Vademecum dobrych obyczajów w biznesie - 1.Wizerunek biznesmena - Peggy Post (elektroniczna biblioteka txt) 📖
- Autor: Peggy Post
Czytasz książkę online - «Vademecum dobrych obyczajów w biznesie - 1.Wizerunek biznesmena - Peggy Post (elektroniczna biblioteka txt) 📖». Wszystkie książki tego autora 👉 Peggy Post
MATERIAŁY BIUROWE
Materiały biurowe są często przenoszone z biura do domu. Choć może się pozornie wydawać, że nie ma się czym martwić w przypadku pióra lub pudełka spinaczy, nawet najdrobniejsza kradzież może stanowić pierwszy krok do gorszych czynów. Najlepiej po prostu nie zabierać żadnych materiałów biurowych z firmy. Jedynym wyjątkiem jest sytuacja, gdy pracujesz w domu nad projektami związanymi z pracą i masz pozwolenie na zabieranie potrzebnych ci materiałów na zewnątrz.
UCZCIWY DZIEŃ PRACY
Zawyżanie ilości przepracowanych godzin lub wcześniejsze wychodzenie z biura, jeżeli otrzymujesz stałe wynagrodzenie, jest równoznaczne z wyłudzaniem pieniędzy z kasy firmy. Dobra postawa polega na unikaniu urywania choćby kilku minut z godzin, do których przepracowania zobowiązuje cię umowa. Jeżeli jesteś zmuszony do przerwania pracy, bo masz na przykład wizytę u lekarza lub dentysty, zaplanuj ją na początek lub koniec pracy, żeby zminimalizować jej niekorzystny wpływ na harmonogram zajęć i zaproponuj odpracowanie nieobecności w późniejszych godzinach albo podczas przerwy na lunch.
Trudniejsza sprawa to czas spędzony w biurze na prywatnych rozmowach telefonicznych, wysyłaniu e-maili oraz rozmowach z kolegami na tematy niezwiązane z pracą. Oczywiście, nie da się uniknąć pewnych dyskusji w czasie godzin pracy, ponieważ pogaduszki biurowe mają istotne znaczenie dla morale i poczucia koleżeństwa, jednak dobry pracownik będzie ograniczał czas poświęcany na takie rozrywki do minimum. Jeżeli musisz przeznaczyć sporo czasu na prywatną rozmowę telefoniczną, zanotuj, jak długo trwała i odpracuj stracony czas po godzinach.
Traktowanie godzin pracy w poważny sposób jest jeszcze ważniejsze, gdy pracujesz w domu. Ponieważ nikt nie obserwuje, czy rzeczywiście jesteś przy biurku, to od ciebie zależy – i od twojej samodyscypliny – czy zagwarantujesz swemu pracodawcy, iż uczciwie przepracowałeś dzień.
OKRES CHOROBY W przeciwieństwie do wakacji i dni wolnych, gdy możesz robić, co chcesz, dni chorobowe są przeznaczane przez firmę wyłącznie na sytuacje, gdy stan zdrowia nie pozwala ci przebywać w biurze. I znów od ciebie zależy, jak postąpisz. Jeśli nie jesteś naprawdę chory, lecz po prostu czujesz się wykończony i naprawdę uważasz, że dzień odpoczynku w domu może poprawić twoją wydajność, wtedy możesz czuć się usprawiedliwiony, zawiadamiając telefonicznie o chorobie, pod warunkiem, iż nie wyolbrzymiasz symptomów. Natomiast wykorzystanie dnia chorobowego na zrobienie zakupów lub mecz piłkarski jest po prostu nie w porządku i może grozić utratą stanowiska, jeżeli ktoś cię zauważy.
Kiedy ciąży na tobie prywatne zobowiązanie, którego nie możesz uniknąć, a nie należą ci się już żadne dni wolne, idź do swego kierownika i wyjaśnij mu sytuację, dodając: „Chciałbym z tobą coś ustalić”. Możesz zaproponować rezygnację z wynagrodzenia za ten dzień lub wziąć wolne z urlopu przysługującego ci w następnym roku kalendarzowym.
