Vademecum dobrych obyczajów w biznesie - 1.Wizerunek biznesmena - Peggy Post (elektroniczna biblioteka txt) 📖
- Autor: Peggy Post
Czytasz książkę online - «Vademecum dobrych obyczajów w biznesie - 1.Wizerunek biznesmena - Peggy Post (elektroniczna biblioteka txt) 📖». Wszystkie książki tego autora 👉 Peggy Post
Gdy nie chcesz, by ktoś podsłuchiwał twoje rozmowy, znajdź puste biuro lub automat telefoniczny w holu, albo wykonaj tę rozmowę po pracy. Jeżeli jest to niemożliwe, a sąsiad podsłuchuje twoje, nawet najbardziej prozaiczne rozmowy (czego dowodzi chichotanie lub pomruki zdziwienia), spróbuj zagłuszyć swój głos filtrem powietrza lub urządzeniem do wywoływania szumu. Gdy to się nie sprawdzi, porozmawiaj z kolegą: „Don, mimo że zajmujemy sąsiednie pomieszczenia, czy mógłbyś uszanować moją prywatność, gdy rozmawiam przez telefon?”. Współpracownik może podsłuchiwać nadal, ale ty przynajmniej przedstawiłeś swoje stanowisko.
Jeśli wejdziesz do kogoś, a ta osoba rozmawia przez telefon, nie stój nad nim, czekając, aż się rozłączy. Wyjdź i spróbuj jeszcze raz.
NIEPOŻĄDANE DŹWIĘKI
Jedna z najbardziej niezręcznych sytuacji w boksach to taka, gdy twój biurowy kolega wydaje nieodpowiednie lub obraźliwe dźwięki. Siorbanie lub głośne ziewanie, a także wszelkie, jeszcze gorsze dźwięki są bardziej słyszalne w sąsiednich pomieszczeniach.
Miej na uwadze sąsiadów i zachowuj się przyzwoicie przy biurku. Toaleta jest miejscem, gdzie możesz ulżyć swoim dolegliwościom. Szybkie wytarcie nosa to jedna rzecz, ale jakiekolwiek głośniejsze jego wydmuchiwanie powinno odbywać się tam, gdzie nikomu nie będzie przeszkadzać.
TWÓRCZE MODYFIKACJE
Wielu pracowników boksów odkryło sprytne sposoby, jak osiągnąć pewien poziom prywatności i wyciszyć hałasy wokół siebie. Ruchome przejścia można zaaranżować w formie półlabiryntu. Rośliny lub płyty korkowe, odpowiednio rozmieszczone, mogą wytłumić zewnętrzne dźwięki i jednocześnie dać poczucie prywatności. Zanim jednak zaczniesz przesuwać panele lub instalować tłumiki dźwięku, musisz otrzymać zezwolenie od swego pracodawcy lub kierownika biura.
CZARNA DZIURA
Jeżeli firma stara się zmienić w biuro bez stosów papierów, to jeszcze nim nie jest. Nieuporządkowana przestrzeń robocza nadal jest wrogiem wydajnego pracownika. Oto cztery wskazówki, jak uniknąć bałaganu:
Miej przy telefonie notes. Nawet gdybyś miał go przybić, niech leży przy telefonie na twoim biurku.
Codziennie przygotuj miejsce pod kolejne działania. Uporządkowanie biura pod koniec dnia służy dwóm celom: możesz znaleźć coś, co uważałeś za zgubę i będzie ci przyjemnie następnego ranka, gdy wejdziesz do uporządkowanego pomieszczenia.
Używaj segregatorów. Wydziel część szafy na akta i schowaj tam rozmaite rzeczy: dostarczane dzienniki i czasopisma, plany z działu produkcji, pocztówki od podróżujących przyjaciół. Naklej kartki na segregatorach i wkładaj do nich przedmioty i dokumenty w miarę ich przybywania, zamiast trzymać je na biurku.
Zastanów się, czy naprawdę pewne rzeczy są ci potrzebne. Jeżeli nie znajdziesz racjonalnego powodu, by je przechowywać, wyrzuć je.
