Vademecum... - 2. Biznesmen za biurkiem - Peggy Post (gdzie czytać książki online za darmo .TXT) 📖
- Autor: Peggy Post
Czytasz książkę online - «Vademecum... - 2. Biznesmen za biurkiem - Peggy Post (gdzie czytać książki online za darmo .TXT) 📖». Wszystkie książki tego autora 👉 Peggy Post
Geraldine Woods English Grammar for Dummies, (John Wiley and Sons, 2001)
C. Edward Good The Grammar Book for You and I (Oops, Me), (Capital Books, 2002)
H. W. Fowler, I R.W. Burchfield New Fowler’s Modern English Usage, wyd. III, (Oxford University Press, 2000)
SŁOWNICTWO
Poprawne używanie słownictwa nie polega na stosowaniu długich wyrazów w miejsce krótkich; to dokładne znaczenie wyrazu, nie jego długość, ma znaczenie. Podczas większości rozmów użycie endeavor zamiast try i prognosticate zamiast predict brzmi w sposób nienaturalny i wymuszony. Używaj słownictwa, które jest bogate, ale bezpośrednie. Starannie dobrane, opisowe wyrazy poprawiają komunikację i robią pozytywne wrażenie na słuchaczu.
Wtrącenia, o których trzeba zapomnieć, to: you know, uh, er, like i inne wypełniacze. Nawet najbogatsza leksyka nie pomoże, gdy ciągle przeplatasz je tymi nic nieznaczącymi wyrażeniami.
Jeżeli nie jesteś pewien, jak wymówić jakieś słowo lub słyszysz, że ktoś wypowiada je inaczej niż ty, najlepiej sprawdzić wymowę w słowniku. Dobry słownik zawiera wskazówki fonetyczne dotyczące każdego zawartego w nim słowa. Tę samą radę można wykorzystać, jeżeli nie jesteś pewien znaczenia słowa, które właśnie usłyszałeś lub przeczytałeś (wielu ludzi trzyma słownik w biurze na półce właśnie w tym celu).
ŻARGON
Świat biznesu przyczynił się w znacznym stopniu do włączenia żargonu do języka amerykańskiego. „Mowa korporacyjna” jest odpowiedzialna za używanie takich wyrazów jak leveraging, downsize, value-driven i proactive, jednocześnie przekształcając rzeczowniki impact (zamiennie z affect), transition (z change) i reference (z refer) w czasowniki.
Choć wiele osób uważa, że stosowanie żargonu czyni ich bardziej profesjonalnymi, prawda jest taka, że zaśmieca to język, ujmując mu wyrazistości i mocy. Aby sformułować jasno swe myśli, lepiej używać opisowych terminów niż posługiwać się żargonem, choć nie zawsze. Jeżeli na przykład wszyscy w twojej firmie używają pewnego terminu – media opportunity zamiast press conference – lepiej zagryźć zęby i przyzwyczaić się do niego.
SLANG
Slang z natury nie ma w sobie nic złego. Słowa slangowe dodają językowi wigoru, o ile nie są wulgarne. Jednak najbardziej oczywiste wyrazy, terminy i frazy powinny być stosowane oszczędnie podczas poważnej dyskusji biznesowej lub oficjalnego spotkania. Gdy rozmawia się o interesach w bardziej codziennych okolicznościach, ilość zastosowanych przez ciebie wyrażeń slangowych zależy od postawy i słownictwa twojego rozmówcy.
To, czy jesteś dobrym rozmówcą, w mniejszym stopniu zależy od elokwencji, bardziej od odpowiedniego słuchania innych osób i przekazywania konkretnych treści – zwykła interakcja mająca ogromne znaczenie dla prowadzenia interesów. W wydaniu Etiquette z 1937 roku, Emily Post napisała: „Idealna rozmowa musi być wymianą myśli, a nie, jak wiele osób uważa, elokwentnym pokazem dowcipu lub zdolności oratorskich”. Utrzymywała, że sekret efektywnego dialogu z drugą osobą nie polegał na wygłaszaniu mądrości, lecz raczej na wiedzy jak „zatrzymać się, patrzeć i słuchać”. „Zatrzymać się”, jak napisała Emily Post, to „nie wyrywać się lekkomyślnie”, czyli nie zaczynać rozmowy tylko dlatego, by wypełnić ciszę. „Patrzeć” oznacza kontakt wzrokowy z osobą, z którą rozmawiasz. „Słuchać” znaczy słuchać; i to jest według Emily Post „najlepsza, możliwa rada [...] ponieważ osoba, którą większość ludzi uwielbia [...] jest życzliwym słuchaczem”.
