Vademecum dobrych obyczajów w biznesie - 1.Wizerunek biznesmena - Peggy Post (elektroniczna biblioteka txt) 📖
- Autor: Peggy Post
Czytasz książkę online - «Vademecum dobrych obyczajów w biznesie - 1.Wizerunek biznesmena - Peggy Post (elektroniczna biblioteka txt) 📖». Wszystkie książki tego autora 👉 Peggy Post
Zamiast przytłaczać ludzi, z którymi rozmawiasz, cofnij się pół metra (ta odległość zależy od narodowości rozmówcy – przyp. red.).
Jeżeli ktoś ma cichy głos, możesz nachylić się, by zrozumieć, co mówi, ale potem odsuń się, gdy przyjdzie twoja kolej, żeby odezwać się.
Utrzymuj stały kontakt wzrokowy. Wyraz twarzy znamionujący otwartość i zainteresowanie jest znacznie bardziej ujmujący niż postawa lub poza z gatunku „odczep się”.
Musisz zdawać sobie sprawę z różnicy wzrostu. Stań w odpowiedniej odległości, tak, aby dana osoba nie czuła się niezręcznie, spoglądając na ciebie z góry lub z dołu.
Bądź taktowny wobec osób niepełnosprawnych, na wózkach inwalidzkich lub z upośledzeniem słuchu.
Jeżeli masz do czynienia ze współpracownikami różnych narodowości, upewnij się, że znasz ich zwyczaje prowadzenia rozmów i stosujesz się do nich, a także unikaj kwestii stanowiących tabu.
W biznesie ranga to siła, więc bądź świadom pozycji osoby, z którą rozmawiasz. Po pierwsze, nie zachowuj się zbyt familiarnie w stosunku do osób na równorzędnych stanowiskach i zwierzchników. W czasie rozmowy utrzymuj pełen szacunku dystans – żadnego poklepywania po plecach, poszturchiwania, obejmowania, kuksańców czy jakiegokolwiek dotykania, które sugerują nieistniejącą zażyłość. Nie zakładaj, że jeżeli rozmawiasz ze swym przełożonym o Super Bowl, to nieoficjalny charakter rozmowy zwalnia cię ze zwykłej uprzejmości. Nie kładź nóg na biurko, nie siadaj na kanapie bez zaproszenia, nie baw się przedmiotami stojącymi na stoliku do kawy.
Z drugiej strony, gdy rozmawiasz z pracownikami niższymi od ciebie rangą, nie nadużywaj swojego stanowiska. Stosowanie tytułów honorowych jest często podyktowane kulturą firmy, ale zawsze będzie to uprzejme, gdy zwrócisz się do starszych osób per pan lub pani, bez względu na ich stanowiska (chyba że będą nalegać, byś tego nie robił). Dwudziestopięcioletni młodszy kierownik może, w przypływie poczucia władzy, mówić do swej sześćdziesięcioletniej sekretarki po imieniu, lecz w bardzo konserwatywnej firmie taka sytuacja długo nie potrwa, jeżeli szef tego nie zaaprobuje.
Nikt nie lubi biurowych obiboków niekończących projektów w terminie i zazwyczaj nadużywających pomocy kolegów. Wszyscy będą unikać pracownika, który nie może przyswoić sobie systemu przechowywania dokumentów i wymaga stałych szkoleń w trakcie pracy. W wyniku działania tego typu osób, dobrzy pracownicy mają czasami opory, by prosić o pomoc, ponieważ nie chcą, by wrzucono ich do jednego worka z obibokami, leniami i nieudacznikami. Ale w większości miejsc pracy współpracownicy chętnie pomagają z własnej woli temu, kto im pomógł.
Najlepszym sposobem, by otrzymać pomoc, to jej udzielać. Jeżeli zauważysz, że kolega pracuje podczas lunchu, by skompletować listę ważnych klientów, a ty pospieszysz mu z pomocą, odwdzięczy się kiedyś za twoją wspaniałomyślność. Bądź świadom, iż akt dobrej woli to nie nadgodziny, a twoją nagrodą nie jest dodatkowa zapłata, tylko wdzięczność współpracownika. Nie rozpamiętuj jednak bez końca swoich zasług, ani nie przypominaj wszystkim, jak dobrym jesteś człowiekiem.
