Vademecum... - 2. Biznesmen za biurkiem - Peggy Post (gdzie czytać książki online za darmo .TXT) 📖
- Autor: Peggy Post
Czytasz książkę online - «Vademecum... - 2. Biznesmen za biurkiem - Peggy Post (gdzie czytać książki online za darmo .TXT) 📖». Wszystkie książki tego autora 👉 Peggy Post
ADNOTACJE KOŃCOWE
Jeżeli maszynistka pisze list, jej inicjały mogą się znaleźć dwie linijki pod kolumną podpisów. Kiedyś było to standardową procedurą w listach służbowych; obecnie zależy od praktyk w firmie.
Gdy załączasz do listu jakieś materiały, adnotacja „Załączniki” lub „Zał.”, czasami z ich liczbą – „Załączniki (2)” – umieszczana jest pod podpisem. Adnotacja: „Zostały wysłane oddzielnie”, „Zostaną dostarczone oddzielnie” oraz nazwa materiałów („Sprawozdanie za rok 2004”) będą dodane, jeżeli zostały one wysłane oddzielnie.
Dodatkowe kopie – oznaczane jako „cc” lub „Kopia dla” – informują, że twój list ma dotrzeć także do innych osób. Nazwiska tych odbiorców są podane alfabetycznie, a ty możesz także dopisać ich adresy, jeśli przydadzą się odbiorcy.
Post scriptum lub PS. można umieścić pod adnotacją i powinno być oznaczone inicjałami piszącego. Stanowi ono powszechną taktykę stosowaną w reklamie bezpośredniej, tak jakby piszący odkrył jeszcze jedną rewelacyjną przyczynę, dla której powinieneś kupić jego produkt. Ponieważ mamy teraz edytory tekstów, PS. jest rzadko potrzebny i może sygnalizować czytelnikowi, że źle zorganizowałeś swe myśli, jeżeli nie zawarłeś ważnej informacji w głównej części listu.
Notatka służbowa jest nieoficjalną pisemną informacją, rozsyłaną zazwyczaj w obrębie biura lub firmy, aby w szybki i spójny sposób przekazać wiadomości, prośby, odpowiedzi, procedury i inne szczegóły związane z pracą.
To, co różni notatki służbowe od listów służbowych to adres, zwroty grzecznościowe, treść i zakończenie. Notatki można pisać na drukach firmowych, jednak przedsiębiorstwa często mają standardowe formularze notatek, drukowane lub w programach komputerowych. Podstawowy styl adresowania to:
DO: nazwisko(a) pierwszego odbiorcy(ów) lub grupy
OD: nazwisko nadawcy
DATA: dzień wysłania
TEMAT: krótki lecz dokładny tytuł, taki jak „Czwartkowa prezentacja” lub „Zmiany ubezpieczenia zdrowotnego pracowników”
KOPIE: nazwisko(a) innego odbiorcy(ów)
Wymień nazwiska według hierarchii służbowej – od najwyższego do najniższego stanowiska – lub alfabetycznie. Jeżeli odbiorcy zajmują podobne stanowiska albo wspólnie odpowiadają za realizację projektu, wymień ich nazwiska w porządku alfabetycznym. Jeśli notatki są przeznaczone do szerokiej dystrybucji, możesz zaadresować je do grupy („Personel”, „Dział Zakupów”, „Organizatorzy przyjęcia urodzinowego”).
W notatce nie umieszczamy formułki grzecznościowej „Szanowny _____”; notatka przechodzi do sedna w bardziej bezpośredni sposób niż typowy list służbowy. Ton jest zwyczajny i przyjacielski, chociaż zasady gramatyki i przejrzystej konstrukcji zawsze obowiązują. Nieformalność notatek oznacza, że ich styl jest bardziej potoczny. Notatka służbowa nie jest jednak listem prywatnym i nie powinna zawierać prywatnych informacji ani marnować czasu czytelnika odbiegając od tematu i poruszając marginalne lub nieistotne kwestie.
