Vademecum dobrych obyczajów w biznesie - 3. Biznesmen w drodze - Peggy Post (gdzie można czytać książki txt) 📖
- Autor: Peggy Post
Czytasz książkę online - «Vademecum dobrych obyczajów w biznesie - 3. Biznesmen w drodze - Peggy Post (gdzie można czytać książki txt) 📖». Wszystkie książki tego autora 👉 Peggy Post
Jeżeli jesteś kobietą w podróży służbowej, nie wmawiaj sobie, że teczka, laptop i odpowiedni strój ochronią cię przed niepożądanym zainteresowaniem. Chęć, by zachowywać się przyjaźnie i poznać otoczenie, zrównoważ dozą zdrowego rozsądku, szczególnie gdy podróżujesz sama. Jeśli postąpisz zgodnie z następującymi wskazówkami, będziesz czuła się bezpieczniej.
W HOTELU
Odkąd wprowadzono klucze elektroniczne, ilość włamań gwałtownie spadła, lecz możesz zastosować dodatkowe środki ostrożności. W niektórych hotelach są piętra z zakodowanym dostępem do windy, co znacznie zwiększa bezpieczeństwo. W hotelu, gdzie nie ma takich udogodnień, dobrze jest poprosić o pokój blisko windy, tak byś nie musiała iść długim korytarzem. Trzymaj klucz lub kartę w ręku, gdy idziesz do pokoju, żeby uniknąć przeszukiwania torebki. Jeżeli zatrzymałaś się w motelu, upewnij się, czy drzwi do pokoi można otworzyć tylko od wewnątrz.
Gdy już się rozgościsz, nie wpuszczaj do pokoju osób, których się nie spodziewasz i nie masz absolutnej pewności, kim są. Nawet pokojówka, przychodząca wieczorem, żeby pościelić ci łóżko i ma klucz, powinna zawsze zapukać i powiedzieć, kim jest, gdy otwierasz drzwi. Recepcjonistka powinna cię powiadomić, jeżeli ktoś z pozostałego personelu chciałby przyjść do twojego pokoju. Nigdy nie otwieraj drzwi, zanim nie sprawdzisz przez wizjer, że to ktoś z twoim zamówieniem lub osoba, którą znasz.
Postępuj ostrożnie, gdy wsiadasz sama do windy z mężczyzną. Jeżeli poczujesz się nieswojo, naciśnij przycisk i wysiądź na najbliższym piętrze. Wiele hoteli dba również o to, by odprowadzić cię wieczorem do pokoju.
UCZĘSZCZANE MIEJSCA
Gdy dotrzesz do celu podróży, a jest noc, zaparkuj w widocznym, oświetlonym miejscu. Rozejrzyj się wokół, zanim wysiądziesz z samochodu. Miej kluczyki w pogotowiu, gdy do niego wracasz; potem zajrzyj pod samochód i na tylne siedzenie, zanim wsiądziesz. Jeżeli ktoś idzie za tobą, kiedy idziesz do swojego samochodu, przejdź obok i poszukaj pomocy. Podobnie, jeśli idziesz ulicą i czujesz, że ktoś cię śledzi, zawróć, przejdź na drugą stronę i wejdź do sklepu.
Konwenty, targi i inne imprezy poza biurem
Choć większość czasu spędzasz w biurze lub z klientami, od czasu do czasu wyjeżdżasz na konwencję, targi, seminarium lub szkolenie z zakresu zarządzania. Bez względu na przyczynę, nie oznacza to, że możesz nagle zignorować zasady zachowania tylko dlatego, iż znalazłeś się poza biurem. Prawdę mówiąc, właśnie z tego względu, że jesteś poza nim i reprezentujesz swoją firmę, powinieneś zadbać, by twoje działania przyniosły chlubę tobie i twojemu przedsiębiorstwu.
Ponieważ uczestnictwo w imprezie pozabiurowej wiąże się zazwyczaj z wyjazdem do innego miasta czy miejscowości, należy zawsze uwzględniać aspekt towarzyski. Po godzinach dominuje nastrój wakacyjny, a wesołość jest zasadą obowiązującą w pokojach wynajętych przez firmy, aby zapewnić delegatom miejsce do wypoczynku i zabawy. Golf i grupowe wypady do restauracji lub miejsc turystycznych to inne standardowe zajęcia.
