Vademecum dobrych obyczajów w biznesie - 1.Wizerunek biznesmena - Peggy Post (elektroniczna biblioteka txt) 📖
- Autor: Peggy Post
Czytasz książkę online - «Vademecum dobrych obyczajów w biznesie - 1.Wizerunek biznesmena - Peggy Post (elektroniczna biblioteka txt) 📖». Wszystkie książki tego autora 👉 Peggy Post
Zaakceptuj fakt, iż twój szef rządzi.
Wykonuj swoją pracę dobrze i na czas.
Gdy rozpoczynasz nową pracę lub obejmujesz nowe stanowisko w swojej firmie, podstawowym wyzwaniem jest poznanie zakresu obowiązków. Abyś był w pełni efektywny, musisz także dowiedzieć się, jaki sposób działania ma twój nowy przełożony. Różni szefowie mają odmienne strategie – twój poprzedni kierownik chciał, aby dostarczano mu pisemne sprawozdania z realizacji projektu, punktualnie pod koniec każdego tygodnia; nowy woli ustne uaktualnienia i jedynie okazjonalnie prosi o raport na piśmie. Poprzedniego dyrektora bawiła twoja kolekcja gumowych krokodyli na biurku, nowemu nie podobają się zagracone boksy. Gdy przychodzisz do nowej pracy, bądź otwarty na pomysły szefa i elastyczny; pamiętaj, że nie ma jedynego, absolutnie słusznego sposobu prowadzenia biura.
Jeżeli będziesz obserwował współpracowników i ich interakcje z przełożonym, szybko poznasz jego najbardziej charakterystyczne cechy. Nie wahaj się zadawać pytań, ponieważ zakres obowiązków powie ci jedynie, czego wymaga się od ciebie, a nie, jak to zrobić. Jeśli szefa nie ma, to doskonały moment, by porozmawiać z kolegami o biurowych procedurach. Upewnij się jednak, że twoje pytania nie zawierają ukrytej krytyki. W szczególności zaś unikaj mówienia: „W mojej poprzedniej pracy szef nigdy nie tolerowałby...”.
STOSUNKI Z SZEFEM
Szczerze mówiąc, to ty jesteś bardziej odpowiedzialny za sposób, w jaki układasz stosunki z przełożonymi, niż oni. Ich zadaniem jest kierowanie firmą tak, by praca została wykonana w najbardziej produktywny i opłacalny sposób. Ambicje i cele są twoją prywatną sprawą. Co zrobić, by jak najlepiej wykorzystać relacje z szefami? To wyzwanie, przed którym stoją wszyscy pracownicy.
MÓW GŁOŚNO I PRZEDSTAWIAJ POMYSŁY. Szefowie na ogół są przychylni nowym ideom swych podwładnych.
BĄDŹ PRZYGOTOWANY. Przełożeni potrafią dostrzec różnicę między tymi, którzy wyskakują jak Filip z konopi, a tymi, którzy odrobili swoją lekcję.
NIE MARNUJ CZASU SZEFA. Bądź dokładny i konkretny. Przygotuj dokumenty, załączniki i kopie istotnych dokumentów. Nie tylko oszczędzisz czas kierownika, lecz także udowodnisz, że jesteś osobą zorganizowaną.
SZUKAJ PROBLEMÓW, KTÓRE POTRAFISZ ROZWIĄZAĆ. Szefowie patrzą łaskawym okiem na pracowników wykazujących się inicjatywą.
PROŚ O POMOC, JEŻELI JEJ POTRZEBUJESZ. Większość szefów lubi uczyć swoich pracowników i udzielać im wskazówek. Poproszenie dyrektora o pomoc nie jest oznaką słabości; to wyrażenia uznania dla jego bardziej rozległej wiedzy i doświadczenia.
BĄDŹ CZŁONKIEM ZESPOŁU. Być może to truizm, ale szefowie wolą kierować spójnym zespołem, a nie zbieraniną egoistycznych indywidualistów. Primadonny mogą być ludźmi sukcesu, lecz wielu szefów uważa, że grupa solidnych pracowników okaże się w końcu bardziej wydajna niż nawet najbardziej wyniosła gwiazda.
