. Zamiast tego, korzystaj z programu, który wyświetla jedynie adres określonego odbiorcy w każdej wiadomości.
NIE SAME DUŻE LITERY. Innym zwyczajem on-line jest unikanie pisania wyłącznie dużymi literami, ponieważ wyrażają one krzyk. Badania nad czytelnością wykazują, że wiadomości napisane jedynie dużymi literami są trudniejsze do odczytania. Używaj tego typu słów w oszczędny sposób, jedynie by coś zaakcentować. Są one mailowymi równoważnikami kursywy w tradycyjnych tekstach.
UŻYTEK PRYWATNY. Nieomal wszyscy korzystają z biurowych e-maili do kontaktowania się z przyjaciółmi i niewiele firm uważa to działanie za niedozwolone. Jeżeli twoja korespondencja z przyjaciółmi jest bardzo obszerna, może stać się problemem, zwłaszcza gdy firma dokonuje wyrywkowej kontroli i dochodzi do wniosku, że twój plik „Wysłane” może być wart przeczytania.
MAILOWE PIEKŁO
Osobie, która napisała wiadomość do konkretnego współpracownika, a przez pomyłkę nacisnęła „Powiadom wszystkich”, należy tylko współczuć. Taka gafa stała się przyczyną zguby niejednego pracownika. Podobnych historii jest mnóstwo: o stażyście, który krytykował sposób prowadzenia firmy w niezbyt uprzejmy sposób; o kobiecie, która zmieszała z błotem swojego nowego szefa; o mężczyźnie, który starł na miazgę rywalizującego z nim współpracownika. Krótko mówiąc, zwracaj uwagę na adresy, gdy wysyłasz wiadomość. Gdy klikniesz „Wyślij”, rzadko będzie można e-mail odzyskać. Jeszcze lepiej zrobisz, jeżeli nigdy nie będziesz wysyłał mailem uwag, których nie powiedziałbyś komuś prosto w oczy.
Niestety, technologia komputerowa, oprócz wielu zalet ma też wady i zabezpieczanie komputerów jest dziś jeszcze ważniejsze niż kiedykolwiek wcześniej. Pomysłowość autorów wirusów jest niezwykła. Ilekroć nowe programy zabezpieczające zostają wdrożone, hakerzy i autorzy wirusów postrzegają je, jako nowe wyzwanie.
Można stwierdzić, że nasz los jest w rękach cyberekspertów. Oto kilka podstawowych rad, umożliwiających ochronę komputera i firmowej sieci:
Korzystaj z programów wykrywających wirusy.
Nie otwieraj e-maili od nieznanych osób.
Nigdy nie otwieraj załączników nawet od znanej ci osoby, o ile nie spodziewasz się takiego załącznika.
Jeżeli masz wątpliwości co do niespodziewanego załącznika od kolegi, sprawdź go z nim, zanim otworzysz.
Internet powinien być dobrodziejstwem dla pracowników, umożliwiając im szybkie uzyskanie informacji, co kiedyś wymagało wielogodzinnego szperania i niezliczonych wypraw do biblioteki. Ale internet jest czymś więcej niż tylko narzędziem badawczym. Gry, wyniki meczów, uaktualnienia rynkowe, najnowsze wiadomości i plotki, przepisy, zakupy katalogowe, muzyka, recenzje filmów, czaty, nawet obrót akcjami na giełdzie – wszystko to oddalone jedynie o kliknięcie lub naciśnięcie klawisza. Prawdziwy problem polega na tym, że to, do czego pracownicy wykorzystują internet, to nie praca, więc pracodawcy coraz częściej monitorują korzystanie z niego w miejscu pracy.
Tak jak w przypadku e-maili, ochrona prywatności osób surfujących po internecie w pracy nie istnieje. Pracodawcy mogą monitorować i kontrolować komputery pracowników pod kątem korzystania z internetu, sprawdzając odwiedzane przez nich strony, ilość czasu spędzonego na każdej z nich i jakie programy ściągają, co jest szczególnie istotne ze względu na niebezpieczeństwo naruszenia praw autorskich, polityki zaopatrzeniowej firmy lub zawirusowania systemu komputerowego.
Pracownik, który dostaje się do materiałów pornograficznych lub włącza się w seksistowskie, rasistowskie lub inne tendencyjne rozmowy on-line może narazić firmę na oskarżenie o molestowanie seksualne i dyskryminację albo działania oszczercze.
Brak określonej polityki firmy odnośnie korzystania z internetu nie oznacza, że pracownicy mogą surfować do woli. Użytkowanie powinno ograniczać się wyłącznie do zadań związanych z pracą. Niektóre firmy zastrzegają dostęp do internetu dla określonych komputerów lub wybranych pracowników, a te restrykcje powinny być przestrzegane. Zanim więc spędzisz zbyt wiele czasu w internecie lub ściągniesz program, spytaj o pozwolenie przełożonego lub informatyka.
