Vademecum... - 2. Biznesmen za biurkiem - Peggy Post (gdzie czytać książki online za darmo .TXT) 📖
- Autor: Peggy Post
Czytasz książkę online - «Vademecum... - 2. Biznesmen za biurkiem - Peggy Post (gdzie czytać książki online za darmo .TXT) 📖». Wszystkie książki tego autora 👉 Peggy Post
NASTRÓJ
Ostatnim jednoczącym elementem w trakcie pisania jest nastrój. To postawa, jaką przyjmuje piszący, znajdująca odzwierciedlenie w tonie pisania. Możesz przybrać ton poważny, który oddaje twoją wiedzę i profesjonalizm, gdy piszesz sprawozdanie lub ofertę i odwrotnie, możesz wybrać ton lekki i żartobliwy, pisząc notatkę o corocznym przyjęciu gwiazdkowym dla swego zespołu. Możesz też przyjąć ton pojednawczy i uprzejmy, gdy zgłaszasz reklamację do klienta, a ostrzejszy, poważny, będzie najlepszy, kiedy oceniasz wyniki pracownika, który stale zwleka z realizacją zadań.
Bez względu na ton, jaki przybierzesz, bądź pewien, że ten właśnie jest najodpowiedniejszy dla twego celu. Stwierdzenie: „O rany, co to był za rok!” nie nadaje się do rocznego sprawozdania firmy, która poniosła straty finansowe. Gdy zdecydujesz się na odpowiedni ton, nie zmieniaj go. Nagłe zmiany nastroju dezorientują czytelnika i pozostawiają wrażenie, że piszącemu brak pewności lub nie wie, na co się zdecydować.
Gdy przebrniesz już przez fazę projektowania i napiszesz tekst, z którego jesteś zadowolony, twoja praca jeszcze się nie kończy. Bez względu na to, jak jesteś zorganizowany lub jak przekonująca może być twoja prezentacja, wysiłki pójdą na marne, jeżeli zrobisz błędy gramatyczne, ortograficzne i nie będziesz odróżniał przecinka od średnika. Gdy ludzie czytają twoje pismo, koncentrują się na argumentach tak długo, dopóki nie natkną się na błędy. W chwili, gdy błąd zostaje zauważony, uwaga czytelnika zwraca się ku niemu, odbiegając od tego, co chciałeś powiedzieć.
Konkluzja – lepiej zapobiegać niż później poprawiać. Sprawdzaj wszystko przed wysłaniem w świat, szczególnie te e-maile, które piszesz w pośpiechu. W przypadku oficjalnego pisma lub sprawozdania, niech kolega przejrzy je z tobą skrupulatnie (bądź gotów odwdzięczyć się, gdy poprosi cię o taką samą przysługę).
Staroświecki, osobisty list służbowy, na nieskazitelnie czystym, wysokiej jakości papierze, w zaklejonej kopercie, wysłany pocztą lub dostarczony osobiście, pozostaje jedynym, najbardziej sugestywnym ambasadorem twojej firmy. List plasuje się nieporównywalnie wyżej niż korespondencja mailowa czy faksowa. E-mail i faks są spontaniczne i improwizowane, tak jak rozmowa telefoniczna. Natomiast list mówi, że ktoś zaplanował, napisał, zredagował, sprawdził, wydrukował i prawdopodobnie przepisał raz jeszcze wiadomość. Innymi słowy, nadawca poświęcił czas, by skontaktować się z odbiorcą.
To wstyd, że tak wielu biznesmenów uważa pisanie listów służbowych za udrękę. A wcale nie musi tak być. Jeżeli będziesz pamiętał o dokładności, przejrzystości, spójności oraz poprawności i stosował się do podstawowych zasad dotyczących formy i gramatyki, możesz opanować sztukę pisania listów służbowych, a nawet polubić tę czynność.
Standardowy list służbowy składa się z następujących części:
DATA
Składa się z miesiąca, dnia i roku. Miesiąc należy napisać słownie, a liczby jako cyfry arabskie (January 1, 2005, nie Jan.1 czy January 1st). Datę pisze się dwie do sześciu linijek poniżej nagłówka, zazwyczaj po prawej stronie, chociaż można z powodzeniem napisać ją z lewej strony lub na środku.
LINIJKA REFERENCJI
W niektórych listach trzeba podać numer akt, rachunku, faktury lub polisy. Te dane wpisuje się zazwyczaj pod datą, lecz można też na środku strony. Jeżeli list jest dłuższy niż na jedną stronę, numery należy powtarzać na każdej kolejnej.
JAK NAPISAĆ LIST, KTÓRY ODNIESIE SUKCES
Podstawowe zasady pisania dobrego listu służbowego sprowadzają się do prostoty i bezpośredniości – cech dobrego tekstu. Oto kilka rad, które pozwolą ci go skomponować:
Nie spiesz się. Zbierz myśli, zanim zaczniesz i zawsze przygotuj wstępny projekt listu. Jeżeli masz czas, odłóż go na pół godziny. Będziesz zaskoczony, jak możesz poprawić swój list, kiedy spojrzysz na niego z dystansu.
