Vademecum dobrych obyczajów w biznesie - 1.Wizerunek biznesmena - Peggy Post (elektroniczna biblioteka txt) 📖
- Autor: Peggy Post
Czytasz książkę online - «Vademecum dobrych obyczajów w biznesie - 1.Wizerunek biznesmena - Peggy Post (elektroniczna biblioteka txt) 📖». Wszystkie książki tego autora 👉 Peggy Post
Pomyślne przeprowadzenie zebrania jest również obowiązkiem osób w nim uczestniczących. Pierwszym krokiem, jaki nakazuje dobre wychowanie, jest odpowiedź na zaproszenia na wszelkie zebrania, bez względu na to, czy obecność na nich jest obowiązkowa, czy nie. Gdy otrzymasz zawiadomienie, sprawdź czy nie koliduje z rozkładem twoich zajęć i odpowiedz. Nawet jeżeli zaproszenie nie wymaga odpowiedzi, zrób to; krótka rozmowa telefoniczna zazwyczaj wystarczy. Jeśli nie możesz pójść na fakultatywne zebranie, wytłumacz dlaczego (zwłaszcza, gdy kolidują z nim twoje obowiązki zawodowe). Organizator zebrania zrozumie, że twoja nieobecność jest usprawiedliwiona; może także przełożyć zebranie na bardziej dogodny termin.
BRANIE UDZIAŁU W ZEBRANIU
Jeżeli możesz pójść na zebranie, przygotuj się do niego. Przeanalizuj agendę i ustal, co możesz zrobić, by włączyć się do dyskusji. Jeśli nie otrzymasz agendy lub twoje zaproszenie nie zawiera szczegółów zebrania, zapytaj organizatora, co możesz zrobić, by przygotować się i jakie materiały powinieneś przynieść. Aby nie sugerować niedbałości organizatorowi, który nie załączył agendy, sformułuj pytanie tak, jakby zależało ci na dyskrecji: „Chcę się jedynie upewnić, czy będę na bieżąco”.
NIE MOŻESZ UCZESTNICZYĆ?
Kiedy nie możesz uczestniczyć w zebraniu zwołanym na ostatnią chwilę, poinformuj o tym bezzwłocznie organizatora. Możesz wysłać na zebranie zastępcę, ale zawsze ustal to najpierw z osobą odpowiedzialną za organizację spotkania. Zainteresuj się zebraniami, które opuściłeś. Dowiedz się, co się na nich działo i czy przydzielono ci jakieś zadanie. Jeżeli możesz, postaraj się o szczegółowe sprawozdanie z jego przebiegu.
NIE ZOSTAŁEŚ ZAPROSZONY?
Nie interpretuj braku zaproszenia jako afrontu. Być może organizator po prostu uważał, że lepiej spożytkujesz swój czas zajmując się czymś innym, albo że decyzje podejmowane są na wyższym szczeblu niż twój. Jeśli jesteś w zażyłych stosunkach z przełożonym, zapytaj go, dlaczego nie zostałeś zaproszony; jeżeli była to pomyłka, twój zwierzchnik będzie najbardziej odpowiednią osobą, by ją skorygować. Bez względu jednak na przyczynę, nie przejmuj się i nigdy nie staraj się wkręcić na zebranie. Wykluczenie to chwilowe rozczarowanie, a zyskanie reputacji manipulatora o nieprzyjemnym usposobieniu powoduje długotrwałe konsekwencje.
Przychodź punktualnie – nie za wcześnie i oczywiście nie za późno. Rannego ptaszka większość specjalistów ds. zebrań przestrzega, aby nie przychodził wcześniej niż kilka minut przed rozpoczęciem. Organizator, być może zajęty ostatnimi przygotowaniami lub załatwianiem innych spraw przed rozpoczęciem zebrania, zostanie zmuszony do przerwania pracy i powitania przybyłych wcześniej gości.
