Po męsku. Obyczaje silnej płci - 3. Mężczyzna w pracy - Peter Post (książki co czytać .txt) 📖
- Autor: Peter Post
Czytasz książkę online - «Po męsku. Obyczaje silnej płci - 3. Mężczyzna w pracy - Peter Post (książki co czytać .txt) 📖». Wszystkie książki tego autora 👉 Peter Post
Tempo przemowy
Przemawiając do słuchaczy, najlepiej byłoby zachować to samo tempo mówienia, jakiego używasz w rozmowie z przyjaciółmi.
Akcent
Zwykle delikatny akcent nie stanowi problemu. Jeśli jednak mówisz z silnym akcentem, który jest trudny do zrozumienia przez słuchaczy, wówczas musisz popracować nad nim.
Mowa ciała
To, jak wyglądasz, jest równie ważne jak to, co masz do powiedzenia. Twoja postawa zaabsorbuje rozmówcę albo całkowicie go odrzuci. Oczywiście pojedyncze zachowanie lub działanie nie musi świadczyć o twoim ogólnym podejściu do sprawy. Skrzyżowanie ramion lub odchylenie się do tyłu jeszcze nic nie znaczy, ale w połączeniu z kwaśną miną, wydętymi ustami i niemiłymi pytaniami może świadczyć o tym, że rozmówca niezbyt przejmuje się tym, co masz mu do powiedzenia.
Oczy stanowią ważny aspekt komunikacji, a jeżeli unikasz kontaktu wzrokowego, może to oznaczać, iż nie czujesz się swobodnie w obecności danej osoby lub tego, co mówi. Gdy zbyt długo wpatrujesz się komuś w oczy, może być to subtelny znak, że kwestionujesz jej pozycję.
Garbiąc się, sprawiasz wrażenie niechlujnego lub niezainteresowanego.
Stanie z rękoma w kieszeni jest dość zwyczajne, natomiast wyjęcie ich lub trzymanie złożonych na plecach wyraża postawę autorytatywną.
Machanie stopą lub kolanem może świadczyć o znużeniu, zniecierpliwieniu, niepokoju lub znudzeniu osoby, z którą rozmawiasz.
Pomyśl o tym, jak denerwujesz się, kiedy ktoś niewłaściwie korzysta z telefonu. Oto kilka propozycji, w jaki sposób uniknąć najczęstszych wpadek telefonicznych w biurze.
ROZMOWA OSOBISTA A ROZMOWA TELEFONICZNA. Kiedy rozmawiasz z kimś osobiście, wówczas rozmowa ta ma zawsze pierwszeństwo przed kontaktem telefonicznym. Wykorzystaj w telefonie funkcję przekierowania rozmów nadchodzących do poczty głosowej albo zdaj się na automatyczną sekretarkę. Jeśli opcje te są dla ciebie niedostępne, powiedz dzwoniącemu, że jesteś zajęty i oddzwonisz później. Pamiętaj, kiedy spodziewasz się telefonu, który będziesz musiał odebrać, powiedz o tym osobie, z którą rozmawiasz i zaproponuj spotkanie w innym terminie, jeżeli tak byłoby wygodniej.
PRZEŁĄCZANIE ROZMOWY NA TRYB OCZEKIWANIA. Gdy zawieszasz rozmowę, rób to na krótki czas – nie dłużej niż na minutę lub dwie. Jeśli jest jakiś problem, wyjaśnij sytuację danej osobie. Jeżeli ty musisz poczekać i trwa to ponad trzy minuty, rozłącz się i zadzwoń później (postaraj się, aby nie dać się ponieść nerwom).
PRZEDSTAW SIĘ. Nie ma nic bardziej frustrującego niż odebranie telefonu, kiedy nie wiemy, kto dzwoni. Zawsze zaczynaj rozmowę od przedstawienia się: „Cześć Tom, tu Jim Smith z Aerospace” lub, jeśli lepiej znasz Toma: „Cześć Tom, tu Jim Smith” albo, jeżeli Tom jest twoim przyjacielem: „Cześć Tom, tu Jim, idziemy dzisiaj na lunch?”. Kiedy ktoś dzwoni do ciebie i nie przedstawia się pierwszy, wykorzystaj szansę i powiedz: „Dziękuję za telefon, ale chciałbym upewnić się, z kim mam przyjemność”.