Kiedy ktoś ci pomoże, podziękuj, bez względu na charakter przysługi. Jeśli twój współpracownik zrezygnował z lunchu, by ci pomóc, wtedy zabawna karteczka, mały upominek lub zaproszenie na obiad będą odpowiednie. Gdy to możliwe, pochwal współpracownika wobec przełożonych.
Zwracaj szczególną uwagę na nowe osoby. Tacy pracownicy mogą mieć pierwszorzędne kwalifikacje, lecz będą musieli nauczyć się bardzo dużo o działaniu firmy – zapamiętać nazwiska, zlokalizować rozmaite miejsca, poznać strategie, zrozumieć system zależności służbowych. Bądź pomocny i wielkoduszny, ale w granicach rozsądku. Przypomnij sobie, jak sam czułeś się, gdy zostałeś po raz pierwszy zatrudniony i jakie informacje były ci potrzebne. Udzielaj odpowiedzi, nawet jeżeli nie zadano jeszcze pytań: „Pan Hernandez chce dostawać tygodniowe raporty w teczce, natomiast pan Wilson woli notatki służbowe” albo: „Jeżeli masz wizytę u lekarza lub dentysty, powiedz pani Shipman, a ona zmieni twój harmonogram pracy”. Musisz jednak wiedzieć, że pomoc nie polega na przekazywaniu biurowych plotek; niech nowa osoba sama wyrobi sobie zdanie o współpracownikach i szefach.
Ty i wszystkie osoby, z którymi pracujesz, potrzebujecie od czasu do czasu pochwał. Szefowie firm wynajmują konsultantów i kończą kursy uczące, jak wyrażać uznanie. Prawdziwym kluczem jest jednak wrażliwość i umiejętność współczucia innym. To nie ćwiczenie sentymentalizmu. Udzielanie pochwał, gdy się należą, jest sprawiedliwe. Powiedzenie „dobra robota” współpracownikowi poprawia mu nastrój; informuje również, że jesteś wrażliwą i spostrzegawczą osobą, potrafiącą wyrazić uznanie za zasługi, gdy ktoś na nie zasłużył. Nie przesadzaj jednak. Nadmierne i zbyt częste szafowanie komplementami zmniejsza wartość twoich słów, jak i poddaje w wątpliwość szczerość intencji.
„E TAM!”
Przyjmowanie pochwał z wdzięcznością jest trudne dla wielu osób. Ludzie, uczeni od dziecka, by nie być pozerami, instynktownie negują pozytywne uwagi, wyliczając szczegółowo, dlaczego nie zasłużyli na pochwałę. Taki rodzaj skromności brzmi jednak nieszczerze. W rzeczywistości, chwilowy wybuch prawdziwego zarozumialstwa („Udało mi się, nieprawdaż?”) jest zazwyczaj lepszy od wykalkulowanej uniżoności, z jaką neguje się rozsądne pochwały.
Jedno proste słowo może rozstrzygnąć wszelkie dylematy związane z pochwałami: „Dziękuję”.
OSTROŻNIE Z DOWCIPAMI
Dojrzałe poczucie humoru pozwala ludziom żartować z innymi w uprzejmy i delikatny sposób i śmiać się z siebie bez śladu zarozumialstwa. Umiejętność rozbawiania innych to dar, ale także narzędzie biznesowe. Korzystaj jednak z humoru w przemyślany sposób.
Gdy przyjdzie ci ochota, by wtrącić do rozmowy dowcip, upewnij się, że nie odbędzie się to niczyim kosztem; żarty z pochodzenia, rasy, religii czy płci mogą urazić uczucia innych osób i zniszczyć reputację. Uważaj także, aby nie wymieniać nazwisk, ani nie obrazić swojej lub innej firmy.
To, że dotrą do ciebie takie czy inne wieści o prywatnym życiu twoich współpracowników to sprawa nieunikniona. W niektórych przypadkach złożysz gratulacje, w innych wyrazy współczucia. Jeżeli dana osoba jest twoim bliskim przyjacielem, dobór właściwych słów nie będzie prawdopodobnie stanowił problemu; dla tych, których znasz mniej, wystarczą proste wyrazy szacunku (patrz także: „Ważne wydarzenia”, s. 148–149). Zanim zaryzykujesz jakikolwiek komentarz, rozważ poniższe uwagi.