PRZYCHODZENIE ZA PÓŹNO
Czasami nie można uniknąć spóźnienia, bez względu na to, czy zebranie odbywa się w firmie, czy w innym miejscu. Jeżeli wiesz, że się spóźnisz, poinformuj o tym organizatora spotkania jak najwcześniej; może zechcieć zmienić porządek zebrania, jeśli twoja obecność jest w pewnym jego momencie wymagana. Gdy powiadomisz go wcześniej, może ustawić dla ciebie krzesło w takim miejscu, abyś nie zakłócił porządku zebrania. Jeżeli jesteś spóźniony i jedziesz na zebranie, zadzwoń. Jeśli nie możesz, postaraj się dotrzeć jak najszybciej.
Kiedy wchodzisz na trwające już spotkanie, zrób to w najbardziej dyskretny sposób. Wejdź, przeproś króciutko, nie przeszkadzając nikomu (wytłumaczysz się po zakończeniu zebrania) i zajmij swoje miejsce. Miej wszystko pod ręką (pióro czy notes) gdy wchodzisz do pokoju. I co najważniejsze, nie wprowadzaj zamieszania, nie szeleść papierami, nie otwieraj ani nie zamykaj z trzaskiem teczki, nie zdejmuj płaszcza czy marynarki, nie przynoś kawy, nie szepcz do sąsiada. Spojrzyj na wydrukowany plan, by zorientować się w przebiegu zebrania.
Jeśli oficjalna prezentacja już trwa, w czasie kiedy przybywasz, możesz poczekać z wejściem do przerwy albo wślizgnąć się do środka sali. Spóźnienia są zmorą dla mówców, ponieważ niewątpliwie przeszkadzają audytorium i przerywają tok prezentacji.
INNE KWESTIE ZWIĄZANE Z CZASEM
Nawet najlepiej zaplanowane zebranie może się przedłużyć, więc dobrze jest uwzględnić tę ewentualność we własnym harmonogramie. Dołóż dodatkowe dwadzieścia czy trzydzieści minut i nie umawiaj się z nikim, opierając się na planowanej godzinie zakończenia.
Jeżeli musisz wyjść wcześniej z zebrania lub zgodnie z harmonogramem, uprzedź o tym organizatora. Możesz otrzymać takie miejsce siedzące, abyś nie przeszkadzał innym, gdy będziesz wychodził.
BURZA MÓZGÓW
Wiele firm organizuje burze mózgów, a te pełne życia spotkania kierują się własną etykietą. Mogą to być narady w biurze, gdzie wstawia się dodatkowe krzesła, jak i trzydniowe zebrania poza firmą, podczas których grupy trzymają się ustalonego harmonogramu, a następnie relacjonują lub dokonują prezentacji pomysłów.
O czym powinieneś pamiętać?
Pojęcie „wszystko jest dozwolone” odnosi się do pomysłów, nie manier. Chociaż burza mózgów nie ma na szczęście określonej formy, mówienie jeden przez drugiego i przerywanie innym nie przyczynia się do oryginalności koncepcji ani nie tworzy nowych. Jeżeli wpadniesz na jakiś pomysł, zanotuj go i zaczekaj, aż nadarzy się okazja do rozmowy.
Nie komentuj pomysłów innych słowami: „Już to przerabialiśmy”. Nigdy też nie staraj się zdyskredytować żadnego pomysłu, choćby najbardziej dziwacznego. Pamiętaj, że burza mózgów to forum dla zwariowanych koncepcji, które w końcu zostaną przekształcone w całkiem atrakcyjne. Jednak, jeżeli czyjś pomysł jest tak nieprzemyślany, że aż absurdalny, nie pozostawaj obojętny. Gdy będziesz wykazywał jego braki, zacznij od pozytywnych cech, a następnie przejdź do sposobu, w jaki go ulepszyć.
Jeśli grupa musi pracować indywidualnie przy wspólnym stole, by zapisać swe pomysły na papierze lub na płycie celem prezentacji, staraj się nie rozpraszać niczyjej uwagi. Przynoszenie jedzenia (chrupiącego w szczególności) może nie tylko obniżyć poziom koncentracji innych osób, lecz także je zdenerwować.
Jeżeli masz większe zdolności literackie niż inni, zaproponuj, że sprawdzisz ich pracę, ale jedynie wtedy, gdy stwierdzą: „Nie potrafię tego zrobić! Jestem inżynierem, nie pisarzem!”.