Mimo tego, że zabawa jest integralną częścią każdej imprezy poza miejscem pracy, nie rzucaj się w jej wir zbyt entuzjastycznie. To zrozumiałe, iż nie chcesz wyjść na fajtłapę, ale pamiętaj, że twoje zachowanie świadczy o firmie zarówno po godzinach, jak i podczas oficjalnej debaty. Pamiętaj także, iż niekorzystne opinie o kimś, kto pije lub ubiera się w budzący niezdrowe zainteresowanie sposób, zazwyczaj docierają do jego macierzystego biura.
Jeżeli twój współmałżonek lub partner wybiera się z tobą na imprezę poza miastem, upewnij się, że rozumie, iż nie są to zwykłe wakacje, szczególnie gdy firma płaci rachunek. Chociaż żony, mężowie i inne ważne dla ciebie osoby mogą w ciągu dnia robić to, co sprawia im przyjemność – chodzić na zakupy lub zwiedzać – to wieczorem, gdy firma wydaje przyjęcie lub organizuje jakąś imprezę, wszyscy powinni w tym uczestniczyć. Aby dobrze wypaść, pełni najlepszych intencji współmałżonkowie dokładają wszelkich starań, by dowiedzieć się czegoś o tematyce konwencji i uczestniczyć w rozmowach, wykazując się znajomością tematu. Takie zachowanie świadczy o zrozumieniu faktycznego celu konwencji.
Zajęcia po godzinach, niesponsorowane przez firmę – wypad do dzielnicy rozrywki lub grupowe wyjście na tańce – to inna kwestia i ani delegat, ani jego współmałżonek nie powinni czuć się zobligowani do uczestnictwa. Tańce do świtu w najmodniejszym nocnym klubie mogą być niezapomnianym przeżyciem, ale mogą też mieć swoje konsekwencje następnego ranka, gdy trzeba pójść na zebranie lub konferencję.
Rozumie się samo przez się, że zebrania są najważniejszą rzeczą podczas każdej imprezy, dlatego też powinieneś wcześniej przygotować się (patrz także: „Przygotowanie do zebrania”, s. 112–113; „Uczestnictwo w zebraniu”, s. 116).
Sprawdź wcześniej agendę. Może okazać się, że temat, który jest twoją pasją stanowi główny punkt jednego z seminariów, więc zdecydujesz się w nim uczestniczyć. Zrób listę spraw, jakie chciałbyś omówić (nawet jeżeli tylko w części przeznaczonej na pytania i odpowiedzi) i przypomnij sobie wszelkie fakty i wyniki, wspierające kwestie, które zamierzasz poruszyć.
Jeżeli chciałbyś uzyskać odpowiedzi na pytania lub omówić określone zagadnienia, spisz je. Następnie powtarzaj tak długo, dopóki nie staną się zwięzłe. Nie przekonasz obecnych, rozwodząc się niejasno na jakiś temat przy mikrofonie, a na dodatek możesz przekręcić pytanie.
Dowiedz się jak najwięcej o głównych prelegentach, nie tylko czytając ich biografie w programie, lecz także pytając kolegów z pracy, czy mogą powiedzieć ci coś o ich osiągnięciach; pozwoli to na bardziej rzeczową rozmowę, jeżeli zostaniesz któremuś z nich przedstawiony.
IDENTYFIKATORY
Twój identyfikator przyczyni się do ogólnego wrażenia, jakie sprawisz. Te skromne, niewielkie plastikowe znaczki podlegają pewnym zasadom.
Przypnij plakietkę z nazwiskiem na piersi, po prawej stronie, około 4 cali poniżej barku. Takie umiejscowienie sprawia, że plakietka jest widoczna, gdy wymieniasz uścisk dłoni w trakcie przedstawiania się.
Nie noś identyfikatora poza salą, w której odbywa się zebranie. Najlepiej, jeżeli plakietki są tak małe, by z łatwością schować je do kieszeni lub torebki, gdy przechodzisz z zebrania na zebranie.