Notatki nie zawierają takich formułek grzecznościowych jak listy służbowe i nie są podpisywane przez nadawcę; chociaż niektórzy piszący parafują je. Co prawda, nigdy nie zaszkodzi podziękować lub dołączyć słowa zachęty („Wszyscy wiemy, że ten projekt jest naszą pierwszą faktyczną próbą zdobycia uznania na skalę krajową i w całej pełni doceniam waszą gotowość pracowania nocami”).
Gdy planujemy imprezę sponsorowaną przez firmę, ważne jest, by od początku nadać jej właściwy ton, poczynając od zaproszeń. Osoba odpowiedzialna za sporządzenie listy gości powinna zacząć od konsultacji ze wszystkimi kierownikami działów, aby nie pominąć najważniejszych klientów. Kiedy lista zostanie skompletowana, wypisuje się zaproszenia w taki sposób, by odbiorca został dokładnie poinformowany, zanim zdecyduje się je przyjąć i wziąć udział w przyjęciu. Na duże imprezy zaproszenia należy wysłać z sześciotygodniowym wyprzedzeniem; w przypadku cocktail party lub mniej oficjalnych imprez, na dwa lub trzy tygodnie wcześniej.
Jeżeli twoje zaproszenie jest oficjalne lub fantazyjne, adres na kopercie może być napisany na komputerze, chociaż preferowane jest pismo odręczne. Pisz wiecznym piórem, nie długopisem. Nie przesadzaj z ozdobną kaligrafią i nigdy nie używaj nalepek z adresem. Zaproszenie powinno zawierać następujące informacje:
kto jest gospodarzem, łącznie z najwyższym kierownictwem lub dyrektorem naczelnym
cel imprezy
obowiązujący strój
czy zostanie podane jedzenie i czy odbędą się tańce
jak odpowiedzieć
inne załączniki, takie jak mapy i instrukcje dojazdowe, dostępność parkingu, karta wstępu z adnotacją, czy jest dla jednej czy dwóch osób
Formalne zaproszenie jest zazwyczaj napisane na złożonej karcie z dobrego papieru, w kolorze czarnym, białym lub ecru. Jeżeli jednak wizerunek firmy nie wymaga tak oficjalnego charakteru, lżejsze wzory sygnalizujące nastrój są całkowicie dopuszczalne.
Oficjalne zaproszenia są tradycyjnie pisane kursywą; liczby podawane są słownie. Aby nadać bardziej osobisty ton, pokazane tu wzory zawierają nazwiska odbiorców napisane odręcznie.
W zaproszeniu na mniej oficjalną imprezę stosuje się cyfry w datach i godzinach oraz mniej tradycyjny krój pisma. Informacje do RSVP – nazwisko, adres i nr telefonu – są również zamieszczone.
OFICJALNE ZAWIADOMIENIA
Od czasu do czasu firmy wysyłają drukowane, oficjalne ogłoszenia – powiadomienia o zmianie adresu i otwarciu nowego biura, nowych pracownikach, awansach, zgonach. To, czy takie zawiadomienia są tradycyjne czy twórcze, zależy od ogólnych standardów graficznych firmy, korporacyjnego wizerunku i okoliczności. Zawiadomienia powinny skoncentrować się na pojedynczym zagadnieniu i jak każde, dobre pismo służbowe, szybko przechodzić do sedna. Z gramatycznego punktu widzenia, nazwa firmy jest zawsze traktowana jak rzeczownik w liczbie pojedynczej i wymaga czasownika w liczbie pojedynczej: „Smythe, Smythe & Jones ma zaszczyt zawiadomić...”, ale „Zarządcy i Dyrektorzy Jones Company mają zaszczyt zawiadomić...”. W razie potrzeby zamawia się karty zawiadomień i odpowiednie koperty. Oficjalne zawiadomienie powinno brzmieć w następujący sposób:
RADA POWIERNICZA HIGH Q UNIVERSITY
MA ZASZCZYT ZAWIADOMIĆ, ŻE
DR MICHAEL KAMERLING
ZOSTAŁ WYBRANY KIEROWNIKIEM
KATEDRY LITERATURY ŚREDNIOWIECZNEJ FORTESCUE
I OBEJMIE TO STANOWISKO
PIERWSZEGO LUTEGO DWA TYSIĄCE PIĄTEGO ROKU.