PLAKATY
Ściany boksu często stają się bilbordami i są doskonałym miejscem, by umieścić tam komiks, żart lub artykuł na interesujący nas temat. Bądź jednak ostrożny. O ile coś niezbyt ryzykownego jest dopuszczalne w twoim biurze, to nigdy nie wieszaj materiałów, które są ordynarne lub obsceniczne. Wszystko, co ma wydźwięk rasistowski lub seksistowski, absolutnie nie wchodzi w grę.
PAMIĘTAJ. Nigdy nie przypinaj na ścianach boksu antykorporacyjnych artykułów z czasopism lub gazet, bez względu na to, czy napisano je o twojej firmie, czy o świecie biznesu w ogóle. Te, które każdy przechodzący może zobaczyć, to bezpośredni afront dla kierownictwa.
Urządzenie miejsca, w którym pracujesz, zależy od wielu rzeczy. Najważniejsze to rodzaj wykonywanej pracy i ilość spotkań z kontrahentami. Jeżeli codziennie odbywasz bezpośrednie spotkania, wystrój powinien być w zasadzie nastawiony na klienta. W branży usługowej, takiej jak na przykład bankowość, otoczenie jest często jednorodne, a osobiste akcenty ograniczone do minimum. W biurach, gdzie praca ma charakter twórczy, takich jak studio graficzne, wystrój ma bardziej subiektywny charakter. Musisz znać wymagania firmy, zanim zaczniesz personalizować swoją przestrzeń roboczą. Nie powinieneś ryzykować awansu lub stanowiska, przekraczając granice.
Są pewne ogólne zasady dotyczące dobrych obyczajów w przestrzeni roboczej, niemające związku ze ścianami czy drzwiami. Problemem jest to, czy powinieneś wstać, gdy ktoś wchodzi albo jak być dobrym gospodarzem w stosunku do gości i bardziej prozaiczne (choć potencjalnie nie mniej dokuczliwe) kwestie związane z używaniem mikrofonów i jedzenia lunchu przy biurku.
KIEDY WSTAWAĆ?
Bez względu na płeć, dobrze wychowana osoba wstaje, gdy przełożony lub starsza osoba wchodzi do jego biura. Oczywiście, wstajesz również na widok klienta lub potencjalnego klienta. Równie uprzejmie jest podnieść się, aby przywitać się z kolegą, który przyszedł do twojego biura czy boksu na dłużej. Wstawanie to nie pusty gest, lecz sposób okazania szacunku.
JEDZENIE PRZY BIURKU
Często nie można uniknąć jedzenia przy biurku, szczególnie w zatłoczonych biurach lub tych, które nie mają kafeterii. Jedz po cichu (szczególnie w boksie) i pomyśl o „zapachu” (patrz także: „Gotowanie i korzystanie z mikrofalówki”, s. 77)
KORZYSTANIE Z MIKROFONU
Dla niektórych ludzi podniesienie słuchawki stanowi nadmierny wysiłek; zamiast tego używają mikrofonu podczas rozmowy i słuchania wiadomości. To zmusza wszystkich wokół do znoszenia hałasu; szczególnie tych, którzy pracują w biurach typu open-space lub gdy ich boksy mają cienkie ściany. Mikrofony powinny być używane wyłącznie w zamkniętych biurach.
Jeżeli jest to możliwe, prowadź telekonferencje przy użyciu mikrofonów w salach konferencyjnych. Nawet zamknięte drzwi nie zawsze wytłumiają głosy, ponieważ ludzie mówią głośniej, żeby było ich słychać (patrz także: „Zebrania elektroniczne”, s. 121).
SPOTKANIA BIUROWE
Spotkania przy twoim biurku mogą być bardzo produktywne, jeśli będziesz przestrzegał reguł uprzejmego zachowania. Po pierwsze, czy twoja przestrzeń rzeczywiście sprzyja dyskusji z kolegą lub potencjalnym klientem? Oceń swoje miejsce pracy. Czy jest ono wygodne pod względem fizycznym i psychologicznym? Czy zapewnia poczucie prywatności klientowi? Jeżeli nie, zarezerwuj salę konferencyjną na spotkania.
Gdy dzwoni recepcjonistka i mówi, że przyjechał twój gość, wyjdź, by go przywitać. Jeśli masz asystenta, poproś, aby wprowadził gościa, lecz zrobisz lepsze wrażenie, gdy przywitasz go sam.