Oprócz przestrzegania tych ponadczasowych zasad, biznesmen, który dąży do tego, by stać się dobrym rozmówcą, wie, co robić, a czego unikać. Następujące wskazówki zawsze będą aktualne, bez względu na to, czy pracujesz w mało konwencjonalnej firmie komputerowej, czy szanującym tradycję miejscu pracy.
ROZMOWA O INTERESACH
Czy negocjujesz kontrakt, zawierasz umowę lub prowadzisz inne interesy, uwzględnij w swojej rozmowie trzy etapy: wstęp, część zasadniczą i podsumowanie.
Wstęp
Gdy przywitasz się ze swoim rozmówcą i obaj usiądziecie, zacznij od krótkiej rozmowy towarzyskiej – pogawędki, której tematem mogą być najnowsze wiadomości, twoje sukcesy w golfie, i – tak, tak – pogoda. Ten wstępny etap trwa zazwyczaj od pięciu do dziesięciu minut. W tym czasie nawiązywanie koleżeńskich stosunków jest przerywane uśmiechami i śmiechem, lecz jedynie wtedy, gdy naprawdę zachodzi taka potrzeba.
Część zasadnicza
Po pewnym czasie rozmowa zaczyna schodzić na interesy. Aby dać do zrozumienia, że chcesz w niej uczestniczyć, wyprostuj się i nawiąż kontakt wzrokowy. Gdy konwersacja zaczyna nabierać tempa, pamiętaj, że uczestniczysz w dialogu, nie w monologu. Nawet jeżeli rozpoczynasz długotrwałe objaśnianie nowej, skomplikowanej technologii, wciągaj drugą osobę do rozmowy, robiąc przerwy i zadając pytania, takie jak: „Czy ma to dla pana sens?” lub „Co pan o tym sądzi?”. Uważaj także, by używać słowa „pan” równie często jak „ja”; to daje rozmówcy do zrozumienia, że uważasz go za pełnoprawnego uczestnika dyskusji, a nie za drugoplanową postać.
Chociaż ten etap konwersacji nie sprzyja wesołości, nie rezygnuj całkowicie z towarzyskiej wymiany słów; ożywienie dyskusji okolicznościowymi lub mającymi związek z tematem anegdotami, sprawia, iż atmosfera jest swobodniejsza i łatwiej się porozumieć. Forsowanie własnego zdania w agresywny i nieustępliwy sposób może przynieść odwrotny skutek.
Podsumowanie
Szybka rekapitulacja wszelkich decyzji podjętych w trakcie rozmowy gwarantuje, że nie będzie żadnych nieporozumień. Gdy zakończyłeś już omawianie interesów i przeszedłeś do rozmowy towarzyskiej, trzymaj się tego. Odłożenie ważnych kwestii na bok i zakończenie rozmowy w uprzejmym tonie stanowi wyraźne potwierdzenie przyjacielskiego charakteru relacji biznesowych.
SZTUKA SŁUCHANIA
Umiejętność słuchania jest jednym z najważniejszych talentów, jakie możesz wnieść do rozmów biznesowych. Poniższy scenariusz ilustruje, na czym polega umiejętność słuchania.
Młoda kobieta o imieniu Leigh, od niedawna pracująca w dużym banku z siedzibą w Denver, chciała wziąć urlop w piątek. Zmieniła jednak plany, gdy dowiedziała się, że została zaproszona wraz z kilkorgiem innych pracowników na sesję Q&A z wybitnym finansistą. Była bardzo zdenerwowana. „To cudowne, że zostałam zaproszona i mogę cię zapewnić, iż będę słuchać uważnie. Mam nadzieję, że wszystko usłyszę” – zwierzyła się przyjaciółce.