KTOŚ SIĘ ZARĘCZA LUB BIERZE ŚLUB. „Gratulacje”, „Serdeczne życzenia”, „Dużo szczęścia” – szczerze życz współpracownikowi wszystkiego, co najlepsze. Nie bądź zbyt wścibski, jeżeli chodzi o wybór współmałżonka (od tego są teściowie), nie udzielaj zbyt wielu małżeńskich porad i nie opowiadaj strasznych historii.
KTÓRAŚ ZE WSPÓŁPRACOWNIC JEST W CIĄŻY. Ciesz się jej szczęściem, ale nie bądź zbyt ciekawski. Unikaj dawania rad, które mogą być sprzeczne z aktualną diagnozą medyczną. Przyszli rodzice muszą mieć zaufanie do swego lekarza, a podważanie jego decyzji jest nieuczciwe, choćbyś miał jak najlepsze intencje. Powstrzymaj się także od opowiadania przerażających historii na temat porodu.
KTÓRAŚ ZE WSPÓŁPRACOWNIC PORONIŁA. Poronienie to śmierć, której należy się żałoba. Okaż współczucie, szanując dotkliwość straty. Nigdy nie wypowiadaj frazesów, takich jak: „Tak będzie lepiej” lub „Bóg tak chciał”. I nigdy, pod żadnym pozorem, nie sugeruj, iż poronienie nastąpiło z winy twojej współpracownicy.
KTOŚ SIĘ ROZWODZI. Rozwód to też rodzaj śmierci. Lepiej słuchać, niż mówić, choć możesz udzielić praktycznej rady (w jaki sposób znaleźć opiekę dla dziecka, jak wypełnić zeznanie podatkowe, być głową domu), o ile zajdzie taka potrzeba (patrz także: „Twój rozwód”, s. 97).
KTOŚ JEST CHORY. Jeżeli współpracownik lub jego krewny jest poważnie lub śmiertelnie chory, twoje czyny będą przemawiały głośniej niż słowa. Okaż współczucie, pomagając takiej osobie w pracy. Nie narzekaj na jej nieobecność w biurze. Zwróć uwagę, czy ktoś nie próbuje podważyć pozycji twego współpracownika w firmie podczas jego choroby lub splądrować mu biuro lub akta. Tak czasem bywa. Informuj kolegę o bieżących wydarzeniach.
KTOŚ UMIERA. Gdy współpracownik traci ukochaną osobę, złóż kondolencje na piśmie i osobiście. Jeśli jesteście przyjaciółmi, pomóż załatwić formalności przed i w trakcie pogrzebu. Będzie to dla niego pociechą. Natomiast kontakty wyłącznie służbowe nie upoważniają cię do wolnego dnia z powodu pogrzebu. Nigdy nie wygłaszaj uwag, takich jak: „To było błogosławieństwo” lub „Dziękuj Bogu, że jego cierpienia się skończyły”. Zaoferuj praktyczną pomoc, jeżeli możesz, i okaż zrozumienie. Śmierć ukochanej osoby zmieni twego współpracownika, więc nie oczekuj, że powróci do dawnej formy w ciągu kilku tygodni.
KOGOŚ WYRZUCONO LUB ZWOLNIONO Z PRACY. Okaż współczucie, lecz nie rozmawiaj bez końca na ten temat. Przyjmij oficjalne wyjaśnienie twojego współpracownika i nie baw się w spekulacje. Jeśli możesz udzielić praktycznego wsparcia, zrób to. Napisz rekomendację, pomóż przy uaktualnianiu życiorysu, zdobądź informacje o możliwościach znalezienia innej pracy. Nie zachęcaj jednak do destruktywnych zachowań, takich jak uczestniczenie w pijatykach lub wysyłanie listów z pogróżkami. I nie zdziw się, jeżeli współpracownik wykluczy cię ze swego towarzystwa; on będzie chciał iść naprzód, natomiast ty przypominasz mu o starym miejscu pracy i starych krzywdach.