Wcześniejsze przybycie. Kiedy gość przychodzi z wyprzedzeniem większym niż dziesięć minut, a ty nie jesteś jeszcze gotowy, postaraj się, by nie czuł się zakłopotany. Jeżeli w firmie jest recepcjonistka, poproś ją, aby zajęła się gościem i poinformowała go, że przyjdziesz tak szybko, jak to możliwe. Jeśli pracujesz w małym biurze, w którym nie ma recepcjonistki, wyjdź i przywitaj gościa. Przyjmij jego przeprosiny z powodu wcześniejszego przybycia, wskaż mu krzesło, zapytaj, czy czegoś mu nie przynieść i zapewnij, iż będziesz wolny za kilka minut.
Późniejsze przybycie. Jeżeli gość spóźnił się tak, że spotkanie wypadło z twojego harmonogramu, przyjmij przeprosiny i umów się na następne. Gdy przyjdzie, kiedy ty już nie jesteś dyspozycyjny, poproś recepcjonistkę lub asystenta, by powiedzieli mu, iż czekałeś tak długo, jak mogłeś i że chciałbyś umówić się na inny termin.
Gdy każesz komuś czekać. Nigdy nie każ gościowi czekać dłużej niż pięć czy sześć minut po wyznaczonym czasie. Jeżeli jednak nie masz innego wyboru, wyjdź i przeproś osobiście. Ludzie są inteligentni i rozpoznają, że kłamiesz, a gdy cię nie będzie, założą, iż tak właśnie postępujesz. Miłym gestem jest zaproponowanie filiżanki kawy i czasopisma. Jeśli zdarzy się coś, co opóźni twoje spotkanie o więcej niż piętnaście minut, przeproś gościa, że zająłeś mu czas i zapytaj, czy woli przenieść je na inny dzień.
SPOTKANIE
Oprócz powitania, są dwie rzeczy, które zawsze powinieneś zrobić, gdy partner biznesowy spoza firmy wchodzi do twojej przestrzeni roboczej: (1) powieś jego płaszcz, jeżeli go ma i (2) poproś, by usiadł. Pamiętaj, że zajęcie krzesła obok gościa jest bardziej ujmującym gestem niż pozostanie za biurkiem (patrz także: „Dawka pokory”, s. 67). Kiedy chcesz, aby spotkanie miało prywatny charakter, zamknij drzwi; jeśli jesteś w boksie, idź do holu lub sali konferencyjnej, którą musisz zarezerwować z wyprzedzeniem.
Miej pod ręką wszelkie potrzebne materiały, tak aby twój gość nie musiał przebijać się przez stosy akt. Jeżeli współpracownicy uczestniczą w zebraniu, dopilnuj, by byli obecni w momencie przybycia twojego gościa, a następnie dokonaj jego prezentacji.
Gdy zadzwoni telefon, nie wypada odbierać go w obecności gościa. Jeśli masz przycisk „nie przeszkadzać” w telefonie, użyj go. Jeżeli masz asystentkę, a ona uzna, że telefon jest dostatecznie ważny, by przerwać spotkanie, zdaj się na intuicję, by zdecydować, czy twój gość będzie miał coś przeciwko temu, czy nie (patrz także: „Telefoniczne faux pas”, s. 225–226).
Jeśli przewidujesz, że spotkanie będzie długie, możesz zaoferować gościowi coś do picia. Dobrze mieć w biurze ekspres do kawy, herbatę w torebkach, kilka porcelanowych filiżanek i spodków. Uniezależnia cię to od dostaw z zewnątrz, które rzadko są punktualne.
Kiedy gość przedłuża wizytę, możesz grzecznie zakończyć spotkanie, oświadczając, że masz następne lub jakąś pracę do wykonania.
ODPROWADZANIE GOŚCI
Odprowadź gościa do recepcji. Zrób tak, nawet jeżeli łatwo tam trafić i nie będzie musiał przedzierać się przez labirynt korytarzy. Wymień kilka uprzejmości przy pożegnaniu; jeżeli będzie przeciągał rozmowę, możesz po prostu wytłumaczyć, że musisz wracać do pracy.