Leigh doskonale opisała trzy zasadnicze elementy tego, co psychologowie nazywają aktywnym (w przeciwieństwie do biernego) słuchaniem. Dotyczą one zarówno rozmów telefonicznych, jak i bezpośrednich spotkań.
BĄDŹ OBECNY. Jeżeli zaplanowano sesję, podczas której będzie dokonywać się wymiana cennych informacji, weź w niej udział; nawet jeżeli pora nie jest dogodna, nie wyręczaj się zastępcą. Nie polegaj na relacjach innej osoby. Kiedy pojawisz się, bądź obecny mentalnie i emocjonalnie; jeśli twoja uwaga gdzieś błądzi, w rzeczywistości nie ma cię tam.
UWAŻAJ.
Słuchaj każdego wyrazu, każdego tonu, każdej pauzy. Rób notatki, jeśli okoliczności na to pozwalają. Nie stanowi to zazwyczaj problemu podczas rozmowy telefonicznej, więc miej kartkę i długopis przy telefonie. Jeżeli nie jesteś pewien, czy notatki są stosowne (na przykład podczas lunchu), najprościej zapytać: „Czy mógłbym zanotować kilka pańskich uwag?”.
SŁUCHAJ. Gdy zrozumiałeś dwa pierwsze elementy, trzeci jest najłatwiejszy. To wyższy stopień słuchania – rozważenie i przyjęcie tego, o czym mówi rozmówca, dlaczego to powiedział i co to oznacza dla waszych przyszłych relacji. Na tym etapie stajesz się aktywnym uczestnikiem wymiany informacji, nawet jeśli nie wypowiedziałeś ani jednego słowa od pół godziny.
Jeżeli chodzi o młodą pracownicę banku, była tam, słuchała i usłyszała – i to z dużym powodzeniem, jak się okazało. Zadawane przez nią pytania zrobiły takie wrażenie na finansiście, że rok później, gdy starała się o wyższe stanowisko w innym banku, napisał on entuzjastyczny list polecający, który ułatwił jej zrobienie kariery.
SZTUKA ZADAWANIA PYTAŃ
Dzięki zadawaniu właściwych pytań możesz wkroczyć na drogę do sukcesu, nieważne, czy uczestniczysz w spotkaniu, załatwiasz sprawę z klientem, czy oceniasz nowego kontrahenta, sprzedawcę lub innego ewentualnego partnera biznesowego. Niektórzy ludzie błędnie uważają, że gdy zadajesz pytania, kontrolę nad dyskusją przejmuje ten, kto odpowiada. Sądzą, iż udzielanie odpowiedzi robi większe wrażenie niż zadawanie pytań. W rzeczywistości jest odwrotnie. Twórcze zdawanie pytań jest sposobem umiejętnego kierowania dyskusji w pożądanym przez ciebie kierunku.
Ma jeszcze inną zaletę. W biznesie, tak jak i na gruncie towarzyskim, większość ludzi jest zadowolona, gdy dostaje szansę, by opowiedzieć o sobie – o swoich sympatiach i antypatiach, poglądach i opiniach. Prawdopodobnie zauważyłeś, że ktoś o reputacji dobrego mówcy ma mniejsze szanse, by być świetnym gawędziarzem, niż osoba, która zadaje przemyślane pytania i dobrze słucha. Gdy zachęcasz kogoś do rozmowy, prawie zawsze dowiesz się o tej osobie tego, czego nie dowiedziałbyś się, gdybyś zdominował dyskusję, a poza tym wywierasz znacznie lepsze wrażenie.
DOBRY SŁUCHACZ
W świecie korporacyjnym bycie obojętnym słuchaczem jest nie tylko nieuprzejme, lecz i nieprofesjonalne. Przełożeni twierdzą, że z łatwością są w stanie określić, czy podwładny słuchał, na podstawie pytań zadawanych przez niego na koniec dyskusji, jak i dokładności dokonywanego przez niego podsumowania. Staraj się być dobrym słuchaczem, stosując się do poniższych zaleceń:
Koncentruj się. Zwracaj pilnie uwagę na to, co mówi inna osoba, bez względu na pokusę wyłączenia się. Postaraj się także być cierpliwy, jeżeli ktoś mówi za wolno lub zacina się, gdy przekazuje informacje.