Niech będzie krótki. Napisz tyle, ile potrzeba, by przekazać wiadomość. Niech jednak nie będzie aż tak lakoniczny, żeby pomijał ważne informacje, wspierające twoje przesłanie.
Pisz w pierwszej osobie. Unikaj pluralis maiestaticus, o ile nie piszesz w imieniu całej firmy.
Bądź naturalny. Niech to, co piszesz, przypomina sposób, w jaki się wyrażasz. Zawsze pisz pełnymi zdaniami, unikaj wtrąceń oraz nadmiernej ilości zaimków i skrótów.
Unikaj komunałów i modnych powiedzonek. Jeżeli używasz takich słów jak paradigm lub leveraged, bądź pewien, że je rozumiesz.
Unikaj żargonu. Unikaj żargonu technicznego i języka specjalistycznego, jeżeli nie masz pewności, że odbiorca go zna.
Sprawdzaj. Przeczytaj list kilkakrotnie, sprawdzając pisownię, gramatykę i interpunkcję. Nigdy nie polegaj wyłącznie na programach komputerowych sprawdzających pisownię i gramatykę: „Pleas sea hour lay test add” przejdzie równie łatwo korektę pisowni jak „Please see our latest add”.
SPECJALNE ADNOTACJE
O ile jest to konieczne, listy mogą zawierać uwagi co do sposobu ich dostarczenia – „list polecony” – lub instrukcje w chwili przybycia, takie jak „prywatny” (może go otworzyć i przeczytać jedynie adresat) lub „poufny” (wyłącznie dla adresata lub innej, upoważnionej osoby). Te słowa pisze się drukowanymi literami, cztery lub pięć linijek pod datą i dwie linijki powyżej wewnętrznego adresu. Instrukcje w chwili przybycia są również wydrukowane dużymi literami na wierzchniej stronie koperty.
WEWNĘTRZNY ADRES ODBIORCY
Adres wewnętrzny pisze się zazwyczaj trzy do ośmiu linijek poniżej daty. Gdy list jest adresowany do osoby fizycznej, adres wewnętrzny zawiera poniższe dane:
TYTUŁ HONOROWY ORAZ IMIĘ I NAZWISKO ADRESATA. Gdy piszesz do nieznajomej kobiety, możesz zwrócić się do niej per „pani”, jednak, w przypadku imion neutralnych, takich jak Pat, Jan, Leslie, Alex, Hillary i Lynn, telefon do firmy, by poznać płeć właściciela, oszczędzi ewentualnego zakłopotania. Problemem mogą być także imiona z innych obszarów kulturowych. Jeżeli nie jesteś w stanie odgadnąć płci osoby, powinieneś pominąć tytuł honorowy w adresie i zwrocie grzecznościowym („Jan White”; „Dear Jan White”). Trochę to niezręczne, lecz lepsze niż niezamierzona obraza.
Ponadto, jeżeli twój odbiorca ma doktorat, dowiedz się, czy używa również honorowego tytułu „dr” (niektóre osoby z doktoratem cenią sobie ten z trudem zdobyty tytuł, a inne całkowicie z niego rezygnują). W przypadku lekarzy, obie formy – „Dr Smith” lub „Jane Smith, lek. med.” są poprawne.
TYTUŁ SŁUŻBOWY ADRESATA (O ILE JEST WYMAGANY).
Jeżeli osoba zajmuje więcej niż jedno stanowisko w firmie, to czy użyjesz wszystkich lub tylko jednego tytułu, zależy od celu listu i preferencji odbiorcy. Nie zastępuj jednak tytułu służbowego tytułem honorowym. Zaadresuj list: „Mr. Richard Lambert, President, Alpha Company”, a nie „President Richard Lambert”.
NAZWA FIRMY.
Ważne jest, by napisać dokładną nazwę firmy. Sprawdź szczegóły – czy „Company”, „Corporation” lub „Incorporated” pisze się w pełnej formie czy w skrócie? Czy w nazwie firmy są przecinki, myślniki, kropki lub znak &? Czy wyrazy stoją obok siebie? Co jest napisane wielkimi literami? Sprawdź te szczegóły korzystając z pisma firmowego, publikacji korporacyjnych, firmowej strony internetowej lub książki telefonicznej.
PEŁNY ADRES.
W adresach liczby zazwyczaj pisze się cyframi arabskimi, chyba że są częścią nazwy budynku (One Town Plaza). Numery ulic pisane są z zasady cyframi arabskimi (123 East 17th Street), chociaż liczby od 1st do 12th są często pisane w pełnej formie. Nazwy miast zapisuje się w pełnej formie, chyba że skrót jest akceptowany (St. Luis). Nazwy stanów podobnie, choć można też użyć dwuliterowego skrótu pocztowego, po którym następuje kod pocztowy. Zagraniczne adresy powinny być zgodne ze standardami kraju odbiorcy. Adres na liście do firmy lub organizacji powinien zawierać:
pełną nazwę spółki, firmy lub organizacji
nazwę działu (w razie potrzeby)
pełen adres
DO WIADOMOŚCI.