PORANNE „DZIEŃ DOBRY”
Tworzenie miejsca pracy, w którym „króluje uprzejmość” nie oznacza, że musisz witać się każdym, kogo mijasz na korytarzu; całkiem naturalne, iż jesteś zaabsorbowany tym, co robisz i nie powinno być to poczytywane za afront. Oczywiście, mówisz współpracownikom „Dzień dobry” lub pytasz „Co słychać?”, gdy widzisz ich po raz pierwszy, ale potem wystarczy uśmiech lub ukłon. Ważniejsze jest to, czego nie powinieneś robić, mijając ludzi w holu, a mianowicie patrzeć w podłogę ze skwaszonym wyrazem twarzy. Nawet jeżeli nikt nie odbiera tego osobiście, ignorowanie ludzi nie przyczyni się do stworzenia atmosfery, w której miło upłynie dzień.
ROZMOWY W KORYTARZU
Gdy rozmawiasz w korytarzu, stań z boku, aby nie tamować ruchu – oczywista grzeczność, choć ignorowana przez zadziwiająco wiele osób. Jeżeli też tak postępujesz, pamiętaj, że zmuszanie współpracowników, aby obeszli cię wkoło nie stanowi problemu, ale po kilku takich razach, będzie uciążliwe. Nie wiesz także, co ludzie mogą sobie pomyśleć, jeśli twoja rozmowa trwa dłużej niż dziesięć minut; przeszkadzając osobom w pobliskich biurach, możesz być postrzegany jako obibok, zwłaszcza gdy pogaduszki w korytarzu staną się twoim zwyczajem.
Jeżeli wspólny sprzęt biurowy wymaga zbyt częstej konserwacji, większość pracowników stwierdzi: „To do mnie nie należy”. Utrzymywanie urządzeń technicznych w dobrym stanie jest z założenia obowiązkiem kogoś innego i często tak właśnie jest. Poza tym, w wielu biurach nie masz dostępu do tonera, kartridży i podobnych sprzętów. Mimo że nie jest to twój obowiązek, z technicznego punktu widzenia powinieneś troszczyć się o używane przedmioty, jeśli wiesz jak. Gdy lampka sygnalizacyjna pokazuje, że faks, drukarka lub kopiarka potrzebują tonera, lub że zaciął się papier, zajmij się tym sam lub wezwij osobę odpowiedzialną za konserwację urządzenia. Ma to jeszcze większe znaczenie w małych firmach, gdzie, zgodnie z duchem gry zespołowej, każdy – łącznie z szefem – spieszy z pomocą.
KOPIARKI
Kopiarki działają z różną prędkością, nowsze przetwarzają trzydzieści stron o połowę szybciej niż urządzenia starszej generacji. Te wolniejsze stanowią, oczywiście w przenośni, tykające bomby, czekając, by swoją awarią wywołać poczucie frustracji, jeżeli nie konflikt. Korzystanie jednak z najnowocześniejszych kopiarek wymaga też uwzględniania potrzeb innych osób.
Uprzejmością ze strony tego, kto ma dużo do skopiowania – powiedzmy dwadzieścia stron lub więcej – jest pozwolenie osobie, która ma znacznie mniej, zrobić to jako pierwszej. Inna sprawa, jeżeli nastawiłeś maszynę na określone czynności (sortowanie, zszywanie, powiększanie itp.) i potrzebujesz czterech kopii dwudziestostronicowego rękopisu. Wówczas poinformuj każdego, kto chce skorzystać z kopiarki, jak długo potrwa ta czynność. Po zakończeniu bardziej złożonych zadań, sprawdź pojemnik na papier i uzupełnij go w razie potrzeby.
Sprawdź również, jaka jest polityka firmy, dotycząca korzystania z kopiarki w celach prywatnych. Kopiując prywatne dokumenty, bądź szczególnie ostrożny, aby nie pozostawić ich w urządzeniu. Jeśli pracujesz w niewielkiej firmie z zasadą: „Żadnych prywatnych kopii”, zawsze stosuj się do niej lub proś przełożonego o pozwolenie. Jeśli robisz kopie po kryjomu i twój współpracownik złoży o tym raport, miej żal do siebie, a nie do niego.
UŻYWANIE FAKSU Korzystanie z faksu jest stosunkowo łatwe i sprowadza się do sześciu
Uwagi (0)