Nie pisz „Pan” lub „Pani” przed nazwiskiem na identyfikatorze. Można dodać tytuł zawodowy, taki jak „dr”, jeżeli użytkownikowi zależy na podkreśleniu swoich kwalifikacji.
Podczas imprez służbowych (nie towarzyskich), wypada umieścić stanowisko pod nazwiskiem: „Bryce Walker, kierownik produkcji”. O ile w zjeździe nie uczestniczą jedynie twoi współpracownicy, dodaj także nazwę firmy.
Gdy impreza trwa, przestrzegaj dwóch ważnych zasad: pierwsza i najbardziej oczywista, to konieczność przychodzenia na obowiązkowe zebrania, sesje lub szkolenia. Nawet jeżeli tematyką odbiegają od twojej codziennej pracy, musisz w nich uczestniczyć, ponieważ wydano pieniądze na twój przyjazd. Drugą zasadą jest punktualność. Spóźnianie się zakłóca spokój i przedstawia ciebie i firmę w negatywnym świetle – pamiętaj, nazwa przedsiębiorstwa widnieje na twoim identyfikatorze.
Rób notatki, ponieważ poleganie na protokołach, które zostaną rozdane później, to wielki błąd. Poza tym, protokolant może pominąć wiele istotnych uwag i spostrzeżeń.
PREZENTACJA
Możesz zostać poproszony o zorganizowanie prezentacji podczas imprezy. Wówczas nie tylko przekazujesz informacje, w kwestii których jesteś ekspertem, lecz również reprezentujesz swoją firmę. Dlatego też jakość prezentacji rzutuje bezpośrednio na ciebie i twoje miejsce pracy.
ĆWICZENIA. Poprzedź prezentację odpowiednią ilością prób. Jeżeli korzystasz z komputera, przetestuj cały sprzęt i zapamiętaj miejsca, w których będziesz przechodził do następnego slajdu.
KOREKTA. Sprawdź wszystkie materiały i slajdy czy są poprawne. Jeśli zrobisz błąd drukarski, ktoś ci go wytknie. Pamiętaj, teraz występujesz w roli eksperta, więc niech twoje materiały o tym świadczą.
PRZYJEDŹ WCZEŚNIE. Jeżeli musisz podróżować, zwłaszcza samolotem, zaplanuj przyjazd na dzień wcześniej. Nie tylko będziesz wypoczęty i gotowy do przeprowadzenia prezentacji, lecz nie będziesz musiał się już martwić, by przybyć na miejsce na czas.
BĄDŹ GOTOWY WCZEŚNIEJ. Przyjdź na miejsce prezentacji pół godziny wcześniej i podłącz urządzenia, by mieć pewność, że wszystko działa. Materiały możesz rozdać przed prezentacją lub ułożyć na stoliku i dać po wystąpieniu. Sprawdź także, czy mikrofon działa i nastaw odpowiednią głośność.
ZRÓB SOBIE PRZERWĘ. Przed rozpoczęciem prezentacji, zrób sobie pięciominutową przerwę i idź do łazienki. Obejrzyj się w lustrze. Weź kilka głębszych oddechów, uśmiechnij się szeroko do siebie i wróć do sali.
PODZIĘKUJ GOSPODARZOWI. Na początku prezentacji podziękuj gospodarzowi lub sponsorowi za zaproszenie. Pamiętaj, by podkreślić zasługi wszystkich, którzy pomagali ci przygotować wystąpienie, wymieniając ich imiona i nazwiska.
SPOSÓB PRZEMAWIANIA. Osoby przemawiające publicznie mają skłonność zarówno do przyspieszania, jak i zwalniania tempa przekazu. Mów wyraźnie i staraj się zainteresować uczestników, utrzymując z nimi kontakt wzrokowy. Mów głośno i z odpowiednią dykcją, aby przekonać ich do swoich koncepcji i ożywić prezentację. Zejdź z podium od czasu do czasu i gestami podkreślaj to, co masz do powiedzenia. Nie zapomnij się też uśmiechać.
SŁUCHAJ. Gdy ktoś zadaje pytanie lub robi uwagę, wysłuchaj tego, co ta osoba mówi i od razu udziel odpowiedzi. Jeśli jej nie znasz lub musisz uzyskać dodatkowe informacje, powiedz o tym i zdobądź je.