Potwierdzaj. Aby okazać, iż rozumiesz, parafrazuj od czasu do czasu to, co rozmówca mówi. Gdy dostosujesz się do rytmu mowy drugiej osoby, powinieneś być w stanie zrobić to tak, by jej nie przerywać.
Czekaj. W trakcie rozmowy cierpliwość jest cnotą, a przerywanie grzechem. Pamiętaj, że istnieje cienka granica między okazjonalnym potakiwaniem, pytaniem o poszczególne punkty, a sytuacją, gdy rozmówca pragnie wtrącić swoje trzy grosze.
Pytaj. Jeżeli czegoś nie rozumiesz, pytaj o wyjaśnienie, zwłaszcza gdy rozmowa schodzi na komputery lub inne kwestie techniczne.
Odpowiadaj. Używaj pozytywnej mowy ciała, by pokazać, że słuchasz z uwagą. Pochyl się nieznacznie w kierunku rozmówcy i reaguj na jego słowa okazjonalnym pochyleniem głowy, uśmiechem lub uniesieniem brwi.
Zachowuj się cicho. Jeśli siedzisz przy biurku, nie szeleść papierami, ani nie podejmuj wysiłków, by kontynuować to, co robiłeś. Jeżeli stoisz, powstrzymaj się od wszelkich gestów odwracających uwagę, takich jak dzwonienie drobnymi w kieszeni.
SUBTELNE NAPROWADZANIE
Prosty zabieg, by wyglądać na zainteresowanego tym, co ma do powiedzenia inna osoba, może usunąć bariery podejrzliwości i stworzyć atmosferę przyjaźni i zaufania, pozwalającą innym otworzyć się. To umiejętność stosowana od dawna przez odnoszących sukcesy dyplomatów, zwycięskich polityków i najlepszych sprzedawców. Jeżeli połączysz rozmowę z subtelnymi, inteligentnymi pytaniami, z pewnością uzyskasz cenne, udzielane chętnie informacje, nie wydając się wścibskim czy natrętnym – wiadomości, które mają ogromne znaczenie dla wyników rozmaitych transakcji biznesowych. Oto kilka sposobów, które pomogą ci poruszać drażliwe tematy i sprawią, że twój partner stanie się bardziej przystępny:
„Proszę wybaczyć moje pytanie, ale...”.
„Rozmawiałem kiedyś ze starym przyjacielem, który powiedział mi, że plan marketingowy nie był najlepszy. Nie wiem, czy miał rację. A co pan o tym sądzi?”.
„Któregoś dnia przeczytałem sprawozdanie dotyczące Behemoth Booksellers i zbliżającej się fuzji... Czy wie pan coś na ten temat?”.
„Jeżeli uważa pan, że nie powinien mi o tym mówić, proszę być pewnym, że zrozumiem, ale zastanawiam się...”.
„Mój szef był bardzo zadowolony, słysząc, iż jadłem dziś z panem lunch. Bardzo żałuje, że nie mógł nam towarzyszyć i prosił, by zapytać pana, czy wasza firma nadal zamierza stanąć do przetargu w związku z projektem Epsom & Saltz”.
Zwróć uwagę na częste powoływanie się na osoby trzecie – „stary przyjaciel”, „mój szef”. Wtedy twoje pytania nie wydają się podyktowane osobistą ciekawością, lecz plasują się na bardziej ogólnym poziomie wspólnych zainteresowań.
Czasami słowa i ton rozmówcy wystarczą, by wiedzieć, o co chodzi. Ale postawa danej osoby, wyraz twarzy i gestykulacja także wysyłają sygnały – niektóre można rozmaicie interpretować, natomiast pozostałe są bardzo wyraźne:
POSTAWA.
Ktoś, kto stoi z wyprostowanymi plecami i ramionami, brodą do góry i rękoma założonymi z tyłu wysyła informację, że jest pewny siebie i ambitny. Zwróć także uwagę, że wdzięczniej i poważniej prezentujesz się, gdy stoisz z rękoma założonymi do tyłu, niż gdy trzymasz je w kieszeniach. Nie stój ze skrzyżowanymi kostkami nóg czy rękami skrzyżowanymi z przodu, ani nie obejmuj się
Uwagi (0)