SAM WYKONUJ TELEFONY. Wiem, że nie zyskam sobie tym sympatii, ale zawsze dostaję gęsiej skórki, kiedy słyszę: „Witam panie Post, tutaj Thomas, asystent pana Jonesa z Aerospace. Pan Jones chciałby z panem porozmawiać. Proszę chwilę zaczekać”. Jest w tej sytuacji coś niewłaściwego. Pan Jones dzwoni do mnie i każe na siebie czekać? Niech pan posłucha, panie Jones, mój czas też jest cenny. Bądź na tyle uprzejmy, aby samemu wykonać telefon i zacznij rozmowę jak należy.
ODBIERANIE TELEFONÓW. „Dzień dobry, Acme Widget Company, Bill przy telefonie, w czym mogę pomóc?”
SPRÓBUJ ODEBRAĆ TELEFON. Gdy dzwoni telefon, nie czekaj, aż ktoś inny go odbierze. „Halo tutaj Bill Jones, Aerospace, w czym mogę pomóc?” Pan Jones zyskał właśnie dziesięć punktów w mojej ocenie. Oto szef we własnej osobie odbiera telefon. Znam jednego dyrektora wykonawczego, który regularnie odbiera telefony w call center firmy. Wyobraź sobie zaskoczenie, kiedy ktoś dzwoni ze skargą i słyszy, że po drugiej stronie słuchawki znajduje się dyrektor wykonawczy. Pomyśl o postawie pracowników call center, którzy widzą, jak dyrektor wykonawczy dzieli ich problemy i ma do czynienia z tymi samymi sprawami co oni.
NOTUJ WŁAŚCIWE WIADOMOŚCI. Kiedy odbierasz wiadomość dla kolegi, zapisz swoje imię oraz datę i godzinę rozmowy, a także imię i nazwisko rozmówcy, nazwę jego firmy i numer telefonu wraz z krótkim opisem tematu rozmowy. Na końcu zaznacz, czy kolega ma oddzwonić, czy dzwoniący skontaktuje się z nim później.
Jak rozmawiać przez telefon?
Mimo iż osoba po drugiej stronie słuchawki nie widzi cię (przynajmniej jeszcze nie teraz), doskonale cię słyszy. Jeśli nie będziesz uważny, rzeczy, które robisz lub dźwięki, jakie wydajesz, mogą być denerwujące dla rozmówcy. Rozmawiając przez telefon, pamiętaj...
Nie rób tysiąca rzeczy na raz – odgłosy pisania na klawiaturze lub szelest papierów dobrze słychać po drugiej stronie słuchawki. Świadczą one o tym, że twoja uwaga skupiona jest na czymś innym.
Nie żuj gumy i nie jedz – nic więcej nie trzeba dodawać.
Wyłącz radio, sprzęt grający i inne urządzenia wydające dźwięk – stłumią twój głos i utrudnią rozmowę.
Nie kichaj, nie kaszl i nie wycieraj nosa przy słuchawce – rozmówca może być przerażony odgłosami wydobywającymi się z telefonu. Pomyśl też o bakteriach, które zostawiasz na słuchawce.
Odłóż spokojnie słuchawkę – nagłe odgłosy z drugiej strony linii słyszane są z większym natężeniem.
Nie baw się w detektywa – nigdy nie pozwalaj, aby ktoś słuchał rozmowy bez uprzedzenia, nawet jeśli jest to sekretarka lub asystent. Nigdy też jej nie nagrywaj bez wcześniejszego powiadomienia drugiej strony.
Nie staraj się rozmawiać z kimś, kto właśnie dyskutuje przez telefon z inną osobą – to jedna z moich ulubionych zasad. Nie mam podzielnej uwagi i kiedy pracownik wpada do mojego biura w czasie, gdy rozmawiam przez telefon i usiłuje mi coś powiedzieć, odsyłam go gestem dłoni. Nie jestem w stanie prowadzić dwóch rozmów jednocześnie i sugeruję, abyś nie wymagał tego od swoich współpracowników. Wróć, kiedy kolega skończy rozmowę.