Jeżeli wpisujesz firmę lub dział firmy, możesz zechcieć dołączyć linijkę uwagi, do jakiej osoby wysyłasz list („Do wiadomości Pana Benjamina Hayesa” lub „Do wiadomości Dyrektora ds. Zasiłków Zdrowotnych”). Linijkę uwagi umieszcza się dwie spacje poniżej adresu i dwie linijki ponad zwrotem grzecznościowym; sam zwrot grzecznościowy jest skierowany do firmy lub działu.
ZWROT GRZECZNOŚCIOWY
Zwrotem grzecznościowym jest twoje pozdrowienie. Zazwyczaj jest to zwykłe „Szanowny Panie _____” lub „Szanowny Dr _____”, po którym wstawiamy przecinek. Podstawową zasadą jest to, że w liście służbowym zwracasz się do osoby w takiej formie, w jakiej zwracasz się do niej osobiście; tak więc w służbowym zwrocie grzecznościowym używasz jedynie imienia tylko wtedy, jeśli dobrze znasz odbiorcę lub przeszliście na ty (zobacz pełną listę form grzecznościowych na s. 262–267).
Co napisać, jeżeli nie zwracasz się do określonej osoby, lecz do firmy? Jeżeli w firmie są kobiety, nie można użyć staroświeckiego „Gentleman”. „Sir lub Madam” albo „Ladies and Gentleman” brzmi koturnowo. Można użyć zwrotu „To whom it may koncern”, choć jest on raczej oficjalny i oklepany. Prawdopodobnie najlepszym rozwiązaniem będzie, gdy zwrócisz się do firmy („Dear Blue Sky Investments”) lub działu („Dear Inwestor Relations”), albo uwzględnisz w zwrocie grzecznościowym określone stanowisko („Dear Human Resources Director”). Dopuszczalny jest zwrot „Dear Sales Representative”.
CZĘŚĆ GŁÓWNA
Bez względu na to, czy twój list składa się z jednego paragrafu, czy kilku, podstawową zasadą jest zwięzłość. O ile nie jest to absolutnie konieczne, list służbowy nie powinien być dłuższy niż na stronę. Sekret polega na tym, by pisać w sposób zwięzły, sensowny i zawsze uprzejmy.
ZAKOŃCZENIE
Gdy kończysz list, bądź przyjacielski i zwięzły. Jeżeli znasz odbiorcę, dobrze jest zakończyć w przyjacielskim tonie: „Przekaż pozdrowienia żonie” lub „Miło wspominam nasze spotkanie na pokazie i mam nadzieję, że szczęśliwie dojechałeś do domu”. Nawet jeśli nie znasz danej osoby, kończąc list, możesz być przyjacielski i pomocny („Oczekuję rozmowy z Panem” lub „Jeżeli będzie Pan potrzebował więcej broszur, proszę skontaktować się ze mną pod nr 555-1212). Zawsze uprzejmie jest podziękować za usługę czy uwagę. Nie dziękuj jednak nikomu za coś, czego jeszcze nie wykonał – „Z góry dziękuję” brzmi arogancko.
Formułka grzecznościowa i podpis. W większości listów wpisuje się formułkę grzecznościową, dwie linijki pod ostatnim wersem wiadomości i z reguły po prawej stronie. W większości listów służbowych dążysz do przyjacielskiego, choć niezbyt familiarnego zakończenia. Skorzystaj z rozmaitych odmian słowa truly (Yours truly, Yours very truly, Very truly yours) lub sincerely (Most sincerely, Very sincerely, Sincerely yours, Sincerely). Cordially i jego odmiany są odpowiednimi formułkami w ogólnych listach służbowych, szczególnie gdy piszący i odbiorca znają się. Jeżeli jesteś na ty z adresatem, odpowiednie są formułki nieoficjalne (As ever, Best wishes, Regards, Kindest regards, Kindest personal regards). Formułki takie jak Respectfully i Respectfully yours oznaczają nie tylko szacunek, lecz także służalczość, choć spotykane w pismach dyplomatycznych i kościelnych, są zbyt koturnowe dla większości listów służbowych.
PISZĄC LIST BIZNESOWY, UPEWNIJ SIĘ...
Ta lista pytań pomoże ci sprawdzić, czy twój list spełnia podstawowe wymagania skutecznego pisma biznesowego.
Czy twój list zachowuje standardowy format biznesowy, opisany na s. 241–246?
Czy zacząłeś od przeczytania zasad ze s. 238–239, a następnie napisałeś przybliżony szkic listu?
Czy twoja wiadomość jest jasna i zwięzła?
Czy zawarłeś wszystkie potrzebne informacje i czy jesteś pewny, że przedstawione przez ciebie fakty zostały dokładnie opisane?
Czy przyjąłeś przyjacielski, naturalny ton? Nawet kiedy list wyraża krytykę lub przekazuje złe wiadomości, powinien być utrzymany w uprzejmym tonie i brać pod uwagę czytelnika.
Czy ostatecznie sprawdziłeś każdy szczegół dotyczący gramatyki, wymowy i interpunkcji i upewniłeś się, że wszystko jest poprawnie, zanim podpisałeś swój list?
Odręczny podpis znajduje się
Uwagi (0)