Vademecum... - 2. Biznesmen za biurkiem - Peggy Post (gdzie czytać książki online za darmo .TXT) 📖
- Autor: Peggy Post
Czytasz książkę online - «Vademecum... - 2. Biznesmen za biurkiem - Peggy Post (gdzie czytać książki online za darmo .TXT) 📖». Wszystkie książki tego autora 👉 Peggy Post
W RESTAURACJI
O ile firma jest odpowiednim miejscem dla telefonów komórkowych, korzystanie z nich w restauracji to całkiem inna sprawa. Stara zasada głosząca, że jest „czas i miejsce na wszystko” ma tutaj szczególne zastosowanie. Restauracje są miejscem, do którego ludzie przychodzą, by odpocząć, coś zjeść i mieć chwilę wytchnienia od codziennych obowiązków. W niektórych wymaga się, aby zostawiać telefony komórkowe przy wejściu lub korzystać z nich poza salą jadalną. Zasada jest prosta – odejdź od stołu i dzwoń z holu, toalety czy foyer lub wyjdź na zewnątrz. Istnieją oczywiście wyjątki od zasady – lekarz, który musi być pod telefonem. Podczas posiłków towarzyskich lub służbowych dzwonienie albo odbieranie telefonów przy stole jest nietaktowne i niepożądane.
Co więc zrobić, jeżeli osoba przy sąsiednim stoliku dyskutuje przez telefon, gdy ty usiłujesz rozmawiać o interesach? Jeśli głos wybija się ponad gwar otoczenia, twoje spojrzenie nie przyniesie żadnego efektu. Zamiast tego, poproś kelnera lub kierownika, by porozmawiał z winowajcą. Nigdy nie podchodź do nieznajomego i nie koryguj jego zachowania. Nie wiesz przecież, jak ta osoba zareaguje, a rezultatem może być nieprzyjemna – i nieskuteczna – konfrontacja.
W SAMOCHODZIE
Telefonowanie z poruszających się pojazdów dotyczy już nie tylko kwestii etykiety, ale i bezpieczeństwa. Rozmowa telefoniczna odwraca uwagę kierowcy od ruchu drogowego, a prowadzenie jedną ręką zwiększa niebezpieczeństwo. W wielu państwach wykorzystuje się ten fakt i traktuje korzystanie z ręcznych telefonów komórkowych jako niezgodne z prawem – uważaj więc na przepisy w swoim rejonie. Korzystanie z przenośnych mikrofonów, wbudowanych telefonów lub urządzeń nie wymagających użycia rąk (słuchawek z mikrofonem, które włącza się do telefonu komórkowego) zmniejsza ryzyko, lecz najrozsądniej jest zjechać na pobocze, żeby zadzwonić.
DODATKOWA, NIEZBĘDNA UPRZEJMOŚĆ. Poinformuj rozmówcę, że w samochodzie są jeszcze inne osoby, które będą słyszały rozmowę.
Pagery i beepery są równie uciążliwe jak telefony komórkowe. Ci, którzy ich używają, powinni pamiętać, że bez względu na to, jak pilne jest wezwanie, pager należy od razu wyłączyć, szczególnie w miejscu publicznym.
Na szczęście dni głośno dzwoniących pagerów są policzone. Tak jak duży radiomagnetofon tranzystorowy został zastąpiony przez odtwarzacz płyt kompaktowych, MP3 i słuchawki, hałaśliwe pagery są wypierane przez te o delikatnym, cichym dźwięku lub wibrujące; nowsze modele mają także pocztę głosową i funkcję wysyłania wiadomości numerycznych i alfanumerycznych.
Gdy korzystasz z automatycznej sekretarki w domowym biurze lub z poczty głosowej w swojej firmie, pamiętaj o ich praktycznej stronie i o zwykłej grzeczności.
