Vademecum dobrych obyczajów w biznesie - 1.Wizerunek biznesmena - Peggy Post (elektroniczna biblioteka txt) 📖
- Autor: Peggy Post
Czytasz książkę online - «Vademecum dobrych obyczajów w biznesie - 1.Wizerunek biznesmena - Peggy Post (elektroniczna biblioteka txt) 📖». Wszystkie książki tego autora 👉 Peggy Post
Postaraj się zapraszać uczestników z maksymalnym wyprzedzeniem – przynajmniej jednotygodniowym w przypadku zebrań w firmie oraz dwu lub czterotygodniowym na oficjalne zgromadzenia. Pamiętaj także, że im dłuższe zebranie, tym więcej zmian w harmonogramach uczestników. Jeżeli zaproszone przez ciebie osoby będą przyjeżdżać z odległych miejscowości, trzeba je zawiadomić na cztery do sześciu tygodni wcześniej.
Poza nieformalnymi zebraniami, w wypadku większości z nich, musisz dołączyć do zaproszenia agendę zebrania. Możesz dołączyć także listę uczestników. Takie listy powinny być wysyłane z wyprzedzeniem w przypadku dużych, profesjonalnych konferencji i zebrań międzynarodowych. Zapewnij funkcjonowanie pewnego rodzaju mechanizmu odpowiadania
– umieść swoje nazwisko i numer telefonu na nieoficjalnym powiadomieniu, a do oficjalnego zaproszenia dołącz adnotację RSVP lub kartę odpowiedzi. Dobrym pomysłem jest prośba o odpowiedź do określonej daty, tak abyś mógł zmienić termin zebrania, gdyby zbyt wiele zaproszonych osób nie mogło w nim uczestniczyć. Aby zapewnić dobrą frekwencję, ty lub twoja asystentka powinniście dzień wcześniej potwierdzić zebranie telefonicznie i przypomnieć uczestnikom o godzinie, miejscu i wszelkich materiałach, które muszą ze sobą wziąć.
Obecnie wiele firm korzysta z programu ułatwiającego planowanie zebrań. Gdy wpiszesz nazwisko uczestnika, godzinę, datę i czas trwania zebrania, program pokaże ci, czy harmonogramy są kompatybilne. Można wysyłać zaproszenia i odpowiedzi za pomocą takiego oprogramowania, a elektroniczny zapis uniemożliwi stwierdzenie, iż nie wiedziało się o zebraniu.
KOGO POWINIENEŚ ZAPROSIĆ?
Gdy opracowujesz listę uczestników (czy to z firmy, czy klientów – lub jednych i drugich), zastanów się, kto pomoże ci osiągnąć założony cel. Nie ulegaj pokusie, aby zaprosić kogokolwiek innego, lecz przemyśl listę dokładnie, tak abyś nie pominął przez nieuwagę kluczowych uczestników. Krótko mówiąc, forma zebrania całkowicie zależy od jego celu. Gdy jest on wyraźnie określony, kandydatury nasuwają się same; zaproś tych, którzy pomogą ci osiągnąć to, co zamierzyłeś.
OSOBY NIEUCZESTNICZĄCE W CAŁYM ZEBRANIU
Możesz zaplanować, iż pewne osoby będą uczestniczyć jedynie w części zebrania. Przykład – kierownik działu reklamy zwołuje zebranie, które potrwa cały ranek, aby przedyskutować plan kreatywnych działań w związku z nowym klientem. Zaprasza więc przedstawicieli działu mediów na pierwszą godzinę zebrania, potem zarządza przerwę na kawę i przekąski, w czasie której osoby te mogą wyjść w uprzejmy sposób. Taki podział umożliwia zapracowanym osobom uczestniczenie w zebraniu wtedy, gdy ich obecność jest niezbędna, bez konieczności pozostawania na nim po tym, jak odegrali już swoje role.
Nawet w czasie nieoficjalnych zebrań załogi musisz przygotować agendę zebrania. W zależności od celu zebrania i kultury firmy, może to być lista tematów, które lider zapisał w notatniku, jak i wydrukowane kopie dla wszystkich uczestników, ze szczegółową agendą zebrania.