Uwaga dla liderów burzy mózgów. Jeżeli zebranie odbywa się poza firmą, a sprzęt do przetwarzania tekstów jest inny niż ten w pracy, zadbaj o to, aby personel techniczny był na miejscu.
Jeśli miejsca nie zostały wyznaczone, pozwól kluczowym uczestnikom zająć je w pierwszej kolejności i potem usiądź w pobliżu. Nie kieruj się w stronę stołu konferencyjnego, jeśli nie jesteś prowadzącym. Dobry organizator powie każdemu, gdzie ma usiąść, ale jeśli porządek miejsc jest niejasny, zapytaj prowadzącego, gdzie chciałby siedzieć. Nawet jeśli jesteś ważnym gościem (na przykład klientem na prezentacji biznesowej), zapytaj prowadzącego spotkanie o miejsce; mogą być różne powody, dla których zostaniesz usadzony na innym miejscu niż u szczytu stołu. Podczas seminarium lub przy dowolnej aranżacji miejsc, znajdź takie, z którego będziesz dobrze widział i słyszał. Gorsze zostaw spóźnialskim.
Bez względu na to, czy talent organizacyjny osoby przygotowującej zebrania jest nadzwyczajny, czy kiepski, nie zaproszono cię po to, żebyś siedział z założonymi rękoma. Twoje aktywne uczestnictwo jest konieczne. Jeżeli jesteś dobrze przygotowany i uważnie śledzisz przebieg zebrania, nie powinieneś mieć żadnych problemów. Jeśli pytają cię o zdanie, wyraź je. Gdy masz pomysł, przedstaw go. Kiedy potrzebujesz dodatkowych informacji czy wyjaśnień, poproś o nie.
Są chwile, gdy trzeba być cicho. Na przykład twój dział namawia żarliwie przyszłego klienta na zrobienie jakiegoś interesu. Chociaż atmosfera zebrania jest zwyczajna i swojska, niczym na wiejskiej zabawie, każdy krok został zaaranżowany i przećwiczony. Ty i inni członkowie zespołu otrzymaliście określone role w tej prezentacji. To nie jest okazja, by mówić poza kolejnością lub wychodzić z niesprawdzonymi pomysłami.
Większość spotkań czerpie energię z pełnego uczestnictwa zgromadzonych osób; nie chcesz chyba wyróżniać się na tle innych.
Zostaw pager, telefon komórkowy, zegarek z timerem i wszystko, co może włączyć się głośno i nieoczekiwanie. Zjedz coś przed zebraniem, by zapobiec burczeniu w brzuchu. Jeżeli masz asystenta/kę, poinformuj ich (lub recepcjonistkę w biurze, w razie potrzeby), że będziesz na spotkaniu do określonej godziny i w jakich okolicznościach, o ile takowe istnieją, można ci przeszkodzić.
Poczekaj do końca zebrania, by pozbierać swoje rzeczy, a następnie wyjdź. Podziękuj uprzejmie prowadzącemu i, o ile nie zaplanowano jakiejś imprezy po spotkaniu, wyjdź jak najszybciej. Masz inne sprawy biznesowe do załatwienia, pozostałe osoby również. Jeżeli na zebraniu był prelegent i chciałbyś zamienić z nim słowo, weź pod uwagę jego ograniczenia czasowe. Jeśli masz pytania, na które nie uzyskałeś odpowiedzi podczas prezentacji, lepiej napisać do niego, przypomnieć, gdzie i kiedy spotkaliście się i poprosić o odpowiedź w dogodnym dla niego czasie.
Po zebraniu uczestniczące w nim osoby powinny rozpocząć realizację przydzielonych im zadań. Możesz je wyjaśnić z prowadzącym zebranie, chociaż powinieneś otrzymać notatkę z potwierdzeniem lub podsumowaniem. Podziękowania nie są w tej sytuacji odpowiednie, lecz miło jest pochwalić organizatora przy pierwszej, nadarzającej się sposobności. Noty lub pisma z podziękowaniem można napisać przy okazji dużych konferencji, seminariów i oficjalnych zebrań, łączących się z działaniami na niwie towarzyskiej, jak i nieoficjalnych zebrań, takich jak lunch, na który zaprosił nas klient.