SZANOWANIE ZASTRZEŻONYCH INFORMACJI
Podczas gdy pewnymi informacjami należy dzielić się w przedsiębiorstwie, inne – takie jak kluczowe dane finansowe, akta pracownicze lub przyszłe biznesplany – mogą być rozpowszechniane jedynie wśród tych osób, którym są potrzebne. Jeżeli natkniesz się na informacje, które nie są przeznaczone do twojego wglądu, obowiązkiem jest nie tylko powstrzymanie się od ich przejrzenia, lecz zwrócenie uwagi na naruszenie poufności.
Wiele przedsiębiorstw wymaga od swych pracowników, by podpisywali umowy o poufności, w których pracownik obiecuje nie ujawniać pewnych informacji dotyczących firmy. Zazwyczaj takie umowy obowiązują nawet wtedy, gdy odchodzisz z miejsca pracy. Musisz poznać warunki takiej umowy przed jej podpisaniem i realizacją.
RAPORT KOSZTÓW
Prośba, aby firma zwróciła ci koszty, które nie są w istocie związane z działalnością handlową, jest nieetyczna i stanowi formę kradzieży. Większość firm ma swój system sporządzania raportów kosztów i określa, jakie wydatki są akceptowane. Upewnij się, że znasz dokładnie politykę swej firmy, a następnie stosuj się do niej. Kiedy masz wątpliwości co do określonych kosztów, skontaktuj się z zakładowym specjalistą ds. etyki i nie zawyżaj ich. Jeżeli twoja firma nie ma zasad odnośnie kosztów podlegających potrąceniu, zaproponuj, by je ustaliła.
DODATKOWE KORZYŚCI W FIRMIE
Jeśli polityka twej firmy nie zakłada inaczej, musisz przyjąć, że dodatkowe korzyści są przeznaczone wyłącznie dla ciebie i twoich współpracowników oraz iż mogą być wykorzystywane jedynie w celach związanych z działalnością firmy. Obejmują one korzystanie ze służbowego samochodu lub samolotu, użytkowanie obiektów firmy i korzystanie z firmowych upustów. Gdy twoja firma robi wyjątek w kwestii pewnych korzyści dodatkowych – na przykład pozwalając rodzinom pracowników polecieć z nimi służbowym odrzutowcem – powinieneś to dwa razy sprawdzić, zanim skorzystasz. W razie jakichkolwiek wątpliwości, zaproponuj pełną zapłatę za korzyści, o których mowa.
KONFLIKT INTERESÓW
Większość firm ma rygorystyczne przepisy dotyczące tak zwanego konfliktu interesów, a twoim obowiązkiem jest znać dokładnie reguły panujące w przedsiębiorstwie. Oprócz tego, jeżeli pozostajesz w wyjątkowo bliskich osobistych stosunkach z kimś, kto pracuje u potencjalnego sprzedawcy, fakt ten może cię narazić na zarzut faworyzowania; powinieneś więc przekazać tę informację kierownictwu, wraz z prośbą, abyś nie musiał angażować się w decyzje dotyczące zakupów z tej firmy.
Pracownik z sąsiedniego boksu trzeci dzień z rzędu wyszedł na całe popołudnie. Co robisz? Choć możesz wahać się (aż tak paskudnym typem to on nie jest), twoja powinność jest jednoznaczna. Oprócz tego, że sam musisz zachowywać się nienagannie, nie możesz także tolerować nieetycznego zachowania twoich współpracowników.
W praktyce, twoje reakcje będą zmieniać się w zależności od powagi i charakteru wykroczenia. Gdy chodzi o kilka długopisów wsuniętych do teczki lub wymykanie się od czasu do czasu z biura o godzinę wcześniej, rozważ wszystkie za i przeciw i podejmij decyzję, czy odezwać się, czy milczeć. Jeżeli jest to wykroczenie poważniejszej natury – znikanie z pracy na długie godziny, grubiańskie zachowanie wobec kolegi lub kłamstwo w sprawach związanych z pracą – powinieneś zwrócić się do swego kolegi i dać mu szansę naprawienia sytuacji, zanim będzie za późno: „Jack, kłamstwo dotyczące sprzedaży było okropne i źle świadczy o firmie i o nas wszystkich. Musisz pójść [do kierownika] i wytłumaczyć, co naprawdę się wydarzyło, a jeżeli tego nie zrobisz, sam się tym zajmę”.