PODZIĘKUJ PUBLICZNOŚCI. Pod koniec sesji podziękuj publiczności za uczestnictwo. Podaj swoje dane kontaktowe i przygotuj się na późniejsze rozmowy z uczestnikami.
NAWIĄZYWANIE KONTAKTÓW
Imprezy poza miejscem pracy, szczególnie konwencje i targi, stwarzają doskonałą okazję do nawiązywania kontaktów. W czasie przerw postaraj się poznać ludzi z innych firm lub z innych oddziałów swojego przedsiębiorstwa. Możliwość spędzenia całego czasu z kolegami z własnego biura może okazać się kusząca, lecz jeżeli tak postąpisz, stracisz szansę na inne kontakty. Pamiętaj, sam fakt, że ty i nieznane ci osoby pracujecie dla tej samej firmy – lub w tej samej branży – oznacza, iż coś was łączy. Nigdy nie wiesz, czy przelotne pierwsze spotkanie nie rozwinie się pewnego dnia w cenną znajomość służbową (patrz także: „Przedstawianie”, s. 217–222).
Tłumy, transparenty, banery, muzyka, hałas – dominująca tam atmosfera może po pewnym czasie stać się męcząca i ważne jest, by wystawcy obsługujący stoiska zachowali spokój i traktowali nawet przypadkowych gości jak najlepszych klientów. Jako wystawca pamiętaj, że nie jesteś postrzegany jako jednostka, lecz reprezentujesz firmę.
POTENCJALNI KLIENCI
Na targach ludzie często wydają pospieszne sądy, gdy zatrzymują się przy stoisku. Przestrzegaj zatem zasad biznesowych w dwójnasób, prezentując swoje wyroby. Gdy spotykasz się z ewentualnymi nabywcami:
ubierz się tak, jakbyś spotykał się z ważnym klientem w biurze
zawsze stój, gdy rozmawiasz
wymieniaj uściski dłoni
okaż zainteresowanie
poświęć im swoją uwagę
Najtrudniejszą częścią twojej pracy jest równoczesne zajmowanie się kilkoma klientami w taki sposób, by żaden nie poczuł się urażony. Miej przygotowane wizytówki i skorzystaj z nich, aby od razu udobruchać gości, czekających na swoją kolej. Tak jak podczas rozmowy telefonicznej, gdy przełączasz kogoś na tryb oczekiwania, powiedz szybko: „Proszę mi wybaczyć” do osoby, z którą rozmawiasz, po czym zwróć się do drugiej, daj jej wizytówkę i powiedz: „Proszę chwileczkę zaczekać. Zaraz się panem zajmę”. Jeżeli zobaczysz, że któryś z kolegów na stoisku jest wolny, skieruj do niego potencjalnego klienta lub, jeżeli to możliwe, szybko umów się na spotkanie na późniejszą godzinę, ale tego samego dnia.
Nawet jeżeli rozmawiasz towarzysko z potencjalnym klientem, to nie najlepszy pomysł, by wciągać innego do rozmowy, chyba że intuicja podpowiada ci inaczej. Najlepszą taktyką jest poświęcenie niepodzielnej uwagi tylko jednej osobie. Ta sama zasada dotyczy pokazów wyrobów. Jeżeli ktoś stoi i obserwuje, to dobrze, ale powinieneś skierować swój pokaz do osoby, którą właśnie się zajmujesz. Jednocześnie wyjaśnij tej drugiej, że obsłużysz ją, gdy tylko skończysz.
INNI WYSTAWCY
Jeśli regularnie uczestniczysz w targach, niewątpliwie poznasz wielu wystawców z innych firm. Z pewnością będziesz chciał wybrać się gdzieś z nimi, więc gdy będziesz robić plany na wieczór, pamiętaj, że nie jesteś na zjeździe szkoły średniej. Im mniej czasu spędzisz na pogaduszkach ze starymi przyjaciółmi, tym więcej go zostanie na spotkania z potencjalnymi klientami.
Ze względu na kolegów ze stoiska,
Uwagi (0)