Traktuj materiały biurowe jako formę public relations. Ilekroć kartka papieru wychodzi na zewnątrz, powinna wyglądać dobrze i być dostosowana do okazji, ponieważ jej wygląd wpływa na wizerunek i charakter firmy. Jeżeli składasz duże lub częste zamówienia na artykuły biurowe, nawiąż kontakty z drukarzem i dostawcą artykułów papierniczych, którzy zadbają o zachowanie standardów materiałów biurowych. Szuflada skutecznego biznesmena powinna zawierać:
KORPORACYJNE DRUKI FIRMOWE.
Jest to arkusz z dobrego papieru (włókno bawełniane), o wymiarach 8 ½” x 11”, na którym wydrukowano nazwę firmy i inne istotne informacje, łącznie z pełnym adresem, numerem telefonu, faksu i adresem mailowym. Firmy prawnicze, spółki medyczne i inne grupy zawodowe mogą podawać listę wszystkich wspólników na drukach firmowych (może to być kosztowne, ponieważ należy wydrukować nowe pismo, jeżeli któryś ze wspólników odchodzi lub przychodzi). Jeżeli nazwisko i stanowisko urzędnika lub wspólnika znajduje się na druku firmowym, może być on używany jedynie przez tę osobę. W przeciwnym razie, druk firmowy może być stosowany przez wszystkich w firmie do oficjalnej korespondencji. Nazwa i adres powinny być wydrukowane na przedniej stronie koperty od kompletu.
Jeżeli pismo jest dłuższe niż na jedną stronę (choć zazwyczaj nie powinno), wtedy następne kartki muszą być z tego samego papieru, jednak bez nagłówka. Jeśli jesteś odpowiedzialny za zamawianie druków firmowych, pamiętaj, by zamówić pasujące do nich gładkie kartki.
PAPETERIA SŁUŻBOWA (MONARCH/EXECUTIVE).
Kartki mają wymiary 7¼” x 10½” i są używane do pisania osobistych listów służbowych. Kartki i dopasowane do nich koperty mają wydrukowane nazwisko danej osoby i adres firmy, lecz nie jej nazwę.
Używane są czasami jako druki firmowe przez lekarzy, prawników, konsultantów i inne grupy zawodowe. W tym przypadku można na nich wydrukować nazwę firmy, adres i telefon. Kartki używane jako druki firmowe muszą mieć dodatkowe kartki z tego samego papieru.
KARTKI KORESPONDENCYJNE.
Są używane do wysyłania krótkich, osobistych wiadomości,
łącznie z podziękowaniami. Na kartkach są wydrukowane jedynie nazwiska danych osób; nazwa i adres firmy są wydrukowane na kopertach od kompletu. Mają zazwyczaj wymiary 4 ½” x 6 ½”. Zrobione są z grubszego papieru i nie są składane.
KOPERTY.
Koperty powinny być dopasowane do druków firmowych i innych dokumentów pod względem rozmiaru, jakości, koloru i stylu druku. Nazwy i adresy zwrotne są z zasady wydrukowane na przedniej stronie kopert, aby spełnić wymagania poczty.
Dlatego zanim złoży się zamówienie na tego typu artykuły, rozsądnie jest sprawdzić u lokalnych władz pocztowych obowiązujące aktualnie przepisy. Dotyczy to wszelkiej wysyłanej korespondencji, łącznie z kopertami z okienkiem do rachunków i kopertami zwrotnymi, jak i wcześniej opłaconymi kopertami wszelkiego rodzaju.
WIZYTÓWKI SŁUŻBOWE.
Podstawowym artykułem w szufladzie z materiałami biurowymi jest wizytówka służbowa, zwyczajowo prezentowana podczas spotkań służbowych.