OKAZUJ APROBATĘ. Przyjmuj ostateczne decyzje szefa z uprzejmością, nawet jeżeli są sprzeczne z twoimi poglądami.
CZTERY KLUCZE DO WSPIERANIA TWOJEGO SZEFA
Bądź spostrzegawczy. Jeżeli zauważysz, że twój szef ma masę sprawozdań, które musi przeczytać przed ważnym zebraniem, zaoferuj mu pomoc i streść jedno lub dwa.
Chwal go. Raz na jakiś czas, gdy zrobi coś, co wzbudzi twój podziw, powiedz mu o tym: „Fantastycznie poradził sobie pan z tym klientem. Nie tylko załagodził pan sytuację, ale jeszcze załatwił nowe zlecenia. To było wspaniałe!”. Nie przesadzaj jednak z pochwałami, ponieważ możesz sprawić wrażenie, że podlizujesz mu się.
Popieraj decyzje szefa na forum publicznym. Lojalność w stosunku do wyżej postawionej osoby to w zasadzie rzecz słuszna. Bez względu na wynik (nawet, jeżeli twój szef zostanie wylany z pracy), twoja lojalność zostanie zauważona przez innych.
Kryj, ale nie kłam. Nie musisz wymyślać fałszywych usprawiedliwień i dokładnie odpowiadać na pytania o kierownika. Jeżeli dzwoni do ciebie dyrektor naczelny i zdenerwowany pyta, dlaczego twojego szefa nie było na ważnym spotkaniu, możesz uprzejmie udać, że nie wiesz, nawet jeśli poszukiwany był wtedy w siłowni. Jednocześnie, powinieneś ostrzec przełożonego, iż naczelny zainteresował się jego nieobecnością na zebraniu.
NIE PODWAŻAJ POZYCJI PRZEŁOŻONEGO
Nigdy nie próbuj podważać pozycji swojego przełożonego. Jest tylko kilka uzasadnionych sytuacji, w których musisz działać za jego plecami (patrz także: „Działanie z pominięciem szefa, s. 88). Niebezpiecznie jest, gdy ambicja popycha pracownika do działania w zmowie. Pamiętaj, że firma zainwestowała bardzo dużo w swoich dyrektorów i kierowników działów. W razie konfliktu między szefem a pracownikiem, prawie zawsze wygrywa ten pierwszy, a przegrany zyska jedynie opinię osoby bezwzględnej i nieuczciwej.
Może się tak zdarzyć, że będziesz musiał zwrócić się do przełożonego ze skargą, czy to w tak drobnej sprawie jak brudna toaleta, czy tak poważnej jak molestowanie seksualne. Bywa, że masz osobiste powody do narzekań, ale inni także mogą podzielać twoje niezadowolenie. W każdym przypadku należy porozmawiać z szefem. Skuteczne narzekanie jest prawdziwą sztuką; jeżeli zadasz sobie przedtem kilka pytań, unikniesz różnych typowych pułapek:
Czy twoja skarga jest warta zachodu? Czy to stały problem i na tyle poważny, by prosić przełożonego o interwencję? Czy wpływa on na jakość twojej pracy lub ogólną wydajność? Czy szef powinien poświęcić mu swój czas i czy nie będziesz postrzegany jako osoba podnosząca fałszywy alarm?
Czy udokumentowałeś problem? Jaki masz dowód na to, że istnieje? To bardzo ważne, abyś miał coś na poparcie złożonej skargi, żeby potwierdzić swój poważny stosunek do sprawy i uzasadnić zażalenia.
Czy jesteś odpowiednią osobą, aby wnieść skargę? Bądź szczery wobec siebie samego. Jeżeli brakuje ci wiarygodności, aby złożyć zażalenie, poszukaj kogoś bardziej odpowiedniego.
Co chcesz osiągnąć? Miej klarowną wizję rozwiązania sytuacji. Szef może zapytać cię o zdanie. Powinieneś mieć przygotowane przemyślane rozwiązanie.
Jaka jest najlepsza metoda? Sprawdź, czy twój szef woli czytać, czy słuchać. Następnie przygotuj notatkę informującą szczegółowo o sytuacji albo poproś o prywatne spotkanie.