ZESTAW GŁOŚNOMÓWIĄCY. Za każdym razem, gdy używasz aparatu głośnomówiącego, powiadom o tym rozmówcę, kiedy połączysz się z nim i przedstaw wszystkie osoby przebywające z tobą w pomieszczeniu. Każdy musi przywitać się wyraźnie, gdy jest przedstawiany, tak aby rozmówca mógł potem rozróżnić głosy uczestników rozmowy.
ROZMOWA OCZEKUJĄCA. Może pracujesz w domu lub małym biurze, gdzie możesz skorzystać z opcji rozmów oczekujących, zamiast posiadania wielu linii telefonicznych. Kiedy usłyszysz dźwięk rozmowy oczekującej, zapytaj osobę, z którą rozmawiasz, czy może przez chwilę zaczekać. Powiedz drugiemu rozmówcy, że oddzwonisz i natychmiast powróć do pierwszej rozmowy. Dopiero, kiedy ją skończysz – oddzwoń.
Zrób sobie i rozmówcy przysługę – zostaw zwięzłą wiadomość: „Cześć, tu Bill Jones z Aerospace, przepraszam Tom, nie zastałem cię. Mógłbyś oddzwonić pod numer 555-1212? Chciałbym przedyskutować...”. Skróć do minimum opis powodu, z jakiego dzwonisz, wystarczą dwa lub trzy zdania. Na początku zawsze przedstaw się, podaj nazwę firmy i telefon, pod którym będziesz osiągalny. Pod koniec wyraźnie i powoli powtórz numer. Nie znoszę, kiedy ktoś zostawia mi niewyraźną wiadomość i muszę odsłuchać ponownie cały tekst, aby wyłowić przekazany pospiesznie numer. W trakcie jednego z seminariów spotkałem kobietę, która narzekała, że ma problemy z zostawianiem wiadomości głosowych, ponieważ w takich momentach brakuje jej słów. Zapisuje więc sobie to, co chce przekazać. Gdy odezwie się poczta głosowa, po prostu odczytuje tekst z kartki. W efekcie zawsze prezentuje się profesjonalnie, a to wpływa na jej pozytywny odbiór.
Ważna zasada
Wyłącz telefon komórkowy, kiedy jesteś w sytuacji, gdzie przeszkadzałby on osobom w pobliżu.
Telefon komórkowy to jedno z najbardziej użytecznych i jedno z najczęściej niewłaściwie stosowanych narzędzi w dzisiejszym świecie biznesu. Powód jest prosty – zbyt wiele osób stało się niewolnikami komórek. Myślą mniej więcej tak: „Mam już telefon komórkowy, więc musi być cały czas włączony, tak abym o każdej porze i w każdym miejscu był uchwytny, żeby ktoś ważny mógł zawsze skontaktować się ze mną”. Można by zacząć zastanawiać się, w jaki sposób w ogóle żyliśmy w czasach, gdy nie było komórek. Odpowiedź brzmi – doskonale.
Stań się panem swojego telefonu komórkowego – wyłącz go.
Korzystaj z niego, kiedy oczywiście musisz, ale zostawiaj go włączonego tylko wtedy, gdy będziesz mógł odebrać, nie przeszkadzając przy tym innym. Jeśli korzystasz z telefonu komórkowego w sprawach służbowych w miejscu publicznym, pamiętaj, że nawet jeżeli nie znasz ludzi wokół ciebie, nie oznacza to, iż twoja rozmowa może im nie przeszkadzać.
Twoje zadanie jako gościa lub gospodarza
Rozmowy przez telefon komórkowy nie są tak naprawdę prywatne.