LISTA KONTROLNA WIADOMOŚCI
Gdy odbierasz wiadomość telefoniczną, zarówno dzwoniący, jak i osoba, dla której odbierasz wiadomość, będą ci wdzięczne, jeżeli wykonasz poniższe czynności:
Zapisz prawidłowo nazwisko i numer telefonu. Zapytaj dzwoniącego o imię i nazwisko. Spytaj także o pisownię, ponieważ różne nazwiska, rozmaicie się zapisuje – na przykład Jean lub Jeanie, Allen lub Alan, Deborah lub Debra, Anderson lub Andersen. Następnie sprawdź numer telefonu z dzwoniącym.
Zapytaj o nazwę firmy dzwoniącego. W ten sposób osoba, dla której odbierasz wiadomość, łatwiej zidentyfikuje dzwoniącego. Poza tym będzie wiadomo, czego rozmowa może dotyczyć.
Zanotuj dzień i godzinę. Zanotuj godzinę, o której odbyła się rozmowa, tak, aby osoba, dla której odbierasz wiadomość, wiedziała, jak długo ta informacja na nią czeka.
Podpisz wiadomość inicjałami lub imieniem. Zrób to na wypadek, gdyby ta osoba chciała się czegoś więcej dowiedzieć.
Dostarcz wiadomość. Twoje wysiłki pójdą na marne, jeżeli wiadomość nie dotrze do odbiorcy.
NAGRYWANIE POWITANIA
Sensowne, bezpośrednie powitanie nagrane w telefonie biurowym to najlepsze rozwiązanie. Powinno być krótkie i proste – imię i nazwisko, nazwa firmy i prośba do dzwoniącego, aby zostawił wiadomość: „Tu Miguel Hernandez z Johnson-Cowles. Proszę o pozostawienie nazwiska i numeru telefonu. Oddzwonię”.
Możesz zmieniać powitanie codziennie, by poinformować dzwoniących o swoim harmonogramie: „W środę 12 lipca będę wczesnym popołudniem na zebraniu, ale przez resztę dnia w biurze. Jeżeli zostawisz wiadomość, oddzwonię jak najszybciej”. Możesz także odesłać dzwoniącego do asystenta lub kolegi z działu: „Jeśli masz pilną sprawę, zadzwoń do Cassandry Reagor, wewnętrzny 7131”.
Kiedy wyjeżdżasz w podróż służbową lub na urlop, przed wyjazdem zmień powitanie. Przedstaw się i powiedz: „Nie będzie mnie w biurze do poniedziałku 17 sierpnia. Proszę o telefon po tym terminie”. Jeżeli pracujesz w domu, nie zostawiaj takiej wiadomości ze względów bezpieczeństwa; wystarczy, gdy poprosisz dzwoniącego o pozostawienie nazwiska i numeru telefonu. Zostaw także nazwisko i telefon kogoś z działu, z kim, w razie potrzeby, będzie można skontaktować się przed twoim powrotem.
POZOSTAWIANIE WIADOMOŚCI
Podstawową zasadą jest podanie na początku nazwiska i numeru telefonu, wolno i wyraźnie. Wiele osób zaczyna rozwodzić się na jakiś temat, a gdy uświadomią sobie, że kończy się czas, recytują swój numer tak szybko, że trudno go później rozszyfrować. Wiadomość musi być krótka, a ponieważ większość osób nie ma cierpliwości do odsłuchiwania długich informacji, ryzykujesz, że twoja zostanie pominięta lub skasowana, jeśli od razu nie przejdziesz do sedna. Co gorsza, długie wiadomości mogą zdezorganizować system poczty głosowej. Na końcu wiadomości powtórz nazwisko i numer.
ODDZWANIANIE
Oddzwoń do wszystkich osób, które nagrały się na sekretarkę lub pocztę głosową w ciągu dwudziestu czterech godzin. Jeżeli sam zostawiasz wiadomość, podaj gdzie i kiedy będziesz dostępny – w ten sposób skrócisz kolejkę dzwoniących – i postaraj się być tam, gdzie powiedziałeś. Jeśli coś ci wypadnie i nie możesz dotrzymać słowa, zostaw drugą wiadomość z wyjaśnieniem okoliczności i powiedz, kiedy zamierzasz zadzwonić ponownie. Potem zrób to. Jeżeli nie oddzwonisz zgodnie z obietnicą, będzie to równoznaczne z wystawieniem kogoś do wiatru.