Jeśli zostaniesz kiedykolwiek poproszony o wygłoszenie przemówienia, nie musisz brać w nim udziału osobiście, a jedynie przekazywać swoją wiedzę z podium. O ile nie masz doświadczenia w wystąpieniach publicznych, powinieneś wiedzieć, że nie tylko treść przemowy jest ważna, ale i forma, bez względu na wagę zebrania, na którym masz wystąpić.
Po pierwsze, musisz dokładnie przemyśleć powierzone ci zadanie. Jaki jest jego temat? Czy jesteś jedynym, czy jednym z wielu prelegentów? Czy istnieją szczególne kwestie, które powinieneś poruszyć? Czy istnieją problemy lub sytuacje, których powinieneś być świadom? (twój niezawodny dowcip o dyrektorze naczelnym i łożu śmierci nie spodoba się, jeżeli firma, która cię zaprosiła, właśnie straciła uwielbianego prezesa).
Znana jest historyjka o pewnym szefie kuchni, który został zaproszony (i nieźle mu za to zapłacono), by wystąpić na wiosennym lunchu zorganizowanym przez prominentną, żydowską organizację kobiecą. Przemawiał z namaszczeniem do zebranych, prowadząc przesadną prezentację na temat planowania zajęć wielkanocnych i przygotowania doskonałej świątecznej szynki! To ekstremalny przykład niedbałego przygotowania, pokazuje jednak jedną z typowych wpadek zdarzających się podczas publicznej przemowy.
ZEBRANIA ELEKTRONICZNE
Telekonferencje i wideokonferencje są jednym z wynalazków naszej epoki. Umożliwiają ludziom przebywającym w różnych miejscach i strefach czasowych bezpośrednią komunikację audiowizualną lub komunikację głosową w czasie rzeczywistym. Jednak większość elektronicznych konferencji wymaga pewnej przezorności.
Po pierwsze, najważniejsza jest synchronizacja czasowa i powiadomienia. Musisz zdawać sobie sprawę z różnicy czasu, gdy planujesz konferencję – 15.00 może być idealną porą dla ciebie, lecz nie dla twoich kolegów w Londynie, bo tam wtedy jest 22.00. Upewnij się, że wszyscy uczestnicy zostaną powiadomieni i potwierdzą swoją gotowość. Jeżeli będą potrzebne określone materiały, wyślij je wcześniej i uzyskaj potwierdzenie odbioru. Sprawdź też sprzęt konferencyjny; jeśli nie radzisz sobie z technologią, zarezerwuj miejsce poza firmą, gdzie specjaliści zorganizują tę konferencję. Przygotuj się także na najgorsze: plan B, gdy połączenie telefoniczne zostanie przerwane w środku zebrania lub stracisz łączność z którąś ze stron. Dobrze jest zapewnić drugą linę telefoniczną, by w razie konieczności móc porozmawiać w tradycyjny sposób.
Ponieważ zamiejscowe konferencje są drogie, miej przygotowaną agendę i trzymaj się jej. Koncentruj się na wybranym temacie czy zagadnieniu; zebranie elektroniczne nie jest zasadniczo najlepszym miejscem dla burzy mózgów czy luźnej dyskusji. Jeżeli korzystasz z dużych ekranów, pomoce wizualne mogą być bardzo skuteczne, lecz nie oczekuj, że koledzy, którzy mają standardowe ekrany w swoich komputerach, odcyfrują skomplikowane wykresy dotyczące tempa wzrostu, ustawione przed kamerą. Zakończ zebranie punktualnie i nie przeciągaj pożegnań (patrz także: „Korzystanie z mikrofonu, s. 72).
Mówca powinien zasięgnąć informacji o zapraszającej go grupie oraz o miejscu wydarzenia. Jak liczne będzie audytorium i jaki będzie jego skład? Jakie są zainteresowania słuchaczy? Jakie są charakterystyczne cechy biznesu, jakiejś organizacji czy miejsca działania? Uważny mówca może zdobyć przyjaciół i wpływać na ludzi, jeśli dostosuje wystąpienie – nawet standardowe – do lokalnych warunków.
Jednocześnie, powinieneś przekazać organizatorom wszelkie niezbędne informacje. Co
Uwagi (0)