Jaka pora będzie odpowiednia? Nie czekaj, by wyrazić swe niezadowolenie, aż całe biuro będzie zajęte ważnym projektem. Szanując inne zobowiązania szefa, znacznie zwiększysz szanse, by cię wysłuchał.
Jak długo powinieneś czekać na odpowiedź? Nigdy nie spodziewaj się natychmiastowych działań w sprawie skargi. Możesz nie poznać wyników przez długi czas, szczególnie gdy rozwiązanie problemu wymaga zmiany polityki firmy. Dobry szef powie ci w końcu, jakie rezultaty przyniosło twoje zażalenie, lecz musisz zrozumieć, że o pewnych konsekwencjach, takich jak ukaranie kolegi, nie będzie mógł rozmawiać.
Jeżeli problem nie znika po tym, jak wyraziłeś swe niezadowolenie, starannie rozważ wszystkie za i przeciw złożenia następnej skargi. To, co tobie wydaje się rozsądną kontynuacją, dla twojego szefa może być udręką. Czasami lepiej wycofać się, pogodzić z rzeczywistością i zapomnieć o sprawie.
NARZEKANIE NA WARUNKI PRACY
Narzekanie na warunki w miejscu pracy może dotyczyć wszystkiego – od kiepskich portierów po pracę w nadgodzinach. Jeżeli należysz do związków zawodowych, wiele warunków pracy jest objętych umową związkową, więc możesz zgłaszać problemy delegatowi czy przedstawicielowi związku. W przeciwnym razie, idź do szefa, jego asystenta lub kierownika biura. Drobne problemy związane ze środkami materialnymi (potrzebujesz nowego krzesła albo kserokopiarka ciągle się psuje) można zazwyczaj przedstawić w formie krótkiej notatki lub w e-mailu. Poważniejsze kłopoty lub zagrażające innym w sensie fizycznym (zgubienie karty bezpieczeństwa, zamknięte drzwi pożarowe, obecność nieupoważnionych osób), należy jak najszybciej zgłosić za pomocą wszelkich dostępnych środków. Nie wahaj się zadzwonić bezpośrednio do szefa, jeśli sytuacja wygląda niebezpiecznie.
NADGODZINY I OBCIĄŻENIE PRACĄ
Problemy, takie jak nadwyżka godzin pracy i niedobory personelu są trochę trudniejsze do rozwiązania. Nie wyciągaj pochopnych wniosków, że winę ponosi twój szef; być może właśnie pracuje nad rozwiązaniem tej sytuacji. Jeżeli nie zdaje sobie z niej sprawy, poinformuj go w uprzejmy, ugodowy sposób. Pracownicy mogą podjąć decyzję, by wybrany przez nich przedstawiciel złożył skargę naczelnemu. Zadbaj o to, by przełożony otrzymał odpowiednie udokumentowanie problemu. Masz najlepszą możliwość uzyskania pożądanych rezultatów, jeśli przedstawisz zażalenie używając odpowiednich argumentów. Na przykład, możesz uświadomić szefowi, że niedobory personelu są powodem niedotrzymywania terminów i większej ilości pomyłek w pracy.
SKARGA GRUPOWA
Jeżeli warunki nie poprawią się, może nadszedł czas, by zebrać grupę ludzi i spotkać się z przełożonym jako grupa. Przewagą grupy (złożonej z przedstawicieli działów lub całego działu) jest to, iż ilość może zrobić wrażenie nawet na najbardziej nieugiętym przełożonym; większość szefów chce uniknąć poważnych i rozległych problemów z pracownikami.
NASTĘPNY KROK
Jeśli skarga grupy nie zadziała, będziecie musieli rozważyć bardzo starannie, jaki będzie wasz następny krok. Otwarte złożenie zażalenia u zwierzchnika twojego szefa mogłoby stworzyć sytuację nie do obrony. Możesz odkryć, że firma ceni wysiłki i styl twojego przełożonego i że nagle to ty znalazłeś się w bardzo trudnym położeniu. Zamiast tego, zgłoś się do szefa twojego kierownika lub do kogoś w dziale kadr w sekrecie i nie wymieniaj nazwisk. Sprawdź też, na ile twoja skarga jest uzasadniona i porozmawiaj, jak najlepiej rozwiązać ten problem. Jeżeli wybierasz jawne pominięcie szefa, lepiej będzie, gdy dowie się, co robisz. Skopiuj dla niego wszystkie pisma i notatki, które wysyłasz zwierzchnikom. Udokumentuj problem i prowadź korespondencję w profesjonalny sposób. Pamiętaj, gdy konflikt zakończy się, twój szef nadal będzie twoim przełożonym.