Każdy popełnia błędy. To, co ma znaczenie, to sposób, w jaki zachowujesz się w sytuacji, gdy popełnisz błąd.
Rozważmy przypadek Brada, który wydawał biuletyn absolwentów niewielkiego college’ u w północnej części stanu Nowy York. Odkrył on, że zrobił błąd ortograficzny w nagłówku. Gdy zebrał myśli, natychmiast zadzwonił do drukarni, zapytał o najszybszy możliwy termin ponownego wydania biuletynu i o cenę druku. Wtedy poszedł do rektora college’u, wytłumaczył się z pomyłki, wziął za nią odpowiedzialność, przedstawił rektorowi rozwiązanie problemu i określił koszty. Po szybkiej analizie faktów, rektor wyraził zgodę na reprint i nikt już nie wracał do wpadki Brada.
Redaktor zrobił dwie rzeczy dobrze i zaoszczędził sobie wielu zmartwień. Po pierwsze, wziął na siebie odpowiedzialność za swój błąd i przeprosił. Po drugie, opracował rozwiązanie problemu, zanim poszedł do swego przełożonego. Zamiast obarczyć szefa tym kłopotem, Brad przedstawił mu rozwiązanie.
W dzisiejszych biznesowych grach o wielką stawkę nie wszystkie błędy są zapominane i wybaczane. Niektóre mogą kosztować daną osobę utratę stanowiska. Ale w wielu przypadkach, biorąc na siebie odpowiedzialność i rozwiązując problem, możesz egzystować w świecie biznesu z niewielkimi lub bez żadnych negatywnych skutków dla kariery. Odmowa poniesienia odpowiedzialności i stwierdzenie: „To nie moja wina”, to prawie stuprocentowa gwarancja, że zdenerwujesz innych.
Ty i twój współpracownik możecie mieć inne zdanie na temat realizacji nowego zadania. Jak rozwiążesz taką sytuację, nie działając nikomu na nerwy?
Gdy różnice zdań powstają w pracy, pierwszą zasadą jest to, aby nie unikać sporów, jeżeli jesteś o czymś głęboko przekonany. Jeśli uczciwie i krytycznie doszedłeś do jakiegoś wniosku, który jest sprzeczny ze zdaniem twojego współpracownika, musisz przedstawić swoje racje w najbardziej stanowczy sposób, na jaki cię stać. Rozsądek nakazuje jednak, by uważać. Jeżeli nie ma dla ciebie aż takiego znaczenia, czy biurowy automat sprzedaje Coca-Colę czy Pepsi, zostaw tę debatę innym.
Idealna sytuacja to taka, gdy spory między współpracownikami można rozwiązać na polu prywatnym, lecz czasami konflikt jest integralną częścią na przykład burzy mózgów lub zebrania na temat strategii. W takich sytuacjach miej wzgląd na obserwatorów. Wyjaśnij swoją sprawę w klarowny sposób, a w razie potrzeby weź udział w dyskusji, ale nie upieraj się. Zwróć uwagę na reakcje innych – jeśli tylko zauważysz oznaki oburzenia lub irytacji, zakończ rozmowę. W przeciwnym razie zmieni się ona w osobiste wycieczki. Powiedzenie: „Myślę, że będzie lepiej, jeżeli porozmawiamy o tym później”, to jeden ze sposobów, by rozładować atmosferę. Można także spróbować stwierdzić: „Wrócimy do tematu, gdy przełożony powie nam, jaki kierunek działania obierze firma”.
Nie angażuj się w spory między innymi ludźmi, ale jednocześnie nie udawaj, że nic nie wiesz, jeżeli w rzeczywistości potrafisz znaleźć rozwiązanie. Kiedy masz rzeczowe informacje, które mogą rozwiązać spór, odezwij się. Pamiętaj, powiedzenie tego, co wiesz i propozycja rozsądnego kompromisu nie jest tym samym, co opowiedzenie się po czyjejś stronie. Spodziewaj się, że zostaniesz skrytykowany, lecz podtrzymuj swe obiektywne stanowisko, nawet jeśli strony sporu zjednoczą się przeciwko tobie.
NIE RÓB Z NICZEGO SPRAWY OSOBISTEJ
Uwagi (0)