Twoja firma udostępnia internet z pewnych przyczyn. Jeżeli zostaniesz przyłapany na zbędnym surfowaniu, przyznaj się i miej nadzieję, że nie będzie cię to kosztowało utraty pracy, premii lub awansu.
Nigdy nie szukaj pracy ani nie ubiegaj się o nią poprzez internet w twoim obecnym miejscu pracy. Jeżeli twój szef lub ktokolwiek z firmy dowie się o tym, będziesz musiał ponieść konsekwencje.
Fakt, że wysyłasz wiadomość mailem nie usprawiedliwia błędów ortograficznych, gramatycznych i interpunkcyjnych. Twoja znajomość tych zasad powinna zawsze być doskonała, bez względu na wykorzystywane przez ciebie środki przekazu. Nowoczesne programy z funkcją sprawdzania błędów mogą okazać się pomocne, lecz daleko im do doskonałości (patrz także: „Jak napisać list, który odniesie sukces” s. 242).
Ton e-maila również ma znaczenie. „Flaming” jest terminem internetowym, określającym wysyłanie wiadomości, które są bardzo emocjonalne, agresywne lub obraźliwe. Chociaż „flaming” najczęściej spotyka się na czatach, gdy rozmówcy prowadzą dyskusję, może pojawić się też w innych wiadomościach, zwłaszcza gdy piszący przeżywa silne emocje. Ważne, by kontrolować swój ton, gdy wyraża się słowa krytyki, nieważne jak łagodnej. W przeciwnym razie, nawet zwykła prośba będzie brzmiała jak napaść.
Oprogramowanie mailowe często zawiera różnorodne emotikony, którymi możesz sygnalizować swój nastrój: . Użytkownicy internetu opracowali też język klawiszy, wskazujących na stan emocjonalny, łącznie z następującymi:
:-) „szczęśliwy, śmiać się”
:O „krzyczeć, zszokowany”
:-( „smutny, nieszczęśliwy”
Wszystko dobrze, póki te znaczki są częścią elektronicznego żargonu osób, z którymi robisz interesy; jeżeli nie, wtedy użycie tych symboli może nie mieć żadnego znaczenia dla odbiorcy i jednocześnie go zdenerwować. To samo dotyczy skrótów on-line, na przykład IMHO – „moim skromnym zdaniem”, IOW – „innymi słowy”, BTW – „przy okazji”. Jeżeli korzystasz z nich automatycznie w każdym wysyłanym przez siebie e-mailu, może zdarzyć się, że przynajmniej niektórzy odbiorcy nie będą mieli pojęcia, o co ci chodzi.
PRAWO DO PRYWATNOŚCI? ZAPOMNIJ O NIM
Przyjmij ten fakt do wiadomości. O ile prawo nie stanowi inaczej, twój pracodawca może monitorować i przechwytywać twoje e-maile, czytać te, które otrzymujesz, a nawet odzyskiwać z twardego dysku już dawno wyrzucone czy skasowane – i ma prawo postąpić odpowiednio do tego, co odkrył.
Pamiętaj, że wysyłanie rasistowskich czy seksistowskich dowcipów do kolegi jest tym samym, co opowiedzenie ich na biurowym korytarzu. Wysyłanie pornograficznych tekstów lub zdjęć, to jak przyklejanie ich na ścianie w biurze. Wysyłanie zastrzeżonych danych firmy do kolegi jest tym samym, co kradzież poufnych dokumentów z akt, a obraźliwe słowa pod adresem szefów lub przedsiębiorstwa w e-mailu są równorzędne z powiedzeniem ich prosto w twarz.
Wiele firm ustala reguły mailowe i przedstawia je pracownikom, a od nowych wymaga oświadczenia na piśmie, że je przeczytali i zrozumieli. Niektórzy pracodawcy umieszczają ostrzeżenia na biurowych komputerach. Błędem jest jednak zakładać, iż brak określonych zasad upoważnia cię do dowolnego korzystania z biurowej poczty elektronicznej.
Spis treści
Okładka Karta tytułowa CZĘŚĆ TRZECIA STANĄĆ NA WYSOKOŚCI ZADANIA 11 Zadowolony klient BUDOWANIE JAK NAJLEPSZYCH STOSUNKÓW ZANIM ZADZWONISZ W SPRAWIE SŁUŻBOWEJ TWOJE PIERWSZE SPOTKANIE PODTRZYMYWANIE KONTAKTÓW NIEBEZPIECZEŃSTWA KRYTYKOWANIA BEZPOŚREDNIA ROZMOWA Z ROZGNIEWANYM KLIENTEM GDY WINNA JEST TWOJA FIRMA POSTĘPOWANIE Z WYKONAWCAMI I SPRZEDAWCAMI SZEŚĆ KROKÓW ABY ZADOWOLIĆ WYKONAWCÓW 12 Upominki służbowe UPOMINKI DLA OSÓB Z ZEWNĄTRZ UPOMINKI Z ZEWNĄTRZ
Uwagi (0)