Jeśli współpracownik zignoruje cię i nadal będzie zachowywać się nieetycznie – powie ci na przykład, żebyś nie wtrącał się – lub jeżeli wykroczenie narusza prawo i jest bardzo poważne, nie ma powodu, byś musiał informować o tym swojego kolegę. Porozmawiaj z kimś z kierownictwa firmy. Możesz wybrać bezpośredniego przełożonego, dział kadr lub inspektora ds. etyki.
Musisz pamiętać, że przełożeni i dział kadr są zobowiązani do rozpatrzenia wszelkich zgłoszonych do nich skarg. Korzyść ze zwrócenia się najpierw do inspektora ds. etyki – szczególnie, gdy nie jesteś pewien, czy zachowanie jest etyczne czy nie lub chcesz dowiedzieć się więcej o wytycznych firmy, zanim zaczniesz działać – jest taka, że nie musi on podejmować żadnych działań ani ujawniać twego nazwiska kierownictwu, sądowi czy innej agencji nadzoru.
Jeżeli martwisz się konsekwencjami lub po prostu chcesz, by nie łączono twojego nazwiska z tą sprawą, to wiele firm – łącznie ze spółkami giełdowymi – oferuje obecnie łatwiejszą opcję. Ustawa Sarbanes-Oxley z 2002 roku wymaga, aby spółki publiczne miały anonimowe „gorące linie” lub podobne systemy informatorów, by pracownicy mogli zgłaszać naruszenia etyczne bez ujawniania swej tożsamości.
Co dzieje się w sytuacji, gdy – z powodu ignorancji, beztroski lub mylnego osądu – zrobiłeś coś zdecydowanie nagannego?
Choć w takich chwilach zawsze będzie istnieć silna pokusa, aby przemilczeć własne potknięcie i nadzieja, iż nikt tego nie zauważy, to eksperci ds. etyki są zgodni, że najlepszym posunięciem jest przyznanie się do popełnionego czynu i zaproponowanie odpowiedniej rekompensaty. Powiedz przełożonemu, iż żałujesz swego postępku i chciałbyś zacząć dalszą pracę z czystym kontem. Mimo ryzyka utraty stanowiska, to lepsze rozwiązanie, niż życie ze świadomością tego, co zrobiłeś i obawą, iż twoje postępki wyjdą na jaw.
Jak zachować się, gdy twój szef lub inny kierownik z firmy poprosi cię, byś zrobił coś, co uważasz za nieetyczne lub nielegalne? Polecenie może być tak „niewinne”, jak prośba, abyś skłamał w sprawie miejsca pobytu twego szefa lub tak groźne, jak nakaz, żebyś sfałszował akta finansowe firmy. Tak czy owak nie wiesz, co zrobić.
Nigdy nie powinieneś kłamać dla swojego szefa ani zostać postawionym w sytuacji, w której jesteś zmuszony choćby rozważyć taką ewentualność. Jeżeli twój przełożony nie ma ochoty zajmować się gościem lub odebrać rozmowy telefonicznej, zaproponuj, że powiesz, iż jest „nieosiągalny”, zamiast opowiadać kłamstwa, takie jak: „Jest na zebraniu” lub „Wyszedł z biura”. Nawiasem mówiąc, to samo dotyczy konieczności dochowania sekretów, które powierzył ci szef. Jeśli wścibski kolega próbuje wyciągnąć od ciebie poufne informacje, zamiast kłamać i mówić: „Nie wiem”, po prostu powiedz swemu współpracownikowi: „Chyba rozumiesz, że nie jest to sprawa, o której mogę dyskutować”.
W bardziej kłopotliwych sytuacjach – gdy szef prosi, byś zmienił protokół z zebrania – twoją najlepszą odpowiedzią będzie: „Przykro mi, ale to mnie krępuje”. Większość kierowników uszanuje twoje stanowisko i wycofa się.