Niektórzy planiści zalecają sporządzenie list ze sprawami, które muszą zostać załatwione najpierw (podejmowanie decyzji i rozwiązywanie problemów), aby mieć pewność, iż uczestnicy przybędą punktualnie. Inni wolą najpierw zaplanować dyskusję, a potem przejść do podejmowania decyzji. Bez względu na to, jak zorganizujesz swoje zebranie, musisz zarezerwować odpowiednią ilość czasu na jego końcu na podsumowanie – streszczenie punktów dyskusji, objaśnienie przydziału zadań, przeanalizowanie decyzji, ustalenie terminów i (pamiętaj, że wyłącznie w razie potrzeby) zaplanowanie kolejnego zebrania.
WSKAZÓWKA. Jako lider zebrania miej własny plan, zawierający pozycje, które koniecznie trzeba wziąć pod uwagę. W miarę trwania zebrania, tak kieruj procedurą, aby zrealizować wszystko, co musi być zrobione, zanim kluczowy uczestnik nie opuści zebrania.
Gdy ustalisz plan, będziesz mógł dokładnie ocenić ilość czasu potrzebnego na każdy jego punkt. Nic jednak z niego nie wyjdzie, jeżeli spotkanie będzie za długie; nie można oczekiwać od nikogo, by siedział na zebraniu dłużej niż półtorej godziny.
Kiedy masz już listę zaproszonych osób i plan zebrania, możesz ustalić godzinę i miejsce spotkania. Liczba uczestników, format i styl zebrania (zwykłe lub oficjalne, zamknięte lub otwarte) pomogą ci zaplanować rozmiary pomieszczenia i sposób jego umeblowania. Jeżeli jest to zwykłe informacyjne zebranie dla pracowników, możesz zgromadzić dużo osób w małym pokoju na pięć czy dziesięć minut i poprosić ich, bez skrępowania, aby stali. Jeśli planujesz całodzienne seminarium, potrzebny ci będzie pokój z wygodnymi stołami i krzesłami oraz mnóstwem wolnej przestrzeni. Zarezerwuj pomieszczenie na zebranie i potwierdź rezerwację z dużym wyprzedzeniem; wiele zebrań zaczynało się w żenujący sposób, ponieważ zaproponowane miejsce spotkania było już zajęte.
Gdy wyznaczasz czas zebrania, weź pod uwagę harmonogramy jego uczestników. Piątek po południu to zazwyczaj fatalna pora, ponieważ „duch” pracowników ma już weekend, nawet jeżeli ich ciała nadal tkwią na krzesłach. Dostosuj się również do rytmu miejsca pracy. Czy twoi współpracownicy są najbardziej zmęczeni rano? Wtedy spotkajcie się po południu. Im więcej osób zaproszonych na zebranie, tym trudniejsze ułożenie harmonogramu. O ile możesz nie być w stanie uzgodnić godziny rozpoczęcia ze wszystkimi osobami, powinieneś przynajmniej ustalić ją z kluczowymi uczestnikami (łącznie z prelegentami), zanim ułożysz program spotkania, aby wykluczyć najmniej dogodną porę.
Ostatni etap planowania zebrania służbowego to zastanowienie się nad jego przebiegiem. Weź pod uwagę temat zebrania, uczestników i własne doświadczenie. Spróbuj wyobrazić sobie wszystkich zebranych razem w miejscu spotkania. Jakie interakcje będą zachodzić między nimi? Co będzie się działo? Czy wizja zebrania spełnia twoje oczekiwania? Co podniesie jego efektywność? Możesz wykorzystać techniki, których nauczyłeś się gdzie indziej, aby zaktywizować uczestników, na przykład odegranie scenki może pomóc ludziom z działu sprzedaży uświadomić sobie ukryte problemy związane z obsługą klienta.
Postaraj się antycypować problemy, które mogą zahamować przebieg zebrania. Czy ta długa prezentacja danych statystycznych jest naprawdę potrzebna? A może wystarczą wydrukowane ulotki i krótkie podsumowanie? Sprawdź agendę zebrania, aby mieć pewność, że nie zaplanowałeś za dużo; w razie potrzeby, agendę możesz zawsze skorygować, zanim zacznie się zebranie.
Jakie materiały musisz zapewnić? Pamiętaj o dostarczeniu wystarczającej ilości kopii agendy. Pamiętaj także, aby dać wszystkim uczestnikom kopie wszelkich niezbędnych i podstawowych informacji, protokołów z poprzednich zebrań, sprawozdań z badań. Dla wygody uczestników możesz przygotować oznakowane skoroszyty.