Dobry pisarz
W tak zwanej dobie informacji, nie ma ważniejszej umiejętności nad zdolność organizowania i przekazywania wiadomości w klarowny i spójny sposób. Oznacza to konieczność efektywnego pisania. W zasadzie każda z form prowadzenia interesów wymaga pisania pism do klientów, notatek do współpracowników, sprawozdań, rekomendacji, instrukcji, biuletynów, prezentacji w PowerPoincie, a nawet notatek do biurowej skrzynki uwag. Niektóre rodzaje pism służbowych są wysoce sformalizowane, takie jak rozdziały rocznego sprawozdania firmy, traktujące o finansach. Inne są znacznie mniej oficjalne, na przykład e-maile wysyłane w obrębie biura. Większość materiałów, jakie dzisiejszy biznesmen musi napisać, można zakwalifikować do kategorii „pisma ogólnego” – bardziej zorganizowanego oraz przestrzegającego zasad gramatyki i składni niż język mówiony, lecz nie tak sztywnego i ograniczonego regułami jak pisma prawnicze czy naukowe. Bez względu na format, dobre pismo musi spełniać cztery podstawowe warunki:
być dokładne (prawidłowo przedstawiać sytuację)
być zrozumiałe (wyrażać to, co zamierzałeś)
być spójne (mieć sens dla czytelnika)
być poprawne (nie może zawierać błędów w pisowni, drukarskich, gramatycznych lub strukturalnych)
Interesujące, jak często używamy budowlanego języka, gdy rozmawiamy o pisaniu. „Budujemy” zdania. „Konstruujemy” paragrafy. Wyrazy są podstawowymi modułami konstrukcyjnymi pisania, a gramatyka je łączy.
Jeżeli twoja gramatyka jest uboga, nie będziesz w stanie wyrazić tego, o co ci chodzi; możesz nawet przekazać niezamierzoną wiadomość. Twój czytelnik może wówczas wyrobić sobie negatywną opinię o twoich kompetencjach czy szczerości. Nie będzie w tym przesady, jeśli powiemy, że osoba, która napisze pismo z błędami gramatycznymi (na przykład list motywacyjny), będzie tego później żałować.
Jest wiele doskonałych książek, które zawierają szczegółowe informacje odnośnie gramatyki i eleganckiego pisania. Kup jedną z nich i zawsze miej pod ręką. Są to następujące (choć nie jedyne) pozycje:
William Strunk, E.B. White The Elements of Style, wyd.IV, (Person Education, 1999)
Steven King On Writing, (Simon & Schuster, 2001)
University of Chicago Press Chicago Manual of Style, wyd. XV, (University of Chicago Press, 2003)
Lynne Truss Eats Shoots & Leaves: The Zero Tolerance Approach to Punctuation, (Gotham Books, 2004)
AUTOKONTROLA. PRZECZYTAJ TO NA GŁOS!
Gdy otrzymujesz ważną informację, przeczytaj ją na głos. Wypowiadanie słów innych osób zmusza cię, by zwolnić i wsłuchać się w sposób, w jaki zostały one złożone.
Podobnie, jeżeli masz problem z napisaniem projektu, poświęć kilka minut, by wytłumaczyć koledze, co chcesz powiedzieć, a następnie opisz to wyjaśnienie. Jeśli nie ma nikogo w pobliżu, wyobraź sobie taką rozmowę.
Gdy skończysz pisać, przeczytaj tekst na głos. Szybko zdasz sobie sprawę, w których miejscach użyłeś wymuszonych argumentów, wytartych frazesów lub zrobiłeś błędy gramatyczne. Zauważysz też od razu powtórzenia lub rozwlekłe fragmenty.
Wiele osób potrafi napisać zdanie gramatycznie, ale nie umie ułożyć spójnego paragrafu. Wówczas koncepcje mieszają się i nawet najbardziej pobłażliwy czytelnik nie zniesie zbyt długo mętnego, chaotycznego pisania.