Chociaż ilość ofert zdaje się nie mieć końca, standardowa wizytówka jest kartonikiem o wymiarach 3 ½” x 2”, z grubego papieru w kolorze białym lub ecru, a nadruk jest czarny lub szary. Wizytówka powinna zawierać jedynie istotne informacje: nazwisko i tytuł służbowy, nazwę firmy, adres, numer telefonu i faksu oraz adres mailowy. Jeżeli twoje imię jest niejednoznaczne (na przykład Marion lub Pat), dodaj swój tytuł honorowy (Pan Marion Brown, Pani Pat di Beradino); w przeciwnym razie, używaj jedynie pełnego imienia (patrz także: „Służbowa wizytówka”, s. 141).
Wizytówka wydrukowana w specjalnym formacie, aby pasowała do obrotowego wizytownika może być prawdziwym udogodnieniem dla klientów, dostawców i innych osób, które często kontaktują się z tobą telefonicznie, faksem lub mailem. Naturalnie, wizytówki te powinny zawierać te same informacje, co twoja.
Firmy mogą także zaopatrywać swoich pracowników w wizytówki – z wydrukowanym jedynie nazwiskiem i numerem telefonu służbowego – tylko na stricte towarzyskie okazje. Wizytówki służbowe i towarzyskie wizytówki służbowe powinny być zawsze wręczane dyskretnie (nigdy nie wręczaj jej na początku spotkania lub podczas posiłku) i przyjmowane w uprzejmy sposób. Informacje na wizytówce powinny być zawsze aktualne, a same wizytówki czyste i niepogniecione.
LOGO I GRAFIKA
Dawniej materiały biurowe musiały być koloru białego, ecru lub jasnoszarego, a nadruki czarnego lub szarego. Obecnie firmy mogą być bardziej kreatywne. Większość z nich wydaje małe fortuny na opracowanie programów graficznych, a twoja firma może mieć standardy, określające dokładnie wygląd, umiejscowienie i użytkowanie wszystkiego – od faktury do oznakowania parkingu.
Zanim jednak wydasz mnóstwo pieniędzy na projekt graficzny, zastanów się, czego naprawdę potrzebujesz. Nie pomijaj tradycyjnych form tylko dlatego, że są tradycyjne. Na dłuższą metę, twoją najmądrzejszą inwestycją będzie jakość papieru i wizualna klarowność wzoru, który wybrałeś – nie efekciarstwo i chęć imponowania.
Na końcu, miej na uwadze potrzeby czytelnika, gdy drukujesz wszelkie pisane materiały. Jeżeli drukujesz listy i sprawozdania szarym tuszem na niebieskim papierze, może być trudno je odczytać. Twój program przetwarzania tekstów oferuje mnogość krojów pisma, lecz wiele z nich – stylizowane i kursywa – są trudne do odczytania, a na dodatek mogą wyglądać frywolnie. W przypadku drukowanego tekstu wybieraj łatwe do odczytania kroje pisma (najlepiej szeryfowe), a czcionkę co najmniej 10 lub 12.
CO KRYJE SIĘ W NAZWISKU?
W korespondencji służbowej prawidłowe podanie nazwiska i tytułu osoby ma podstawowe znaczenie. Nazwisko i tytuł nie tylko określają osobę, lecz także oznaczają pozycję, rangę czy osiągnięcia. Osoba, która otrzymuje twoje pismo może mieć duże wyobrażenia o sobie. Jeżeli zachowujesz korespondencję, sprawdź listy od tej osoby; tytuł honorowy lub służbowy w wydrukowanym podpisie wskaże, jak chce być tytułowana. Te informacje można znaleźć również na druku firmowym, w informatorze firmy lub rocznym sprawozdaniu. W razie potrzeby, nie będzie w tym nic złego, jeśli zadzwonisz do firmy adresata i zwrócisz się z zapytaniem w tej sprawie; pytanie o prawidłowe nazwisko – łącznie z pisownią i tytułem – świadczy o twoim zainteresowaniu.
Komunikacja elektroniczna
Zasady biznesowej komunikacji
Uwagi (0)