Spróbuj dowiedzieć się czegoś o każdej osobie, którą zaprosiłeś na zebranie – szczególnie, gdy zapraszasz nieznających się wzajemnie ludzi lub takich, z którymi nigdy nie pracowałeś. Zebrania często zaczynają się od wzajemnych prezentacji, wtedy musisz odegrać rolę swoistego katalizatora, wprawiającego zebranie w ruch. Bądź tak przygotowany, by wzajemne prezentacje upłynęły w przyjacielskiej i uprzejmej atmosferze.
POTRZEBY OSÓB NIEPEŁNOSPRAWNYCH
Jeżeli którykolwiek z uczestników zebrania jest osobą niepełnosprawną, zwróć szczególną uwagę na miejsca siedzące. Przed zebraniem upewnij się, czy należy pomieszczenie w jakiś sposób przystosować, np. zarezerwować miejsca siedzące blisko kontaktów dla osób, korzystających z elektrycznego wyposażenia. Uczestnicy, którzy są głusi lub niedosłyszący, muszą siedzieć w takim miejscu, z którego będą dobrze widzieć mówcę i tłumacza lub osobę dokonującą transkrypcji, jeśli taka będzie na zebraniu. Gdy uczestnikiem będzie osoba na wózku inwalidzkim, zastanów się, jak będzie jej najłatwiej poruszać się w pomieszczeniu. W razie potrzeby usuń krzesła, by mogła sobie wybrać odpowiednie miejsce i zapewnij jej swobodny wjazd i wyjazd z pokoju. Wykorzystywane środki wizualne będą stanowić barierę dla osób niedowidzących lub niewidomych; upewnij się, czy osoba siedząca obok jest przygotowana, aby cicho opisać te materiały tak, by osoba niewidoma nie czuła się pominięta.
Największym błędem, jaki organizator może popełnić, jest założenie, iż dobrze zaplanowane zebranie ułoży się samo. To jakby założyć, że jeżeli obierzesz jarzyny, a wołowinę pokroisz w kostkę, to gulasz zrobi się sam. Prowadzenie zebrania jest analogiczne do pracy szefa kuchni, przygotowującego wystawne danie; trzymając się przepisu, przygotowujesz składniki, nastawiasz temperaturę, mieszasz wszystko, żonglujesz garnkami i patelniami, gotujesz przez odpowiedni czas i na końcu wykładasz gotowe danie na talerz.
Cztery podstawowe czynności sprawią, że zebranie przebiegnie bez zakłóceń:
ZACZNIJ PUNKTUALNIE. Spóźniony start nadaje niefortunny ton, sygnalizując uczestnikom, iż nie panujesz nad sytuacją oraz że nie masz poszanowania dla ich harmonogramów.
KONTROLUJ PRZEBIEG ZEBRANIA. Każde zebranie obfituje w okazje do przejścia na interesujące, lecz nie mające z nim związku tematy. Twoim zadaniem jest dopilnowanie, by przebieg zebrania pokrywał się z agendą. Bądź uprzejmy, ale stanowczy: „To bardzo interesujący punkt widzenia, Sarah. Chciałbym porozmawiać z tobą na ten temat po zebraniu. Teraz jednak wolałbym pozostać przy kwestii...”.
ZACHĘCAJ DO UCZESTNICTWA. Zwracaj uwagę, które osoby zabierają głos, a które nie. Niektórzy ludzie powstrzymują się od komentarzy, dopóki nie wyrobią sobie poglądów na całokształt zagadnienia, więc nie naciskaj na nich. Czasami może okazać się konieczne, by innych – szczególnie młodszych pracowników lub nowe osoby w twojej grupie – wciągnąć do dyskusji.
KOŃCZ PUNKTUALNIE. Jeżeli potrafisz konsekwentnie zrealizować ten prosty, choć trudno osiągalny cel, koledzy będą ci bardzo wdzięczni.
POSTĘPOWANIE Z TRUDNYMI UCZESTNIKAMI
Są na każdym zebraniu – menedżer, który jest szczęśliwy tylko wtedy, gdy zdominuje dyskusję; kierownik działu, który nie trzyma się tematu; wszystkowiedzący, który nie może się powstrzymać, by nie udowodnić, jak nadzwyczajnie rozumie fakty; „adwokat diabła”, który musi zanegować każdy nowy pomysł; osoba, która zawsze wszystkim przerywa; czy wieczny spóźnialski. Nie możesz ich zmienić, więc musisz z nimi postępować najlepiej, jak potrafisz.