Aby uniknąć takiej sytuacji, poświęć zawsze trochę czasu, by przedstawić swoje pomysły w ogólnym zarysie, zanim zabierzesz się do pisania. Zacznij od zanotowania najważniejszych punktów, które chcesz poruszyć, potem przejrzyj notatki i zdecyduj, jak najlepiej je zorganizować. Oto dwa sposoby:
Plan punkt po punkcie. Najlepiej sprawdza się, gdy chcesz wyjaśnić jakiś proces. Jeżeli punkty nie zostaną ułożone w kolejności, będziesz w stanie dostrzec i skorygować błędy.
Plan przyczynowo-skutkowy. Skorzystaj z niego, gdy chcesz opisać jakieś wydarzenie. Zrób plan, który wyraźnie podaje przyczynę i późniejsze konsekwencje.
Planowanie może wydawać się czasochłonne, lecz w rezultacie oszczędzi ci ponownych przemyśleń i przepisywania (na szczęście istnieją programy do przetwarzania tekstu wspomagające jego planowanie). Plan pomoże ci także trzymać się tematu w trakcie pisania. To przecież takie kuszące, by rozwinąć interesującą dygresję lub dodać nieistotne szczegóły, dorzucić zabawny komentarz czy historię osobistą. Pamiętaj jednak, że twoi czytelnicy mają ograniczenia czasowe. Chcą jak najszybciej dotrzeć do sedna i zrozumieć twoje przesłanie; każda nieistotna informacja to rozproszenie uwagi i zwłoka.
Gdy Ralph Waldo Emmerson twierdził, iż „głupia stałość jest ulubieńcem ciasnych umysłów”, nie pisał służbowego pisma. Konsekwencja pism służbowych to ich zaleta. Ma podstawowe znaczenie dla przejrzystości, a także nadaje istotną jedność twojemu pismu. Kiedy przygotowujesz szkic, a następnie go redagujesz, pamiętaj o następujących czynnikach:
PUNKT WIDZENIA
Kiedy zaczynasz pisać, musisz określić swój punkt widzenia, gdy opowiadasz swoją historię – czy będzie ona w pierwszej osobie (ja, my), drugiej (ty, wy), czy trzeciej (on, ona, ono, oni, one). Musisz wybrać punkt widzenia i trzymać się go. Czytelnikowi będzie trudno nadążyć za twoim pisaniem, jeżeli będziesz przeskakiwał od jednej perspektywy do drugiej.
PIERWSZA OSOBA
Osoby piszące w celach służbowych często stosują formę pierwszej osoby, szczególnie w pismach, notatkach służbowych i wewnętrznych sprawozdaniach. Pozwala to na uzyskanie zindywidualizowanej, osobistej perspektywy. Pierwszą osobę można także znaleźć w oficjalnych pismach, lecz najczęściej jest używana, gdy piszący chce nadać im przyjacielski, mniej oficjalny ton.
DRUGA OSOBA
Ten punkt widzenia jest mniej popularny, ponieważ opisuje fakty z punktu widzenia czytelnika, a nie piszącego. Jest najbardziej odpowiedni do instrukcji. Druga osoba może być także używana w pismach, bądź jednak ostrożny. Pisanie w drugiej osobie może łatwo przybrać ton oskarżycielski, osądzający i wrogi: „Powinieneś wiedzieć, że...” lub „Twoim obowiązkiem jest...”.
TRZECIA OSOBA
To obiektywny punkt widzenia. Pozwala piszącemu zachować bezstronną perspektywę – raczej obserwatora wydarzenia, a nie bezpośredniego uczestnika. Trzecia osoba nadaje bardziej oficjalny ton niż pierwsza. W języku dziennikarzy, to reporterski, nie redakcyjny punkt widzenia.
CZAS
Czas wskazuje, kiedy odbywa się czynność lub następuje zdarzenie. Wszystkie czasowniki mają czasy, wskazujące czy coś odbywa się w teraźniejszości, przeszłości czy przyszłości: „Jem
Uwagi (0)