Siedzisz na przykład w pociągu podmiejskim pełnym ludzi spieszących się do pracy, dzwoni twój telefon i jest to kolega, który chce porozmawiać o szczegółach ostatnich negocjacji umów. Wówczas oddaj współpasażerom przysługę – przerwij natychmiast rozmowę. To samo dotyczy rozmowy w metrze, kiedy dzwoni znajomy i chce, żebyś zrelacjonował mu pikantne detale wczorajszej randki. Uwierz mi, ludzie wokół ciebie nie chcą słuchać szczegółów, więc skończ tę rozmowę. Przejdź w bardziej ustronne miejsce albo nie rozmawiaj. To nie inni mają odsuwać się od ciebie, to ty powinieneś odejść na bok.
Chciałbym dostać 1 dolara za każdy niestosowny e-mail, jaki kiedykolwiek został wysłany. Gdyby tak się stało, byłbym teraz bardzo bogaty. Poczta elektroniczna to wspaniałe narzędzie komunikacji. Oto trzy zasady, dzięki którym będzie jeszcze doskonalsze.
ZASADA NUMER 1. Jeśli nie powiesiłbyś danej informacji na tablicy ogłoszeń dla publicznej wiadomości, nie wysyłaj jej mailem. Słyszałem dziesiątki opowieści o tym, jak zdumieni nadawcy e-maili odkrywali, że to, co miało być prywatną korespondencją, dostało się do publicznej wiadomości. W niektórych sytuacjach skończyło się to nawet utratą pracy. Każdy e-mail jest dokumentem publicznym.
ZASADA NUMER 2. Korzystaj z opcji „Kopia robocza” lub „Wyślij później”. Przeczytaj i sprawdź treść wiadomości elektronicznych, bo kiedy je wyślesz, będzie już za późno.
ZASADA NUMER 3. Wiadomość musi być łatwa w czytaniu. Polecam czcionkę szeryfową, która posiada małe kreseczki (szeryfy) na końcach niektórych liter. Ułatwiają one odczytanie wersu. Unikaj używania wyłącznie dużych liter. Stanowią one odpowiednik krzyku (oznaczają gniew), a ponadto trudno się je czyta.
W końcu dochodzimy do listów i notatek, czyli środków związanych z komunikacją na papierze (kiedyś pisano je na maszynie, obecnie drukuje się z komputera; można też napisać ręcznie).
W epoce e-maili tradycyjne listy wysyłane pocztą lub kurierem stały się środkiem komunikacji, podkreślającym, że to, co chcemy przekazać, jest bardzo ważne lub osobiste, a także kiedy chcemy podziękować komuś z wyjątkowym szacunkiem.
Szuflada z papeterią
Aby móc wysłać tradycyjne listy, zaopatrz szufladę w niezbędne przedmioty.
Papeteria służbowa – papier dobrej jakości (8,5 x 11 cali), z logo i nazwą firmy. Miejscowa firma poligraficzna pomoże ci dokonać odpowiedniego wyboru. Nie spiesz się, obejrzyj barwę i odcienie papieru, sprawdź, jaki jest w dotyku. Spytaj sam siebie, czy jest wystarczająco wyrazisty, a jednocześnie na tyle subtelny, by odzwierciedlić twój wizerunek.
Koperty służbowe – wybierz standardową kopertę, w której mieści się kartka złożona na trzy części. Rodzaj papeterii powinien pasować do koperty. W miejscu nadawcy powinien znajdować się nadruk z nazwą i adresem firmy.
Karteczki. Są to mniejsze kawałki papieru (7,25 x 10,5 cala), wykonane z tego samego materiału, co służbowa papeteria. Zapisuje się na nich osobiste notatki. Powinny mieć nadruk z twoim imieniem i nazwiskiem oraz adresem, ale bez logo firmy. Używa się pasujących do nich małych kopert.
Karty korespondencyjne – zwykle wykonane z grubszego papieru, służą do krótkich pisanych ręcznie notatek. Typowy rozmiar karty korespondencyjnej to 4,25 x 6,5 cala. Zamawia się też pasujące do nich koperty.
Złożone notatki i nieoficjalne zapiski – są to małe, złożone kartki, na których ręcznie pisze się informację. Doskonale nadają się
Uwagi (0)