Prawdopodobnie najtrudniejszym ze wszystkich etycznych dylematów będzie ten, gdy kierownik lub kolega poprosi cię, byś zrobił „dla dobra firmy” coś twoim zdaniem niewłaściwego. Etycy doszli do wniosku, że w takiej sytuacji zbyt wielu pracowników jest skłonnych wykonać polecenie. W ankiecie przeprowadzonej w 1996 roku wśród czterystu członków kadry kierowniczej, 47 procent stwierdziło, iż byliby skłonni popełnić oszustwo finansowe, stosując sztuczki księgowe, aby zawyżyć zyski spółki.
Natomiast dobry pracownik zawsze pomyśli, zanim zaangażuje się w moralnie wątpliwe zadanie. Jak twierdzą specjaliści ds. etyki, zasadą numer jeden, gdy stajesz wobec dylematu etycznego w biznesie, jest „pytać, zanim zacznie się działać”. Jeżeli odczuwasz presję, aby zrobić coś podejrzanego – lub obserwujesz, że taki nacisk jest wywierany na kogoś innego – twoim pierwszym krokiem powinno być omówienie wszelkich za i przeciw tej sytuacji z przełożonym, który nie jest bezpośrednio zaangażowany w to zadanie. Jeśli nie uda się wyjaśnić sprawy, skontaktuj się z działem kadr lub inspektorem ds. etyki (jeżeli taki jest w firmie). W ostateczności możesz zwrócić się do radcy prawnego firmy lub innego specjalisty.
Jeżeli usiłujesz odmówić wykonania budzącego wątpliwości zadania, lecz presja, byś postąpił nieetycznie, nie ustaje, musisz zastanowić się nad rezygnacją z pracy, a przynajmniej powinieneś przyjrzeć się całej firmie. Czy nacisk, który odczuwasz, to tylko naruszenie zasad, czy odzwierciedlenie ogólnej kultury korporacyjnej?
W ostateczności, gdy uważasz, że działania firmy są niebezpieczne lub nielegalne, zostań informatorem i zgłoś etyczne uchybienia do odpowiedniej agencji nadzoru.
TO JEST KWESTIA PRAWNA
Każdy zawód ma swój zbiór wymogów prawnych i etycznych, poczynając od zakazu wykorzystywania poufnych informacji przez bankierów inwestycyjnych, po przysięgę Hipokratesa składaną przez lekarzy. Znajomość aktualnych informacji dotyczących konkretnej branży jest twoim obowiązkiem. Przeglądaj te zasady starannie, gdy po raz pierwszy zatrudniasz się w firmie i okresowo uaktualniaj swoją wiedzę. Jednym z najlepszych sposobów jest regularne omawianie tych zasad z kimś z działu prawnego twojej firmy. Nalegaj także, aby w twoim miejscu pracy stosowano politykę szybkiego rozpowszechniania wszelkich zmian lub poprawek odnośnie wymogów prawnych, obowiązujących w twojej branży. Na sali rozpraw nieznajomość prawa nie jest wymówką, co oznacza, że jeżeli sam nie będziesz na bieżąco, to możesz znaleźć się w trudnej sytuacji.
Jako menedżer w przedsiębiorstwie, oprócz obowiązków zwykłego pracownika, masz jeszcze trzy dodatkowe powinności:
Nie wolno ci nadużywać swojego stanowiska w kontaktach z podwładnymi.
Musisz stanowić wzór do naśladowania dla innych pracowników przedsiębiorstwa.
Musisz aktywnie promować etyczne zachowanie w obrębie swojej firmy, przygotowywać do wdrożenia systemy pozwalające ten cel osiągnąć oraz zachęcać pracowników, by przychodzili do ciebie ze swoimi problemami.
Rozważmy kolejno powyższe punkty.
NIE NADUŻYWAJ SWOJEGO STANOWISKA
Funkcja menedżera oznacza, iż masz bezpośredni wpływ na karierę innych osób. To uprawnienie, jak każda możliwość wywierania nacisku, musi być wykorzystywane z należytą troską i starannością. Etyczny menedżer nigdy nie poprosi pracownika, by ten błędnie zinterpretował fakty lub podjął się działań wątpliwych z moralnego punktu widzenia. Traktuje podwładnych z bezwzględną uczciwością, nawet wtedy, gdy ich zatrudnia i awansuje. Nigdy nie wykorzystuje swojego stanowiska, by wymuszać przysługi lub specjalne względy od pracowników. Nie nęka podwładnych ani
Uwagi (0)