POWAŻNE SKARGI NA WSPÓŁPRACOWNIKÓW
Czasami, w przypadku poważnych lub mających implikacje prawne problemów, interwencja twojego szefa może okazać się konieczna. Molestowanie seksualne, rasistowskie uwagi, religijne nawracanie, kradzież, kłamstwo, bójki, groźne zachowanie – oto przykłady problemów, które mogą mieć wpływ na całą firmę, więc twój bezpośredni przełożony musi dowiedzieć się o nich natychmiast. Jeśli wiesz o tego typu działaniach, idź bezpośrednio do zwierzchnika. Bądź konkretny, nie wdawaj się w szczegóły, o których w rzeczywistości nic nie wiesz; nie czuj się zobowiązany do krycia współpracowników, ani nie tłumacz ich zachowania. Kierowanie sytuacją zostaw dyrektorowi.
CZY WARTO?
Kiedy pracujesz z irytującymi, okropnymi lub trudnymi pracownikami, musisz podjąć decyzję, czy warto złożyć na nich skargę? Scott spóźnia się do pracy prawie każdego dnia i oczekuje, że będziesz go krył. Rachel doprowadza wszystkich do szału swoimi humorami. Rozwód Bena rzutuje na jakość jego pracy, a ktoś wyjada jedzenie z lodówki.
Zapytaj sam siebie, czy twoja skarga jest uzasadniona, czy to jedynie sprawa osobista. Jak takie zachowanie wpływa na sposób wykonywania pracy przez te osoby? Czy to stały problem czy krótkoterminowy? Może przyczyną jest jakiś ukryty czynnik, taki jak alkoholizm lub narkotyki? Czy mógłbyś porozmawiać z daną osobą i poczynić jakieś ustalenia oraz czy potrzebna jest interwencja szefa?
Czy to ci się podoba, czy nie, czasami musisz po prostu zrobić dobrą minę do złej gry i tolerować trudnych ludzi, których wartość dla firmy przewyższa ich dziwactwa. Egocentryczny sprzedawca, który zawsze generuje największy obrót, chimeryczny dyrektor artystyczny, który zdobywa wszystkie prestiżowe nagrody, albo sekretarka o ciętym języku, która jest geniuszem, jeżeli chodzi o skomplikowane programy komputerowe – mogą oni irytować twojego szefa jeszcze bardziej niż ciebie. Kierownicy muszą brać jednak pod uwagę dobro ogółu w kontekście uczuć poszczególnych pracowników.
PODJĘCIE DZIAŁAŃ
Jeżeli zdecydujesz się złożyć skargę na kolegę, zorganizuj prywatne spotkanie z szefem, zamiast pisać notatkę. Nigdy nie składaj skargi e-mailem, chyba że liczysz się z możliwością, iż twoje słowa zostaną upublicznione. Podczas spotkania bądź spokojny i skoncentruj się nie na osobie, lecz na jej kłopotliwym zachowaniu. „Roger wychodzi o pół godziny wcześniej przynajmniej trzy razy w tygodniu i trudno nam odebrać jego kartę kontrolną” brzmi znacznie lepiej, niż: „Roger jest całkowicie nieodpowiedzialny i oszukuje”. Bądź jak najbardziej obiektywny i nie wygłaszaj moralnych osądów.
Od czasu do czasu szef może cię pochwalić. Gdy to się zdarzy, najważniejsze, co powinieneś zrobić, to przyjąć pochwałę z wdzięcznością i zwykłym: „Dziękuję. Miło mi, że docenił pan, jak ciężko pracowałem nad tą ofertą”. Jeżeli inne osoby również nad nią pracowały, zaznacz, iż końcowy efekt był w rzeczywistości zespołowym wysiłkiem. Nie zagarniaj wszystkich komplementów dla siebie.
Druga strona medalu jest
Uwagi (0)