„Dominujący”, „wszystkowiedzący” i „adwokat diabła” zazwyczaj rozkwitają w trakcie otwartych dyskusji, lecz możesz im przeszkodzić, kierując pytania do innych lub, w razie potrzeby, przerywając im. Zastopuj „przerywającego” uwagą: „Czy możesz poczekać do momentu, gdy przyjdzie czas na pytania i odpowiedzi?” oraz „Uważam, że pani Rodriguez trafiła w samo sedno. Pozwólmy jej dokończyć”. W przypadku osoby, która psuje nowe pomysły, zwykłe napomnienie wystarczy: „Tom, pozwól, że poznamy najpierw wszystkie koncepcje, bez względu na to, czy są realne czy nie, i rozważymy wszelkie za i przeciw, zanim odrzucimy którąkolwiek z nich. Dziękuję”. Wieczny „spóźnialski” nie stanowi problemu, jeżeli wślizgnie się po cichutku i przeprosi później. Natomiast jeśli wejdzie, usprawiedliwiając się w wymyślny sposób, daj mu znak, z nadzieją, że zrozumie twój sygnał. Niektórzy organizatorzy zebrań radzą sobie ze spóźnialskimi stosując nieskomplikowane środki doraźne, takie jak zamknięcie drzwi na klucz w momencie rozpoczęcia zebrania.
Problem w tym, że całkowita kontrola nad złymi nawykami uczestników nie jest możliwa. Możesz jednak zachowywać się uprzejmie, ale stanowczo w stosunku do uciążliwych uczestników i w trudnych sytuacjach, aby zebranie przebiegało bez zakłóceń. Nawet jeżeli twoje wysiłki spełzną na niczym, inni dostrzegą, że rozumiesz problem i starasz się rozwiązać go w granicach zwyczajowej uprzejmości.
Pozostaw wystarczająco dużo czasu pod koniec zebrania na zamierzone podsumowanie. Jest to szansa, by określić, w uporządkowany sposób, co zostało osiągnięte w trakcie spotkania i objaśnić zadania i obowiązki. Pozwoli ci ono także:
Przedstawić podstawowy plan działania, łącznie z terminami wykonania przydzielonych zadań oraz termin lub terminy przyszłych zebrań.
Zająć się końcowymi pytaniami (nie rozpoczynaj jednak nowej dyskusji w tym momencie).
Podziękować wybranym gościom i uczestnikom.
Jeżeli zebranie miało gwałtowny lub nieprzyjemny przebieg, w końcowym wniosku możesz załagodzić sytuację. Nawet najmniejsze, zwyczajne zebrania wymagają podsumowania, tak aby opuszczający je uczestnicy dokładnie rozumieli, czego się od nich oczekuje.
Rozsądnym posunięciem jest, aby dzień lub dwa po zebraniu wysłać podsumowanie lub listy do wszystkich uczestników. Twoje pismo powinno zawierać szczegóły przydzielonych zadań i harmonogramów oraz potwierdzenia wszelkich oficjalnych decyzji lub głosowań. W większości przypadków, sama notatka stanowi wystarczające podziękowanie, lecz możesz wystosować oficjalne listy dla prelegentów, specjalnych gości i wszystkich tych, którzy przyczynili się do sukcesu zebrania.
Ponadto, sam oceń zebranie. Bądź bezwzględnie uczciwy. Czy w jego trakcie osiągnąłeś to, co zamierzałeś? Jeżeli nie, to dlaczego? Czy agenda była wadliwa? Czy straciłeś kontrolę w którymkolwiek momencie? Czy zaprosiłeś odpowiednie dla twoich celów osoby? Czy na zebraniu panowała zbyt sztywna lub nadmiernie swobodna atmosfera? Czy pojawił się problem, który powinieneś przewidzieć, ale tego nie zrobiłeś?
Zbyt wielu menedżerów trzyma się kurczowo schematu zebrania, zamiast uczyć się na własnych błędach. Jeżeli dokonasz analizy każdego, przeprowadzonego przez
Uwagi (0)